Изучение информационных потоков

ГБОУ ВПО  «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Ханты-Мансийского  автономного округа – Югры»

 

Кафедра  управления персоналом

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

  По дисциплине: исследование систем управления 

на тему: «Изучение информационных потоков»

 

 

                           

 Выполнил: студент  гр. 23-08. 4 курса

                                                                           институт экономики и управления

                                     Босая   Регина Викторовна

 

                                   

Научный руководитель: 

Катасонов Сергей Васильевич 

 

 

 

 

 

 

 

Сургут, 2013

ВВЕДЕНИЕ

Анализ информационных потоков помогает контроллеру понять механизм работы предприятия. В процессе изучения информационных связей и информационных потоков служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Изучение  информационных потоков представляет собой способы, приемы проведения исследований. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования возникших  в организации проблем. Выбор  методов изучения информационных потоков, интеграция различных методов при  проведении исследования определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих исследования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ. ПОНЯТИЕ. СУЩНОСТЬ.

 

Информационными потоками называют физические перемещения  информации от одного сотрудника предприятия  к другому или от одного подразделения  к другому. Какое - либо изменение информации не рассматривается в качестве информационных потоков. Система информационных потоков — это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и  реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации.

 
Рис. 1 Виды информационных потоков

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

• изменяя направление потока;
• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Информационный  поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу  времени. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами, килобайтами и мегабайтами. В  практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• суммарными количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Важнейшая особенность  процесса управления заключается в  его информационной природе. Организация  реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия  на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация).[1]

Информация, используемая как элемент управления или предмет управленческого  труда, обязательно должна обеспечить качественное представление о задачах  и состоянии управляемой и  управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого  их состояния.

Информационное обеспечение — это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства .

Информация, собираемая в центре системы контроллинга, обеспечивающему информационно  – аналитическую поддержку процессов  решений для оптимизации управления предприятием и прописывающему последовательность действий в системе менеджмента, должна отвечать ряду обязательных требований:

• Достоверность – получаемая информация должна быть верной
• Релевантность – данные должны помогать в принятии решений
• Понятность
• Эффективность – эффект от получения информации, должен перекрывать потраченные силы на ее получение
• Регулярность  – информация должна поступать регулярно[2]

Собирание плановой, а так же фактической  информации, как правило, происходит один раз в месяц, если ее собирать раз в неделю, то служба контроля не будет успевать обрабатывать информацию и сводить все данные по предприятию. Для избежания этой проблемы целесообразно  автоматизировать работу системы контроллинга.[3]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2.МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ 

 

Анализ информационных потоков позволяет выявить схему работы объектов управления, обеспечивает информационное отображение объекта управления, взаимосвязь между его элементами, структуру и динамику информационных потоков. Изучаются формы документов и недокументированных сообщений. В процессе изучения информационных потоков анализируются следующие группы документов:

1. Официальные положения и инструкции, регламентирующие функции подразделений и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений.
2. Входные документы, источники которых находятся вне системы.
3. Систематически обновляемые записи в виде картотек или книг, используемые в процессе работы.
4. Промежуточные документы, получаемые и используемые в Процессе обработки данных.
5. Выходные документы.

Анализ информационных потоков  осуществляется с помощью специально разработанных методов: графического, метода с использованием сетевой модели, графоаналитического и метода с использованием графов типа «дерево».

Графический метод применяется для описания потоков информации главным образом на макроуровне, когда решается задача анализа общей схемы работы объектов управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.. Здесь отношения между элементами потока, в виде которых выступают документы, изображают структурно-информационно-временной схемой. На схеме приводятся краткие пояснения, описывающие движение информации и материальных потоков.

Основные  элементы потока—документы. Отношение  между ними изображается в виде графической  схемы (рис. 2). Процедуры преобразования элементов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений  на схеме потока. Система координат  графика двумерная. В заголовок  столбцов записываются наименования структурных  подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной  пли неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под  документом даны краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.

 

Рис. 2 Графические элементы, используемые для описания потоков информации

Из частей, показанных на рис. 2, состоит графическая  схема движения потоков информации. Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты  их образования, операции, которые с  ними осуществляются, порядок, в котором  документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации, излишний контроль за работой, полное отсутствие контроля, применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах, излишне длительное хранение документов, неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным  методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может  стать настолько велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при  анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и  совершенствования существующей схемы  потоков информации на макроуровне.

Метод с использованием сетевой  модели состоит в следующем: в качестве события сетевой модели фигурирует определенный документ. Если документ представляет собой результат выполнения какой-либо работы, то он является конечным, если же он будет использоваться в дальнейшем ходе выполнения работ, такой документ будет начальным. Под работой понимается определенная задача или функция, выполняемая элементом органа управления.

Графоаналитический метод основан на анализе матрицы смежности информационного графа. В данном случае исходными для анализа информационных потоков являются данные о парных отношениях между наборами информационных элементов, формализуемые в виде матрицы смежности. Под информационными элементами понимают различные типы входных, промежуточных и выходных данных. Матрица смежности — квадратная бинарная матрица с количеством строк (и столбцов), равным количеству информационных элементов. 

Метод с использованием графов типа «дерево» применяют для описания системы потоков информации. Строится граф взаимосвязи показателей и так называемые графы расчетов, описывающие преобразование информации в процессе формирования отдельных показателей. При построении дерева взаимосвязи показателей ребра ориентируют с учетом иерархии от исходных к результирующим. Такой подход позволяет строить графы с более высокой степенью укрупнения. Полученный комплекс графов отражает процесс движения и преобразования информации в системе.

 

 

 

Заключение

Существующее  сегодня общество по праву называют информационным. Под информационным обществом подразумевают то, что  достаточно значительная часть этого  общества занята созданием, сохранением, а также разными видами переработки  и реализации информации. Особенность  этого общества по большей части  заключается в бесперебойном  обмене информацией.

Достаточно  широкое развитие компьютерных технологий, а так же телекоммуникаций, что  позволяет собирать, сохранять, преобразовывать  и передавать различные виды информации в таких объемах и с такой  оперативностью, о которых несколько  лет назад и нельзя было мечтать. Вследствие развития новых информационных технологий, какая - либо деятельность человека, включая его повседневную сферу общения, действительно безгранично увеличиваются за счет привлечения большого количества полезного опыта, духовных ценностей и знаний, которые были выработаны мировой цивилизацией. На данный момент экономика, как деятельность или наука, все в меньшей степени характеризуется как производство каких либо материальных благ и все в большей - как создание и распространение каких либо информационных продуктов или услуг. Во время нового витка экономического развития, информация постепенно стала тем же, чем нефть или газ, а их производные стали для экономики индустриальной: она превращается в своеобразное «топливо» для приобретения новых знаний, которые достаточно необходимы в условиях нового века.

Эффективность исследования систем управления во многом определяется выбранными и  использованными методами исследования.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Амириди Ю.В., Кочанова Е.Р., Морозова О.А. Информационные системы в экономике. Управление эффективностью банковского бизнеса. – М.: КноРус, 2009.
2. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – М.: Форум, Инфра-М, 2009.
3. Информационные системы в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: Юнити-Дана, 2008.
4. Стратегия и Управление. http://www.strategplann.ru/misu/metody-issledovanija-informatsionnyh-potokov.html
5. Ittach.ru. http://itteach.ru/avtomatizirovannie-sistemi-upravleniya/metodi-issledovaniya-informatsionnich-potokov