Информационное обеспечение управления предприятием

-      улучшение  контроля

-      уменьшение  просроченных платежей

-      полное  использование программного обеспечения

 

 

§  Качество, достоверность и оперативность получения информации;

§  Знания, опыт, личные качества руководителя;

§  Квалификационный состав подчинённых;

§  Ситуация на рынке.

 

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, на жестких дисках, на оптических носителях, Flash-памяти, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

§  Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

§  Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

§  Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

§  Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

§  Техническая и технологическая документация.

§  Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

§  Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

 

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм и предприятий передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Большое значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

§  краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

§  удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

§  точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.    Технология  информационной деятельности

 

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это многоаспектный процесс, включающий в себя:

-  формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

-  организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

-  отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

§  создания самих вычислительных машин;

§  создания для них программного обеспечения;

§  подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

§  значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

§  обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

§  заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

§  в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

§  ЭВМ крупногабаритные (мейнфреймы);

§  ЭВМ персональные (рабочие станции);

§  серверы баз данных, приложений, прокси-серверы, сетевые шлюзы;

§  средства телекоммуникаций;

§  электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

§  средства автоматизированной обработки текстовой информации.

Крупногабаритные ЭВМ используются, прежде всего, для решения сложных расчетных задач, таких как обработка большого количества данных и моделирования процессов.

В современных условиях персональные ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечи­словой информации (текстовой, графической), а при необходимости проведения сложных расчетов эту задачу возлагают на специально выделенную для этих целей ЭВМ. В системе оперативного управления рабочие станции чаще всего используются для:

§  разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

§  контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

§  расчета заработной платы;

§  контроля за поступлением заказов;

§  анализа данных о сбыте продукции;

§  регистрации поступления платежей;

§  ведения учета и отчетности.

Серверы являются средством хранения и накопления информации, обработки запросов баз данных, согласования типов информации между двумя источниками. Серверы также используются в качестве предварительного звена в сети, необходимого для доступа к глобальной сети Internet рабочих станций (интернет-шлюзы).

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать огромное количество текстовой, графической, аудио и видео информации. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на информацию собранную на бумажных носителях. Сейчас доля цифровой информации возросла до 90%, и лишь 10% приходится на нецифровую, чаще всего, это либо документы, требующие подписи вышестоящих инстанций, либо документы информирующего назначения в распечатанном виде.