Информационный ресурс, как базовая составляющая информационного менеджмента

План семинара 1.

Тема: Информационный ресурс, как базовая составляющая информационного менеджмента.

1.Информационный ресурс, понятие, классификация.

2.Информационный ресурс в организации, их роль в управление.

3.Проблема недостаточности и  избыточности информационных ресурсов.

4.Необходимость управления, создания  и использования информационных  ресурсов.

1

Информационные ресурсы – это отдельные документы или массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»

Классификация информационных ресурсов

Информационные ресурсы можно классифицировать по различным основаниям.

Информационные ресурсы по виду информации:

правовая информация; научно-техническая информация; политическая информация; финансово-экономическая информация; статистическая информация; информация о стандартах и регламентах, метрологическая информация; социальная информация; политическая информация; информация о здравоохранении; информация о чрезвычайных ситуациях; персональная информация (персональные данные); кадастры (земельный, градостроительный, имущественный, лесной, другие).

Информационные ресурсы по способу доступа:

открытая информация (без ограничения); информация ограниченного доступа: государственная тайна, конфиденциальная информация, коммерческая тайна, профессиональная тайна, служебная тайна, персональные данные, личная (персональная) тайна.

Информационные ресурсы по виду носителя: на бумаге; на машиночитаемых носителях; в виде изображения на экране ЭВМ; в памяти ЭВМ; в канале связи; на других видах носителей.

Информационные ресурсы по способу формирования и распространения: стационарные; передвижные (мобильные).

Информационные ресурсы по способу организации хранения и использования: традиционные формы: массив документов, фонд документов, архив; автоматизированные формы: Интернет, банк данных, автоматизированная информационная система (сеть), база знаний.

Информационные ресурсы по форме собственности: общероссийское национальное достояние; государственная собственность; федеральная собственность; собственность субъектов Российской Федерации; совместная (федеральная и субъектов федерации); муниципальная собственность: частная собственность; коллективная собственность.

2

Информационные ресурсы являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования фирмы. Широко употребляемое выражение «информация – это власть» отражает реальное положение вещей в бизнесе.  
Информация – сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени. 
 
Информация обладает двумя свойствами, делающими ее незаменимой в процессе управления: 
· способностью отображать события, процессы, явления; 
· возможностью преобразовываться, обрабатываться, храниться, многократноиспользоваться, обеспечивая тем самым возможность получения сведений о прошлом, настоящем и будущем. 
При принятии управленческих решений огромную роль играет также невербальная информация: мимика, движения, физические качества лица, передающего и получающего информацию. 
Основное внимание, тем не менее, мы будем уделять вербальной информации, классификация которой возможная по ряду позиций, в частности: 
 
· по носителям (электронные, вещественные и т. п.); 
 
· по направлению движения (входящая и исходящая, внутриорганизационная). 
 
Входящая информация представляется вполне объективной и надежной, но в то же время может включать невольную или целенаправленную дезинформацию, что требует пристального контроля. Контроль необходим также за исходящей информацией, чтобы в ее составе не было сведений, представляющих коммерческую тайну или способных создать во внешней среде неблагоприятное впечатление о компании.

 
Требования, предъявляемые к информации, могут касаться ее количества и качества. Количественные характеристики информации, т. е. ее объем, необходимый для принятия решения, зависят от сложности рассматриваемой задачи, времени, которым располагает лицо, принимающее решение, квалификации и опыта. 
 
Вся получаемая разнородная информация должна быть упорядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование при принятии решений. Классификация должна предусматривать такие признаки решения, как поле принятия, характер и уровень принимаемого решения. Иначе говоря, должна быть создана информационная система, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства. 
 
Информационная система управления должна содержать следующие элементы: 
 
· массивы информации; 
 
· коммуникационный процесс; 
 
· коммуникации между уровнями управления и подразделениями; 
 
· коммуникации между предприятием (организацией) и внешней средой (органы государственного регулирования, потребители, поставщики и др.); 
 
· характеристику общей схемы информационных потоков в организации; 
 
· информационный процесс (передача, преобразование, хранение, оценка и использование информации); 
 
· средства передачи и преобразования информации; 
 
· документооборот предприятия и его характеристику; 
 
· организацию делопроизводства, рационализацию документооборота предприятия; 
 
· пути устранения недостатков коммуникационного процесса; 
 
· совершенствование коммуникаций в организации. 
 
Информационный процесс осуществляется с помощью межличностной коммуникации, являющейся основой построения коммуникационных систем, т. е. цепочки связей между участниками определенного процесса, в результате которого перемещается информация, необходимая для принятия решения. Коммуникационный процесс включает следующие этапы: 
 
· отправитель информации; 
 
· кодирование информации, или формирование сообщения; 
 
· канал связи; 
 
· получатель информации; 
 
· обратная связь. 
 
Информация тем точнее, чем меньше этапов она проходит в процессе продвижения от источника к получателю. 
 
Сама связь между источником и получателем, оформленная в виде определенных фиксированных связей, носит название коммуникационной сети. Коммуникационные сети предполагают наличие разнообразных способов связей между участниками информационного процесса и характеризуются определенным техническим и структурным взаимодействием. 
 
Последнее десятилетие XX в. кардинально изменило процесс информационного обеспечения принятия управленческого решения за счет компьютеризации сбора и обработки информации. Это коснулось, прежде всего, ускорения сбора информации и возможности анализа альтернатив принятия решения.

3

Правило избыточности информации означает наличие в каждом данном речевом сигнале большего числа языковых характеристик, чем это требуется для данной задачи коммуникации. Как известно, избыточность информации зависит также от характера ситуации общения и от осведомленности в ней общающихся лиц. В данном случае нас больше интересует первая особенность избыточной информации, тем более что в плане всех задач коммуникации наша речевая информация вовсе не избыточна. 
В самом деле, для передачи узкологической информации какого-либо практического сообщения, допустим о погоде, совершенно избыточна информация о том, говорит ли мужчина или 
женщина, того или иного возраста, степени культурности и т. п. 
Речь избыточна и в узкоязыковом плане. Например, в выражении «я иду» явно избыточно «я», так как в «иду» уже содержится информация о том, что это делаю «я». 
Наличие избыточной информации позволяет компрессировать, т. е. сжимать речевые сигналы в произносительном, лексическом и грамматическом отношениях.

Правило избыточности особенно ярко проявляется в соотношении языка как системы фонетических, лексических, грамматических и стилистических единиц и правил к данному отрезку речи. В устной речи мы обычно пользуемся очень ограниченным кругом слов, грамматических форм и интонаций. Если при этом еще иметь в виду не устную речь вообще, а какую-либо узконаправленную речь, например разговор двух инженеров или вра-чей, то их устная речь будет чрезвычайно ограниченна в ее языко- ных средствах. Поэтому вся система языка будет чрезвычайно избыточной по отношению к такой узконаправленной речи в специальных условиях деятельности. Этот факт весьма существен для компрессии (сжатия) языковых единиц и правил при срочном обучении специалистов с узкой направленностью их устной или письменной речи. 
Точно так же каждое слово содержит в себе избыточную информацию круга его значений. И вовсе не обязательно, обучая языку, обучать всему кругу этих значений. Всякий толковый словарь содержит большую избыточность информации, чем обыч-ный. Вот почему он так необходим для совершенного овладения^' иностранным языком. Чем. более избыточны языковые средства у говорящего лица, тем более совершенна его устная речь. Но в узкопрактических целях эта избыточность может быть с успехом компрессирована.

Таким образом, объем языковой избыточности того или иного звена речи и степень возможной его компрессии определяются взаимосвязью этих звеньев, зависящей от задач и условий общения. 
Правило избыточности речевого сигнала и, следовательно, каждого звена коммуникативной цепи речи еще ждет своего практического применения. Очевидно, предстоит еще проделать огромную статистическую работу, с тем чтобы точно определить языковую избыточность того или иного типического куска (модели) речевого общения, с тем чтобы для каждого коммуникативного отграниченного поля речи определить свой микроязык.

4

Не требует доказательств тот факт, что одним из важных источников минимизации издержек и затрат предприятия и оптимизиции методов ведения бизнеса, в соответствии с текущей рыночной ситуацией являются информационные системы (ИС). Для создания эффективной ИС предприятий исследованы и определены: задачи, источники информации и информационная база, необходимые для качественного расчета экономических, технических и хозяйственных показателей предприятия; стратегия функционирования информационных систем; основные общесистемные принципы, необходимые при создании ИС; модели стратегии создания и развития ИС; топология и сетевые операционные системы, используемые для реализации ИС.

Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико–математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность АИС достигается при оптимизации планов работ предприятии, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами.