Кадровая документация

Кадровая документация

 

Введение

 

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

 

Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.

 

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

 

В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

 

организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);

 

распорядительные (приказы по личному составу);

 

информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.);

 

документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п.

 

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

 

 

1. Документирование  процессов движения кадров

1.1 Правила приема  на работу.

 

Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт).

 

Заявление, как правило, пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Рекомендуемый формат заявления - А4.

 

Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы.

 

Реквизиты заявления:

 

1. адресат;

 

2. автор;

 

3. наименование вида документа;

 

4. текст;

 

5. отметка о наличии приложения;

 

6. подпись;

 

7. дата.

 

В реквизите «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда — номер телефона, паспортные данные).

 

После резолюции руководителя заявление подшивается в личное дело работника.

 

Трудовой контракт - этот договор, фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующих эти отношения.

 

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй — у работника.

 

Реквизиты трудового контракта:

 

1. наименование вида документа;

 

2. дата;

 

3. регистрационный номер документа;

 

4. место составления;

 

5. текст;

 

6. подписи;

 

7. печать.

 

Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).

 

Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.

 

Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография.

 

На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания.

 

После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

 

В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров — личное дело работника.

 

 

1.2 Правила перевода  работника на другую должность.

 

Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов).

 

При переводе работника на другую должность по производственной необходимости должна сохраняться средняя зарплата.

 

Разработана унифицированная форма представления о переводе, которая включает в себя следующие реквизиты:

 

наименование структурного подразделения;

 

наименование вида документа;

 

дату;

 

регистрационный номер;

 

место составления;

 

адресат;

 

заголовок к тексту;

 

текст;

 

подпись.

 

Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.

 

В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину, перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям КЗоТ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.

 

После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом.

 

 

 

1.3 Правила увольнения  работника

Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (по статьям КзоТ: нарушение трудового договора, за несоответствие занимаемой должности, по решению судебных органов и др.).

 

Основанием для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника в виде ссылки на документально оформленное обоснование.

 

При увольнении материально ответственного сотрудника дополнительно разрывается договор о материальной ответственности с организацией. Проводится инвентаризация.

 

После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке (форма Т-2) и в трудовой книжке.

 

Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении, отделом кадров издаются и другие виды приказов по личному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, имени, отчества, приказы о поощрении, другие приказы.

 

 

2. Составление  и оформление приказов по личному  составу.

 

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу:

 

наименование организации;

 

наименование вида документа;

 

дата;

 

регистрационный номер;

 

место составления;

 

заголовок к тексту;

 

текст;

 

подпись.

 

Датой приказа является дата его подписания. Приказы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.

 

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Иванова А.Ф.», в сводных — «по личному составу», при этом в названии группа сотрудников не перечисляется.

 

Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями КЗоТ.

 

Например, текст приказа об увольнении должен выглядеть следующим образом:

 

УВОЛИТЬ:

 

Иванова И.И, старшего мастера, 20.02.98 по собственному желанию ст. 31 КЗоТ.

 

Основание: заявление Иванова И. И.

 

Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительного документа.

 

Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или замещающее его должностное лицо.

 

На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых конфликтов.

 

Регистрируют приказы по личному составу в специальных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные:

 

1. дата приказа;

 

2. регистрационный номер приказа;

 

3. содержание приказа;

 

4. кем подписан приказ.

 

При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу — 75 лет, потому приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

 

 

2.1 Оформление и ведение трудовых книжек

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

 

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности).

 

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

 

фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

 

дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, месяц и год. Например: 21 февраля 1965г.;

 

сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.

 

На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

 

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы: