Коммуникации – сущность, роль, проблемы повышения эффективности

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Менеджмент»

 

по теме: «Коммуникации  – сущность, роль, проблемы повышения  эффективности»

 

Введение

 

 

 Общеизвестно, что значение  информации и коммуникации во  всех сферах человеческой деятельности  на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

 

Коммуникации играют важную роль для повышения управленческой эффективности. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности в работе организации.

 

 Часто необоснованно  предполагают, что эффективная система  коммуникаций сформируется «сама собой», как только на группу исполнителей будет возложена общая задача. Во многих случаях даже активные, целенаправленные попытки создания благоприятного климата для коммуникаций не дают желаемого результата. Согласно социологическим опросам, 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей считают плохие коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организаций. Неэффективные коммуникации - одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях.

 

Коммуникации являются неотъемлемым компонентом любых процессов  взаимодействия, но чтобы они стали  эффективными, требуется определенный управленческий навык. Для этого  руководителю, во-первых, важно знать механизм развития коммуникационных процессов, характер влияния внешних условий на достигнутые результаты и, во-вторых, иметь навыки, необходимые для эффективного обмена информацией. В сложных ситуациях может потребоваться даже специальный сотрудник в организации, на которого следует возложить обязанности изучать и совершенствовать системы коммуникаций в организации.

 

Данная работа посвящена  информации и коммуникациям –  тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, – смысл может быть утрачен.

 

Цель данной работы –  ознакомиться с природой и сложностями  коммуникаций, с потенциальными ловушками  на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

 

Большое внимание также уделено изучению мнений представителей российского бизнеса по поводу построения оптимальной системы внутренних коммуникаций на предприятии с целью обеспечения информативности и сплоченности сотрудников, а значит и повышения эффективности рабочего процесса.

 

1. Сущность коммуникаций

 

 

 

Понятие эффективных  коммуникаций

 

 

 В ходе совместной  деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

 

 Коммуникация – это  обмен информацией, на основе  которого руководитель получает  информацию, необходимую для принятия  эффективных решений, и доводит  принятые решения до сотрудников  организации. [2] Если коммуникации  налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

 

 Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают  руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией.  Если люди не смогут обмениваться  информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать мысли понятными другому лицу.

 

 Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно называть коммуникации связующим процессом. [4]

 

 Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

 

 Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

 

 Эффективная  коммуникация отвечает следующим  требованиям:

 

достоверности,

 

реальности,

 

объективности,

 

своевременности,

 

адресности,

 

обратной связи,

 

дозированности с точки  зрения такого критерия как «важное значение для достижения цели организации»,

 

доступности (прозрачности).

 

 Неэффективные  коммуникации – одна из главных  сфер возникновения проблем. Глубоко  осмысливая коммуникации на уровне  личности и организации, необходимо  научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

 

 Осуществляются  коммуникации путем передачи  идей, фактов, мнений, ощущений или  восприятии, чувств и отношений  от одного лица другому в  устной или какой-либо другой  форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

 

 При рассмотрении  коммуникационного процесса необходимо  учитывать, что а условиях человеческого  общения важно не только то, как информация передается, но  и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

 

 Для того  чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие  двух людей. Поэтому каждый  из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.

 

 Общение  нужно рассматривать не только  как отправление и прием информации, взаимное информирование двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом, предполагает налаживание совместной деятельности. Поэтому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

 

 В специфически  человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

 

 

Функции и типология  коммуникаций

 

 

 Основные  функции коммуникации [5]:

 

 информативная  – передача истинных или ложных  сведений;

 

 интерактивная  (побудительная) – организация  взаимодействия между людьми, например, согласование действий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;

 

 перцептивная  функция – восприятие друг  друга партнерами по общению  и установление на этой основе взаимопонимания;

 

 экспрессивная  – возбуждение или изменение  характера эмоциональных переживаний.

 

 Типологию  коммуникаций можно представить  в виде таблицы 1.

 

 

 Таблица  1 - Типология коммуникацийПо месту  возникновения По направленности По способу возникновения

Внешние горизонтальные вертикальные Формальные

Внутренние По месту По направленности Внеформальные

 

Внутри подразделения Входящие Неформальные

 

Между подразделениями Нисходящие 

 

 

По составу  участников По составу 

 

 

Между руководителями Руководитель-подчиненный 

 

 

Между сотрудниками Руководители различного уровня 

 

 

 

 

 Организации  пользуются разнообразными средствами  для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С  имеющимися потенциальными потребителями  они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынке. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа (имиджа) организации: на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. д.

 

2. Информация  перемещается внутри организаций  с уровня на уровень в рамках  вертикальных коммуникаций. Она  может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней  на низшие. Таким путем подчиненным  уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п.

 

 а) коммуникация «сверху  вниз». Классическая теория менеджмента  занимается в первую очередь  этим типом коммуникаций. Необходимо  добиваться того, чтобы сотрудники понимали смысл коммуникации и могли эффективнее работать в интересах предприятия. Это требует наличия простых, ясных и понятных коммуникационных средств. Анализ предпочтений 114 управляющих по кадрам в обрабатывающей промышленности США к наиболее эффективным коммуникациям «сверху вниз» позволил отнести совещания в малых группах (41%), внутрифирменные коммуникации (13%), беседы с непосредственным руководителем (13%), письма работникам на дом (11%), конференции рабочих и служащих (10%), информация на досках объявлений (10%). Одновременно эти респонденты к действенным каналам коммуникаций «сверху вниз» отнесли неформальные дискуссии (32%), беседы с мастерами (25%), обследование мнений персонала (12%), подачу жалоб (7%), деятельность представителей профсоюзов (6%).

 

 Малозначимыми или  неэффективными для коммуникаций  «сверху вниз» были названы  распространение видеоматериалов,  плакаты мотивационного характера,  информирование работников о  финансовой ситуации компании, экскурсии  по предприятиям;

 

 б) помимо обмена по нисходящей, организации нуждаются в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Таким путем руководитель узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможности исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных записок.

 

 Коммуникации «снизу  вверх» связаны с коммуникациями  «сверху вниз», иначе возникает  опасность, что информация может  быть неправильно истолкована или не принята. Важно, чтобы сотрудники были достаточно мотивированы и чувствовали уважение к себе как партнерам по дискуссии. Реализация планов и решений значительно упростится, если удастся устранить эмоциональную напряженность. Коммуникация «снизу вверх» содействует, в частности, нововведениям.

 

3. В дополнение к обмену  информацией по нисходящей или  восходящей организация нуждается  в горизонтальных коммуникациях.  организация состоит из множества  подразделений, поэтому обмен  иформацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация − это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные звенья работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

 

 Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений, что является важной составляющей удовлетворенности работников. Коммуникационный процесс по горизонтали является важнейшей предпосылкой решения проблем, возникающих в организации. В плане координации необходимо искать средний путь между нулевым решением и анархией, которая возможна при горизонтальной коммуникации. Эмпирические исследования показывают, что 2/3 объема внутренней коммуникации носит горизонтальный характер, а их эффективность составляет примерно 80%.

 

4. Очевидным компонентом  коммуникаций в организации являются  отношения между руководителем  и подчиненным. Некоторые из  многочисленных разновидностей  обмена информацией между руководителем  и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов, обеспечением вовлеченности в решение задач отдела, с обсуждением проблем эффективности работы, достижением признания и вознаграждения с целью мотивации, совершенствованием и развитием способностей подчиненных, со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме, оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.