Информационные технологии менеджмента

3. Формирование баз данных. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:

- Система хранения и обновления данных;

- Вопрос об основной увязке данных;

- Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД. Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.

4. Создание  пакетов прикладных программ. Квалифицированное  принятие управленческого решения  базируется на оперативной, полной  и достоверной информации. Использование автоматизированной информационной системы – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – это изменение методов работы, которая базируется на следующих принципах:

1) Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.

2) Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её информационного обеспечения должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание автоматизированной информационной системы должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.

3) Принцип непрерывного подхода.

4) Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками. 5) Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения. Вышеперечисленные факторы способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов.

управленческий информационный автоматизированный данные

6. Материально-техническая база информационного обеспечения

 

1. Комплекс  технических средств управления  информационными ресурсами

В составе комплекса технических средств обеспечения управления информационными ресурсами выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.

Средства коммуникационной техники

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности — передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.

К средствам коммуникационной техники относятся:

- средства и системы стационарной  и мобильной телефонной связи;

- средства и системы телеграфной  связи;

- средства и системы факсимильной  передачи информации и модемной  связи;

- средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонную связь можно разделить на:

- телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную)

- внутриучрежденческую телефонную связь.

Особыми видами телефонной связи являются: радиотелефонная связь, видеотелефонная связь.

Для всех фирм остро стоит проблема организации оперативной, высокоскоростной, многофункциональной и качественной связи со своими партнерами, сотрудниками, потребителями товаров и услуг. Интеграцию и организацию эффективного взаимодействия разнородных локальных информационных инфраструктур в единую информационную телекоммуникационную сеть позволяют выполнить системы компьютерной телефонии. Компьютерной телефонией называется технология, в которой компьютерные ресурсы применяются для выполнения исходящих и приема входящих звонков и для управления телефонным соединением. Интернет-телефония (IP-телефония) - технология, которая используется в Internet для передачи речевых сигналов.

Услуги IP-телефонии – бурно развивающегося сегодня вида связи – значительно дешевле услуг традиционной телефонии. В Интернет-телефонии существуют несколько типов телефонных запросов, среди которых запросы:

- с телефона на телефон;

- с компьютера на телефон;

- с компьютера на компьютер.

Средства организационной техники.

Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К таким средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Применение средств оргтехники в офисных процедурах и процессах связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте (ГОСТ):

- носители информации;

- средства составления и изготовления  документов;

- средства репрографии и оперативной  полиграфии;

- средства обработки документов;

- средства хранения, поиска и  транспортировки документов;

- офисная мебель и оборудование;

- другие средства оргтехники;

Средства оперативной полиграфии – машины, предназначенные для тиражирования документов. К этим средствам относятся: - машины для гектографической (спиртовой) печати;

- оборудование для оперативной  офсетной печати;

- машины для трафаретной (ротаторной) печати;

- средства ризографического копирования (ризографы, дубликаторы).

Особого внимания заслуживает вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характеристики трафаретной печати. Ризограф - копировально-множительный аппарат, предназначенный для оперативного выпуска печатной продукции, где нет слишком высоких требований по качеству печати. В основу тиражирования на ризографе положен принцип "трафаретной печати". Наибольшей популярностью пользуются тиражирование прайс-листов, бюллетеней, опросных листов, инструкций, справочные или технические материалы.

Средства обработки документов используются в условиях современного офиса для обеспечения единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информации. К этим техническим средствам относятся:

- фальцевальные, биговальные, перфорирующие  и резательные машины;

- машины и устройства листоподборочные  и сортировальные;

- скрепляющее, склеивающее и переплетное  оборудование;

- конвертовскрывающие и резательные  машины;

- машины для нанесения защитных  покрытий на документы;

- адресовальные, штемпелевальные  и франкировальные машины;

- машины для уничтожения документов;

- агрегативные линии для обработки  корреспонденции.

2. Программные средства современных  информационных технологий

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Прикладные программные средства классифицируются следующим образом:

- системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;

- системы подготовки презентации;

- системы обработки финансово-экономической  информации;

- системы управления базами  данных;

- личные информационные системы;

- системы управления проектами;

- экспертные системы и системы  поддержки принятия решения; Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют:

- планировать личное время на  различных временных уровнях, при  этом система может своевременно  напоминать о наступлении запланированных  мероприятии;

- вести персональные или иные  картотеки и автоматически выбирать  из них необходимую информацию;

- вести журнал телефонных переговоров  и использовать функции, характерные  для многофункциональных телефонных  аппаратов;

- вести персональные информационные  блокноты для хранения разнообразной  личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно дополнение традиционных графики и текста такими формами информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа технологий.

Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решении на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

3.Организационно-методическое обеспечение  информационных технологий.

Материально-техническая база информационного обеспечения включает в себя также организационно-методическое обеспечение информационных технологий:

- нормативно-методические материалы  по подготовке и оформлению  управленческих и иных документов  в рамках конкретной функции  обеспечения управленческой деятельности;

- инструктивные и нормативные  материалы по эксплуатации технических  средств, в том числе по технике  безопасности работы и по условиям  поддержания нормальной работоспособности  оборудования;

- инструктивные и нормативно-методические  материалы по организации работы  управленческого и технического  персонала в рамках конкретной  информационной технологии обеспечения  управленческой деятельности.

 

7. Автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера

 

В последнее время значительно выросло использование средств вычислительной техники в производстве. Некоторые рабочие места уже невозможно представить без этой техники. Внедрение ПЭВМ в производство предъявляет новые требования к подготовке специалистов. В современных условиях уже недостаточно знать только свою отрасль. Именно поэтому нужны такие специалисты, которые знали бы кроме своей специальности основы работы с вычислительной техникой и могли бы удобнее организовать свои рабочие места. Правильно спроектированное и организованное рабочее место менеджера позволит значительно повысить обоснованность и оперативность управленческих решений. Кроме того, при этом существенно сокращается численность работников управления, а также решается задача децентрализации управления, где предусматривается локальная обработка информации. Под АРМ менеджера следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. Автоматизированное рабочее место менеджера реализуется посредством совокупности информационных, технических, программных средств и методов. На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них информационных технологий влияют структура управления, сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ зависит от управленческой структуры, а содержание - от целей, реализуемых ЛПР.