Информационная среда предприятия и процессы её формирования

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы заключается  в следующем. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается. 

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. 

Цель данной работы заключается в исследовании теоретических основ информационной среды организации и процесса её формирования. 

Исходя из поставленной цели необходимо решить комплекс задач:

1. Определить сущность информационной среды организации.
2. Исследовать процесс формирования информационной среды организации.
3. Определить место информационных потоков в системе управления организацией.

Теоретической основой послужили работы таких авторов как Зверинцев А.Б., Мильнер Б.З., Румянцева 3. П. и др.

Степень научной разработанности проблемы. Различные аспекты предмета исследования изучались отечественными и зарубежными авторами в рамках нескольких научных направлений и дисциплин: теории систем, менеджмента, теории организаций, теории информации и коммуникаций, рекламы и связей с общественностью.

Различные аспекты управления информационно-коммуникационной деятельностью организации подробно изулись в трудах таких авторов, как С. Блэк, Р. Харлоу, Ф. Котлер, Е.Н. Пашенцев  и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОНОЙ  СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Предприятие - это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию. Субъект «организация» рассматривается и как целостный организм (по А. Файолю – «единство материального и социального»), и как весь трудовой коллектив.

Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации [№ 6, стр. 68]. 

Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, конкурентами, и пр. Фирма должна постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы. 

Известно, насколько зависит предприятие от изменений во внешней среде. Что предполагает анализ благоприятных внешних возможностей и угроз? Анализ благоприятных внешних возможностей и угроз деятельности предприятия предполагает сбор, обработку, оценку значимости для предприятия важнейших изменений во внешней среде (экономической, социальной, технической, политической, международной).

Итогом анализа состояния и тенденций изменений внешней среды предприятия является перечень угроз и открывающихся благоприятных возможностей для предприятия.

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

Внутренняя среда — это совокупность характеристик организации и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), влияющих на положение и перспективы фирмы [№ 6, стр. 79].

Как было сказано выше, одним из основных ресурсов управленческой деятельности организаций является информационный ресурс.

Согласно федеральному закону “Об информации, информатизации и защите информации” под информационными ресурсами понимаются документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Информационная среда – это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал [№ 7, стр. 54]. Иначе говоря, информационная система – это комплексное сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации.

Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи определенных объектов, связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями. Общеизвестно, что информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.

Как информационные технологии влияют на организацию? 

С экономической точки зрения, информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять капитал и рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. 

Применение новых информационных технологий позволяет организации [№ 5, стр. 89]:

• быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды;
• сокращать продолжительность периода разработки товара до его выведения на рынок;
• обеспечивать качество «с первого раза»;
• производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ;
• сокращать сроки доставки;
• четко выполнять заказы;
• использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей;
• оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс;
• оперативно реагировать на развитие конкуренции.

Говоря о феномене информации применительно к организации и управленческим процессам, следует понимать ее как сведения о значимых фактах (лицах, действиях, событиях), которые служат основой для принятия организационных решений, а также для подготовки предложений и рекомендаций.

Информация - основа управления организацией, связующее звено всех управленческих процессов: планирования, реализации, координирования, оценки, контроля, корректировки и т.д [№ 5, стр. 92].

Кроме этого, информация является полноценным рыночным механизмом, который наряду с ценой и полезностью влияет на определение оптимального и равновесного состояния организации как экономической системы, при этом становясь одним из наиболее важных факторов в конкурентной борьбе.

 В  любой организации циркулирует  огромный массив информации, в  связи с этим, вопрос ее классификации  становится ключевым. Классификация  с большой долей условности  может быть следующей [№ 9, стр. 81]:

по форме планирования:

- оперативная - срочная информация, используемая  в операционном планировании.

- стратегическая - используемая в среднесрочном  и долгосрочном планировании (отличается  от оперативной глубиной и  охваченным периодом).

По источнику формирования:

- внутренняя - циркулирующая между управленческим  аппаратом и объектом управления. Внутренняя информация возникает  в самой системе управления, формируется  в пределах организации. Она отражает  различные временные интервалы  развития объекта управления, содержит  сведения о целях, задачах деятельности  структурных подразделений, о ходе  производственного процесса. Характер, объем и степень детализации  этой информации различны. Такая  информация, как правило, предназначена  для использования внутри самой  компании.

- внешняя - информация о внешней среде  организации, под которой

понимаются, как отмечалось ранее, экономические и политические субъекты, действующие за пределами компании и отношения с ними. К внешней также можно отнести информацию, собираемую и разрабатываемую статистическими агентствами, различными государственными и общественными организациями, информацию, публикуемую в СМИ; информацию рекламного и коммерческого характера других фирм.

По цели использования:

-отчетно-статистическая - информация, отражающая результаты  фактической деятельности предприятия  для вышестоящих органов управления, структур государственной статистики, налоговой инспекции;

-плановая  — для построения тактического  и стратегического плана деятельности  организации;

-экономическая - это информация, которая возникает  и функционирует в связи с  производственно-хозяйственной деятельностью  людей, отражая объективные закономерности  производственных отношений. Экономическая  информация позволяет провести  экономический анализ и оценить  результаты производственно-хозяйственной  и финансовой деятельности, прогнозировать  экономическое развитие и выбрать  его оптимальный вариант, охватывает  характеристику всех экономических  процессов и явлений на предприятии. Экономическая информация может  существовать и в виде экономических  показателей, отражающих количественную  характеристику экономических процессов  и явлений.

-   рекламная — для продвижения, стимулирования спроса на товары  и услуги компании;

-   имиджевая - для создания благоприятного образа компании у широкой общественности и ее ключевых групп;

- управленческая - для принятия управленческих  решений, это потоки сообщений (данных), характеризующие состояние экономической  системы и обеспечивающие управление  в соответствии с заданными  целями.

По направлению потока:

- восходящая - от более низкого к более  высокому организационному уровню;

- нисходящая - коммуникативный поток перемещается  от одного уровня в организации к более низкому;

- горизонтальная - между равнозначными организационными  уровнями.

По месту использования (по предназначению):

- информация  для внутреннего использования - чаще всего отражает финансово-хозяйственное  состояние организации. Например, данные  о чистой прибыли, издержках, методах  сбыта, техниках продаж, поставках, каналах сбыта и т.д.

-    информация для внешнего использования  — это любая информация для  распространения в СМИ, среди  действующих и потенциальных  клиентов, конкурентов, отраслевого  сообщества и для широкой общественности (публики), а также в качестве  отчетности для надзорных и  контролирующих органов. Информация  для внешней среды зачастую  подвергается неоднократному согласованию. Это могут быть комментарии  руководства компании по проблемам  рынка, отрасли, транслируемые в  СМИ, информация о новом продукте, услуге, сообщаемая потребителям  и широкой общественности (публике). Информация для внешнего использования  передается по каналам СМИ, через  рекламные материалы (брошюры, листовки, ролики), Интернет-сеть и т.д.

Процесс обмена информацией между субъектами, в том числе организацией и ее внешней средой, называется коммуникацией. Под коммуникацией обычно понимают общение, обмен мыслями, знаниями, чувствами, схемами поведения. Термин «коммуникация» появился в научной литературе в начале 20 века.

Цели коммуникации:

1. Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
2. Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
3. Установить взаимосвязь между людьми в организации.
4. Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
5. Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Значение коммуникации в организации:

• Коммуникация — основное условие существования и развития организации.
• Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
• Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
• Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРОЦЕСС ФОРМИРОВАНИЯ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ. ЕЕ МЕСТО И РОЛЬ В СИСТЕМЕ  УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

В развитии организаций в настоящее время большую роль играет его информатизация. В конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы насыщения производства потоками информации и управление этими потоками.

Чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее в меньшем объеме, более концентрированной и соответствующей тем задачам, которые решаются на данном уровне управления. Обычно только незначительная часть факторов имеет существенное значение при принятии решений. Поэтому основную массу данных, которые возникают при функционировании объектов, следует тщательно «фильтровать» и только необходимые данные передавать в подсистемы управления для принятия соответствующих управляющих воздействий. Прошедшую «фильтр» информацию следует агрегировать, т. е. исключить второстепенное, обобщить и укрупнить.