Функции контроля в работе менеджера

Глава 2. Анализ контроля, как функции управления 
на примере.

2.1 Процесс коммуникаций  и эффект управления 
на примере туристской фирмы.

      Поскольку процесс коммуникаций очень важен  при выполнении каких-либо задач, мы рассмотрим его на примере туристской фирмы.

      К примеру: существует туристская фирма  «Мир путешествий» и её директор решил, что фирме необходимо увеличить количество продаж турпакетов в Тунис.

      Директор (желающий передать собственные идеи или любую другую информацию, должен предварительно предать им форму, пригодную для передачи и восприятия получателем: превратить их в слова, математические символы, рисунки), отдал приказ в печатном виде, где были указаны действия необходимые для увеличения продаж. После того, как приказ был создан, (он может быть отправлен по одному или нескольким передаточным каналам: по почте, телефону, телеграфу и т.д.), его отправили по факсу во все филиалы туристской фирмы «Мир путешествий».

      Главный менеджер, после получения послания расшифровывает его, (получатель вступает в процесс обратной связи с отправителем, т.е. направляет свой ответ на сообщение), ответив директору, что приказ понят начинает действовать.

      Обратная  связь является очень важным моментом коммуникационного процесса, поскольку позволяет отправителю определить, насколько адекватно было интерпрети­ровано его послание, и возобновить коммуникацию в случае недопонимания или ошибки при его расшифровке.

      Расшифровав и поняв приказ директора, менеджер передаёт информацию персоналу фирмы (к примеру) в устном виде, и так далее вниз по цепочке. После того, как указания были переданы всем сотрудникам фирмы, начинается выполнение приказа выше стоящего лица, т.е. директора.

      Работники начинают сбавлять цены на путёвки, нанимают рекламное агентство, для рекламы продукции, предлагают дополнительные услуги по более низкой цене и т.д. Но в процессе работы могут возникнуть проблемы или ошибки, которые персонал в большинстве случаев решает без ведома вышестоящих лиц. Это приводит к потере информации и в свою очередь к неэффективности коммуникации.

      Отсутствие  обратной связи (послания) также является своего рода обратной связью, однако с  достаточно размытым содержанием, часто  приводящим к недопониманию и потерям.

      Из  этого можно сделать вывод, что эффективность управления персоналом зависит не только от начальства, но и от самого персонала. Ведь выявление и решение проблем возникающих при недопонимании в коммуникации зависит от обеих сторон, как от отдающей приказ, так и от принимающей его. Эффективность коммуникаций зависит от личного отношения директора к персоналу, от того на сколько передаваемая информация или приказ понятен или нет.

ВЫВОД:

      В процессе коммуникации происходит много  помех, которые необходимо устранять. К примеру: приказ присланный директором в филиалы фирмы, мог и не дойти до адресата из-за неисправности техники, или персонал выслушавший приказ мог не до конца всё понять, так как директор приказал увеличить количество продаж, но не сбавлять цены на товар. Эффективность управления персоналом зависит от того, на сколько эффективно сам директор выполняет свою работу, каким образом он передаёт приказы и какие перспективы хочет узреть после выполнения данной задачи.

2.2 Рекомендации по  совершенствованию  коммуникаций 
на примере туристской фирмы.

      На  примере туристской фирмы можно  предоставить следующие рекомендации по совершенствованию коммуникаций.

      При коммуникации, её участники должны быть способны видеть, слышать, осязать, а также обладать определёнными  навыками и определённой степенью взаимного понимания.

      При устранении проблем персонал обязан сообщить о них менеджеру или директору, это повышает эффективность разрешения проблемы и повышает эффект коммуникаций между персоналом и начальником, что в дальнейшем может привести к большим успехам фирмы и её развитию.

      К сожалению, коммуникация не является процессом, происходящим исключительно между отправителем и получателем послания. Существует множество факторов, снижающих чистоту передачи информации и искажающих само послание. К их числу можно отнести технические характеристики телефонных и радиосистем, знание иностранного языка, владение навыками письменной речи, дефекты речи и слуха ( как было сказано в предыдущей главе). Помехи могут возникать на любом из этапов коммуникационного процесса и значительно снижать его эффективность, поэтому необходимо улучшать технические характеристики в офисах, а так же необходимо непосредственное общение начальника и подчинённых. Если приказ произносится лично директором фирмы, во время диалога с персоналом, то это может привести к более эффективной работе и более весомым результатам, нежели приказ, исходящий от нижестоящего лица.

      Общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации, будь то руководитель или сторож, участвуют в коммуникационном процессе. Однако интенсивность этого участия и, самое главное, его цели неодинаковы у различных членов организации. Сотрудники общаются друг с другом, чтобы:

• выразить свои чувства и эмоции (социальная цель);
• получить или предоставить информацию (профессиональная цель);
• оказать влияния на поведение других членов организации.

      Последняя цель полностью совпадает с целью  управления персоналом организации - добиться необходимого для компании поведения своих сотрудников, что позволит реализовать организационные цели.

ВЫВОД:

      Для повышения эффективности в туристских фирмах необходимо улучшать качество технической стороны в офисах, повышать общение между персоналом и вышестоящими лицами, устранять какие-либо проблемы вместе с коллегами, видеть, слышать, осязать, повышать квалификацию каждого работника.

Заключение.

      Коммуникация  в фирме, предприятии и т.п. выполняет  большое количество функций, которые необходимы для общения персонала, начальника и подчинённых, для передачи важной информации, которая способствует тем или иным деловым и практическим решениям. В работе фирмы коммуникации играют большую роль. Коммуникации выполняют различные функции которые помогают в передаче информации (ложных или истинных сведеньях), побуждению работников к исполнению работы, отслеживает поведение персонала, способствуют эмоциональному выражению и удовлетворению социальных потребностей. Коммуникации реализуются через устные или письменные сообщения. Каждый участвует в этом процессе ежедневно, но лишь немногие делают это эффективно. Если люди не будут обмениваться информацией, ясно, что они не смогут работать вместе, формулировать цели и достигать их.

      Коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

      Нет однозначного ответа на вопрос о том, какой же из стилей коммуникаций лучше всего и эффективнее. Все зависит от конкретной ситуации. Но исследования показывают, что в большинстве случаев наиболее желательным является применение стиля, когда максимально эффективно руководитель реализует себя. Это неплохое умение для руководителя и настоящего лидера. Очень многое зависит от личных качеств начальника, так как они играют основную роль в ходе общения.

      Каждый  руководитель, какому стилю он ни отдавал бы предпочтение, должен помнить о том, что для успешной своей деятельности ему необходимо выстроить эффективную систему обратной связи, т. е. одновременно и раскрывать себя в нужной мере, и слушать других людей. 

      От  процесса коммуникаций зависит очень много верных действий со стороны руководства и рабочего персонала, который в последствии повлияют на развитие фирмы или предприятия.

      Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

      Для улучшения коммуникационного процесса менеджер должен понимать, как важна информация, которую он получает или передаёт. Для того чтобы процесс коммуникации был насыщен нужной информацией, необходимо выполнять выше перечисленные советы, так как они непременно могут помочь в получении информации, её передаче, убеждении клиента (его заинтересованность в информации) или сотрудника, для более эффективной работы с его стороны.

      В процессе коммуникации происходит много помех, которые необходимо устранять. К примеру: приказ присланный директором в филиалы фирмы, мог и не дойти до адресата из-за неисправности техники, или персонал выслушавший приказ мог не до конца всё понять, так как директор приказал увеличить количество продаж, но не сбавлять цены на товар. Эффективность управления персоналом зависит от того, на сколько эффективно сам директор выполняет свою работу, каким образом он передаёт приказы и какие перспективы хочет узреть после выполнения данной задачи.

Список  использованной литературы и источников. 

1. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. «Менеджмент». Учебное пособие  для студентов учреждений среднего проф. образования – 2-е изд. –  М.: Издательский центр «Академия», 2002 – 288 с.
2. Ярмольская Д.О., «Менеджмент», издат. «Ниваэкономис» 2006-2007г.
3. Бороздина Г.В. Психология делового общения. М.: Деловая книга, 2005.
4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 2004. - 528 с.
5. Ильенкова С.Д. Кузнецов В.И. Менеджмент. /Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2003.
6. Орлов А.И. Менеджмент. Учебник. - М.: Издательство "Изумруд", 2004.
7. Серия «Зарубежный экономический учебник» «Основы менеджмента».