Исследование систем управления

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода: метод инвентаризации и метод типических групп.

При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;

• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

• как используется эта информация;

• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить: объем, характер и срок выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

 

 

2. Цели и задачи организации, выбор критериев эффективности

 

В процессе проектирования организационных систем целесообразно ориентироваться на такие понятия , как официальные, оперативные и операционные цели.

Официальные цели соответствуют общему назначению, миссии стратегическим замыслам организации, они характеризуют внешнюю направленность организации, перспективы её развития  и защитные функции. Эти цели содержатся в уставе организации, отражаются в рекламе и официальных изданиях и используются при создании имиджа организации.

Оперативные цели соответствуют текущему моменту деятельности организации и тому, что на самом деле занимается организация. Эти цели отличаются внутренней направленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.

Операционные цели характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более чётки распределением функциональных обязанностей, контролем за исполнительской дисциплиной, возможностью изменения параметров.

Эта классификация позволяет выделить необходимые цели-ориентиры  той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели организации.

 
После разработки развёрнутой во времени последовательности целей ориентиров необходимо определить стратегическую концепцию организации. Правильный выбор стратегии позволяет перейти к следующему этапу организационного проектирования – к созданию организационной структуры. На рис. 2.1 показана последовательность действий перехода от цели организации к организационной структуре управления с последующей оценкой эффективности построения этой структуры.

Выполнение всех этапов организационного проектирования должно сопровождаться экономическим анализом, учитывающим как ресурсные возможности организации, так и потребности внешней среды. Поскольку проектирование организации определяет её будущее и последовательность её развития, все этапы проектирования предусматривают проведение вычислительных экспериментов с использованием процедур моделирования. В частности, цель, определяемая на первом этапе проектирования, - это исходная модель будущего состояния организации. Другие элементы модели организации могут быть представлены в виде развёрнутого алгоритма. Отражающего последовательность действий на этапах организационного проектирования

 

 

3. Краткая характеристика предприятия  ООО «ТД»

 

Рассмотрим одно из предприятий г. Москвы. Общество с ограниченной ответственностью «ТД», создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано в 2001 г. Главный офис ООО ««ТД»,» расположен в г. Москва, ул.

Виды деятельности ООО ««ТД»,»:

Продажа металлопроката (трубы, листы, профнастил и т.д.);

Изготовление деталей по чертежам

ООО ««ТД»,» осуществляет розничную и оптовую торговлю своими товарами. ООО ««ТД»,» - общество с ограниченной ответственностью. Это организация, созданная по соглашению юридическими лицами и гражданами путем объединения их вкладов, имеющая собственное юридическое лицо. Общество с ограниченной ответственностью является юридическим лицом и имеет собственное название.

Главным руководителем является генеральный директор, которому подчиняются главный бухгалтер, коммерческий директор и старший менеджер. Коммерческому директору подчиняются менеджеры по продажам и специалисты отдела снабжения.

 

 

4. Исследование и проектирование  структуры управления

 

Организационная структура предприятия:

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Коммерческий директор

Старший менеджер по продажам

Менеджер по продажам

Специалист отдела снабжения

Маркетинг-управляющий

Офис-менеджер

Можно сделать вывод, что организационная структура ООО «ТД» является иерархической линейной структурой управления.

Общество является коммерческой организацией – юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать. Общество вправе иметь штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак (знак обслуживания), открывать в установленном порядке текущий (расчетный) счет и иные счета в банках. Основной целью создания ООО «ТД» является осуществление хозяйственной деятельности, направленной на извлечение прибыли.

Главная цель предприятия - занятие лидирующего положения среди компаний, торгующих металлопрокатом.

ООО «ТД», работая на рынке полиграфических товаров и услуг, ставит, своей основной целью - предоставление максимально широкого выбора товаров и услуг. То есть, предоставляет потенциальным потребителям право выбора среди набора тех товаров, которые наиболее полно удовлетворяют их потребительские предпочтения. Тактическими целями по отношению к основной цели производства (извлечения прибыли) для ООО «ТД» являются следующие:

- наращивание объемов закупок продукции

- предлагать самый полный ассортимент  продекции, тем самым занять основную  долю рынка в этой сфере;

- использовать достижения научно-технического прогресса и обеспечивать на этой основе высокий уровень производства;

- маневренность и мобильность  деятельности, то есть способность  в кратчайшие сроки перепрофилировать  производство с одних видов  изделий на другие или выпускать  их параллельно в нужных количествах в зависимости от складывающейся коньюктуры рынка, конкуренции по уровню качества продукции.

- предоставить самые низкие цены по сравнению с конкурентами, при сохранении хорошего уровня рентабельности и прибыльности.

Таким образом,  указанные цели организации ООО «ТД» можно свести к количественным показателям: среднемесячное количество клиентов, посетивших сайт, объем полученной прибыли. Эти два показателя в какой-то мере противоречат друг другу. Необходимо при дальнейшем проектировании системы управление это момент учитывать.

 

 

Заключение.

 

В заключение курсовой работы следует сделать выводы.

Система управления — это совокупность взаимосвязанных элементов, способ реализации технологии управления, предполагающий воздействие на объект с целью изменения его состояния и процессных характеристик. Система управления включает следующие основные элементы:

датчики информации о состоянии объекта управления,

подсистема сбора и передачи этой информации,

подсистема обработки и отображения этой информации,

подсистема выработки управляющих воздействий,

подсистема передачи управляющих воздействий.

исполнительные устройства.

Реализация механизма управления проявляется в выполнении ряда функций: планирование, организация, мотивация, контроль, координирование. Сложная система разбивается на функциональные подсистемы по следующим составляющим: персонал, финансы, сбыт, производство, инновации, качество, логистика, стратегия. В каждой функциональной подсистеме менеджмента используются свои квалификационные навыки, способы, методы, приемы, инфраструктура, материалы, оборудование, знания, и требуется определенный набор исследовательских приемов и процедур для изучения возникающих проблем.

В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.

Исследование систем управления на сегодняшний день обуславливается большой актуальностью. Мониторинг и исследование систем управления необходим для того, чтобы отметить проблемы и ошибки в управленческой деятельности, избежать конфликтов в среде персонала, провести исследование мотиваций сотрудников, их стремлений и профессиональных знаний.

 

 

Список использованной литературы

 

Алексеев Н.С. Эволюция систем управления предприятием// Проблемы теории и практики управления. - 2000. - №2.

Архипов Н.И. Исследование систем управления. - М.: ПРИОР, 2007. — 232 с.

Вебер Б., Шэффер У. На пути к активному управлению с помощью показателей // Проблемы теории и практики управления. - 2000. - № 5. - С. 107-111.

Глущенко В.В., Глущенко И.И. Исследование систем управления: Социологические и экономические исследования, прогнозные и плановые исследования, экспериментальные исследования. - Московская область: Крылья, 2000. - 416 с.

Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления//Веды - №12 – 2005

Когаловский В. Производственное планирование: особенности внедрения западных методов. // Директор ИС. - 2000. - №10.

Рындин Б. Г., Шамаев Г. А. Организация менеджмента на предприятии. - М.: Русское Дело, 2006. – 300с.

Шорин В.Г. Актуальные проблемы управления, - М.: Знание, 2002. – 60с.

Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента. Конспект лекций. - Т: ТРТУ, 1995.

Б.З. Мильнер Теория организаций. – М.: ИНФРА-М, 2000

Психологические аспекты подбора и проверки персонала. Составитель

сборника Н.А. Литвинцева. – М.: 1996/1997. - 400 с.