История создания автоматизированной
системы управления предприятием
Родоначальниками автоматизации
гостиниц в мире являются американцы.
В 60-е годы прошлого столетия три
крупнейших гостиничных цепочки
Hilton, InterContinental и Sheraton совместно с корпорацией
IBM профинансировали создание первой системы
управления гостиницей, назвав ее HIS (это
и название Hotel Information System, и первые буквы
названий вышеупомянутых гостиниц).
До настоящего времени
во многих гостиницах США и мира
функционирует данный программный
продукт, который теперь носит название
«epitome PMS для платформы IBM iSeries» (он представлен
и в России, в столичном «Метрополе»), а
зарегистрированный знак Hotel Information Systems
(HIS) является названием калифорнийской
корпорации по созданию программных продуктов
для гостиничной индустрии.
В настоящее время в
большинстве развитых стран большая
часть занятого населения в своей
деятельности в той или иной мере
связана с процессами подготовки,
хранения, обработки и передачи информации
и поэтому вынуждена осваивать
и практически использовать соответствующие
этим процессам информационных технологий.
Гостиница – сложное многофункциональное
предприятие, которое оказывает целый
комплекс услуг: это размещение, питание,
организация досуга и бытовое обслуживание.
Основными источниками получения прибыли
в гостиничном бизнесе являются: номерной
фонд; бизнес-центр; бытовой комплекс;
общественное питание (обслуживание в
зале ресторана, в номерах). Примерно 70
% дохода любой гостиницы составляет плата
за номера, около 20 % – доход от продажи
продуктов питания и напитков.
1 этап. Первые автоматизированные
системы управления гостиниц
появились в 1975 году на Западе.
Затем были годы разработки
и развития систем, накопления
значительного опыта внедрения
и эксплуатации их в тысячах
гостиниц по всему миру. В эти
годы они были предназначены
для обработки счетов и расчета
зарплаты, а реализовывались на
электромеханических бухгалтерских
счетных машинах. Это приводило
к некоторому сокращению затрат
и времени на подготовку бумажных
документов.
2 этап. 60-е гг. знаменуются
изменением отношения к информационным
системам. Информация, полученная из
них, стала применяться для
периодической отчетности по
многим параметрам. Для этого
организациям требовалось компьютерное
оборудование широкого назначения,
способное обслуживать множество
функций, а не только обрабатывать
счета и считать зарплату, как было
ранее.
3 этап. В 70-х – начале
80-х гг. информационные системы
начинают широко использоваться
в качестве средства управленческого
контроля, поддерживающего и ускоряющего
процесс принятия решений.
4 этап. К концу 80-х гг.
концепция использования информационных
систем вновь изменяется. Они
становятся стратегическим источником
информации и используются на
всех уровнях организации любого
профиля. Информационные системы этого
периода, предоставляя вовремя нужную
информацию, помогают организации достичь
успеха в своей деятельности, создавать
новые товары и услуги, находить новые
рынки сбыта, обеспечивать себе достойных
партнеров, организовывать выпуск продукции
по низкой цене и многое другое.
В настоящее время наблюдается
бурное развитие информационных технологий
и программных средств в сфере
гостиничного и туристского бизнеса.
Это обусловливается тем эффектом,
который можно получить при их
правильном использовании. Современные
информационные технологии позволяют
организовать работу предприятия с
максимальной эффективностью.
Вопрос комплексной автоматизации
процессов бронирования, расчетов с
гостями, агентами, туроператорами и
хозяйственной деятельности становится
все более актуальным для российских гостиниц.
Современное гостиничное
хозяйство – динамично развивающаяся
отрасль. Тенденции ее развития связаны
с ростом спроса и расширением
спектра оказываемых услуг. Использование
новейших информационных технологий,
их интеграция с системами жизнеобеспечения,
позволяют оптимизировать функционирование
всех служб и сервисов гостиничного
комплекса.
Автоматизированные системы
управления гостиницы – это специализированный
пакет программ, обеспечивающий работу
гостиничного персонала на своих
рабочих местах и оперативное
принятие решений на всех этапах технологического
цикла, от резервирования мест до получения
отчета по деятельности гостиниц.
Автоматизированные системы
управления гостиницы имеет интерфейс
с программами, автоматизирующими
смежные департаменты, или со смежными
программами – бухгалтерской
программой, автоматизированные системы
управления ресторана, телефонным тарификатором,
системой контроля доступа, и конечно,
с системой удаленного бронирования.
Эти системы, или подразделения,
работают не изолированно друг от друга,
а обмениваясь информацией между
собой. Информация может быть в виде
документации на бумаге или в электронном
виде. Таким образом, автоматизированные
системы управления это
- способ накопления и источник получения полной и своевременной информации о госте и текущем состоянии гостиницы, поступающей из смежных систем (подразделений) в удобной форме, а, следовательно, основа информационной системы отеля;
- инструмент и средство управления и быстрого реагирования на постоянно меняющиеся ситуации в гостинице и на рынке;
- способ повышения уровня сервиса для гостей и качества работы персонала;
- система автоматизации всех этапов работы с гостем – от приема заявки до окончательного расчета;
- возможность эффективного использования номерного фонда и других элементов гостиницы, а, следовательно, увеличение ее доходов;
- новые возможности в области управления и сервиса, ибо накопленные данные становятся бесценным капиталом для гостиницы. Базы данных «истории гостя» позволяют поощрять постоянных клиентов, точно изучать целевой рынок гостиницы, прогнозировать спрос, и услуги, проводить эффективную маркетинговую и кредитную политику.
Автоматизация процессов
функционирования гостиницы – обязательное
условие к успешной работы гостиницы,
а эффективное использование
собранных данных является ключевым
фактором ее конкурентоспособности.
Предприятию для процветания
нужны платежеспособные гости. Но для
того, чтобы гости выбирали предприятие
и платили их нужно качественно
обслуживать. А для этого необходим
соответствующе подготовленный и хорошо
работающий персонал. Он будет таковым
только в том случае, если хорошо
и всесторонне мотивируется и
находится под постоянным контролем.
Но последнее возможно только при
хорошо отлаженной системе управления.
Это, в свою очередь, требует колоссальных
усилий менеджмента, если у него нет
на вооружении качественного инструмента.
Таковым в наше время является
система автоматизации управления,
основанная на применении информационных
технологий. Эта система стоит
денег и, зачастую, немалых. Их нужно
заработать. Как показывает практика,
в современных условиях решение
большинства проблем обеспечивает
все-таки система автоматизации. Поэтому
любыми способами начинать нужно
с неё, с её внедрения и освоения.
Решений в этой сфере к настоящему
времени существует достаточно много.
Гостя нужно принять, накормить,
по возможности и его желанию
развлечь и уложить спать с
той или иной степенью комфортности.
Поэтому в гостинице есть ресторан
или точка организации питания
иного формата и, возможно, гостям
оказываются дополнительные развлекательные
или иные услуги.
Значение и роль автоматизированных
систем управления в успешности ведения
бизнеса гостеприимства в настоящее
время многими явно недооценивается.
В профессиональных стандартах, предложенных
Федерацией рестораторов и отельеров,
устанавливается, что «иметь представление»
о них должны лишь менеджеры четвертого
уровня, занимающиеся стратегией развития
предприятия. Однако реальная практика
работы показывает, что даже современные
горничная, официант, бармен должны не
только «иметь представление», но и работать
с соответствующими средствами, конечно,
на своем уровне. И автоматизация настолько
прочно вошла в повседневную жизнь современного
предприятия гостеприимства, что POS-терминал
на стойке сегодня уже воспринимается
скорее как неотъемлемая часть интерьера,
нежели как рабочий инструмент контактного
персонала и автоматизации бизнес-процессов.
Тем не менее, соответствующие средства
всё ещё воспринимаются многими акционерами
и управленцами бизнеса как некая дань
моде. А исходить нужно из следующего,
– это инструмент получения, упорядочивания,
накопления и
анализа информации.
Возможности системы
управления гостиничным предприятием:
- Оперативный контроль и управление деятельностью предприятия в реальном масштабе времени. В полнофункциональных системах такая возможность предоставляется с любой точки земного шара при наличии доступа в Интернет. Она реализуется через предоставление удаленного доступа к информационным ресурсам сервера на предприятии или через автоматизированное рабочее место на портативном компьютере пользователя. При этом обеспечивается и возможность подключения к системе видеонаблюдения, если такая на предприятии установлена.
- Обеспечение существенного долговременного и стабильного повышения выручки при снижении переменных затрат. Достигается за счет перекрытия большинства каналов, используемых персоналом для злоупотреблений, повышения скорости оборота управленческой им формации, оптимизации бизнес-процессов и практически без дополнительных затрат.
- Снижение постоянных затрат. Данный эффект обусловлен тем, что отпадает необходимость в найме сотрудников на некоторые управленческие должности на предприятии, уменьшается количество контактного персонала. Имеются и некоторые другие возможности снижения постоянных затрат, например, благодаря применению подсистемы обеспечения и поддержки лояльности гостей.
- Получение, обработка и анализ любых данных о состоянии и результатах деятельности предприятия в реальном масштабе времени. При этом обеспечивается многообразие и удобство форм представления информации – тексты, таблицы, графики, видео и др.
- Увеличение объема оборотных средств и повышение скорости их оборота. Это достигается, в частности, за счет оптимизации складских запасов. Система обычно позволяет автоматически определять минимально необходимые складские запасы по группам и номенклатурам расходных материалов, продуктов, товаров и в последующем строго контролировать их остатки. В результате появляется возможность минимизировать «замороженные» в складских запасах средства и быстрее реагировать на изменения конъюнктуры рынка.
- Ведение полноценного управленческого учета и анализа. Автоматизированная система управления позволяет реально наблюдать, где, сколько, на что, кто и с какой эффективностью тратит финансовые средства, вырабатывать и реализовывать меры по минимизации затрат. Управление расходами – краеугольный камень управленческого учета и основа повышения прибыльности предприятия. Постатейное структурирование переменных и постоянных расходов, автоматически учитываемых в системе, позволит цивилизованно на современном уровне управлять ими. Затраты при ведении бизнеса неизбежны, но они не должны быть больше, чем необходимо