Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

. Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (СУП)

Кадровое обеспечение  СУП — необходимый количественный и качественный состав работников службы управления персоналом.

Количественный состав СУП  определяется организационно-штатными подразделениями и уставом организации. При расчете необходимой численности штатных сотрудников кадровой службы учитывают следующие факторы:

— общая численность  работников организации;

— конкретные условия и характерные особенности  организации, связанные со сферой ее деятельности;

— социальная характеристика предприятия;

— сложность  и комплексность решаемых задач  по управлению персоналом;

— техническое  обеспечение.

Разработан  ряд методов расчета численности  руководителей, специалистов и служащих:

1. Многофакторный  корреляционный анализ.

2. Экономико-математические  методы.

3. Метод сравнений.  На базе анализа состава кадров  специалистовразрабатываются проекты  потребности в специалистах для  менее развитой системы.

4. Экспертный  метод позволяет получить представление  о потребностях в специалистах  на основе учета мнений группы  экспертов.

5. Метод прямого  расчета определяет численность  специалистов и служащих, исходя  из расчета необходимых затрат  труда и затрат труда на  реализацию функции управления.

6. Метод по  трудоемкости работ — наиболее  доступен для работников кадровой  службы. Трудоемкость работ по  управлению персоналом можно  определить следующими способами:

— нормативный;

— с помощью  фотографии рабочего дня, хронометража;

— расчетно-аналитический;

— экспертный.

7. Метод по  нормам обслуживания — характеризуется  количеством работников организации,  обслуживаемых одним работником  службы управления персоналом.

Делопроизводственное  обеспечение включает работу с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи другим подразделениям.

Функции делопроизводства:

1. Своевременная  обработка поступающей и передаваемой  документации.

2. Доведение  документации до соответствующих  работников СУП для их исполнения.

3. Создание  документов (компьютерный набор)  по кадровым вопросам.

4. Регистрация,  учет и хранение документов  по персоналу.

5. Формирование  дел в соответствии с номенклатурой.

6. Копирование  и размножение документов.

7. Контроль  за исполнением документов.

8. Передача  документации по вертикальным  и горизонтальным связям.

В зависимости  от размеров организации делопроизводство может осуществляться централизованно (канцелярия, общий отдел) и децентрализованно (по звеньям). На практике обычно применяется  смешанная форма.

В СУП ведется  следующая унифицированная документация:

1. Плановая  — план задания по кадровым  вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности  и т. д.

2. Первичный  учет труда и заработной платы.

3. Отчетно-статистическая  документация — по численности,  балансы рабочего времени и  т. д.

4. Документация  по социальному обеспечению —  пенсии, пособия, льготы и т.д.

5. Организационно-распорядительная  — акты, письма, задания, доклады,  анкеты, объяснительные записки,  уставы и т. д. _