Функции контроля менеджмента

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

 

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

ФИЛИАЛ В Г. КАЗАНИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине: Основы менеджмента

 

На тему: Функция контроля менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                

 

 

 

 

                                                                                   

                                                                                     Выполнила студентка: Байкова А. М.

                                                              2 курса группы М-10(з)

                                                       

                                                                                                                           

 

 

                                                                                                                 

             

 

 

Казань  2012

 

Содержание

 

Введение 3

 

1. Сущность и смысл контроля 4

2 Требования-критерии контроля 4-5

3. Виды контроля 6-7

3.1 Предварительный контроль 6

3.2 Текущий контроль 6-7

3.3 Заключительный контроль 7

4 Этапы процесса контроля 8

5 . Характеристики эффективного контроля 8-13

5.1 Стратегическая направленность контроля 9

5.2 Ориентация на результаты 9-10

5.3 Соответствие делу 10-11

5.4 Своевременность контроля 11**

5.5 Простата контроля 11-12

5.6Экономичность контроля 12-13

Заключение 14

Список источников и  литературы 15

Приложения 16-17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

 
Целью данной работы является анализ контроля как одной из основных функций  менеджмента, причем особое внимание будет  уделено рассмотрению характеристик  эффективного контроля и его реализации. В организации менеджмент обеспечивает связанность процессов между собой. Менеджмент имеет несколько функций, таких, как планирование, организация, регулирование, учет, среди которых контроль занимает не последнее место. На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления.  
Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.  
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.  
Тем не менее, многие менеджеры на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает эффективность всей системы управления предприятием или организацией, делает достижение поставленных целей затруднительным. Особенно опасно недооценивать значимость контроля в современных российских

условиях.  

 

                                       1. Сущность и смысл контроля

 
Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.  
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно.  
Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет

выявить проблемы и скорректировать  соответственно деятельность организации  до того, как эти проблемы перерастут в кризис.  
Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.  
Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.  
Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля ¹

 

 

 

 

 

 

2. Требования-критерии контроля

 

Какую бы технологию контроля мы бы не применяли, окончательная его цель состоит, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования- критерии:

1) гласность контроля - означает что непременным условием успешной работы означает организации (подразделений, сотрудников) является доведение результатов контроля до проверяемых объектов управления ;

2) эффективность контроля - определяется успешность, полезность контроля ( уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранение выявленных в процессе контроля недостатков ; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

3) эффект влияние на людей – выясняется  вопрос, какие реакции вызывает применяемая технология контроля: положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);

4)выполнение задач контроля - контроль должен определять совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать отклонению решений, выработке эффективных решений;

5)определение границ контроля - контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать темы контроля, определенные действующим законодательством;

6) систематичность контроля - оценка  управляемой системы должна осуществляться  не эпизодически, а систематически  присутствовать на всех этапов  и уровнях управления.²

 

 

 

 

 

                                               3. Виды контроля

 

 

3.1 Предварительный контроль.

 Осуществляется до фактического начала работ. Основным его средством является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях:

человеческих  ресурсах, контроль достигается за счет анализа тех деловых и  профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации;

• материальных ресурсах, проводится контроль за качеством сырья; 
• финансовых ресурсах, объектом предварительного контроля является бюджет, т.е. он дает ответ на  вопросы, когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации.

В процессе предварительного контроля можно предвидеть и выявить отклонения от стандартов в различные моменты деятельности организации.

Предварительный контроль бывает двух видов:

• диагностический контроль включает в себя такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и другие, указывающие на то, что в организации не все в порядке;
• терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять соответствующие меры для исправления положения.

3.2 Текущий контроль.

Осуществляется  в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность сотрудников, а сам он – прерогативой их непосредственного начальника.

Для того чтобы  осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы контроля следят за отклонениями от намеченных планов, вносят коррективы для достижения поставленных целей. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут  вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы - это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

 

3.3 Заключительный контроль.

Осуществляется для предотвращения ошибок в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем – в процессе ее выполнения).

Эффективный контроль не только позволяет  выявлять проблемы и реагировать  на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству  решить, когда нужно вносить  радикальные изменения в деятельность организации.

Заключительный контроль осуществляется слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, но его результат имеет большое значение: во-первых, он дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.³

 

 

                                          

4. Этапы процесса контроля

Этап А — установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Стандарт – это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления по всем его ключевым моментам, которые определяются при планировании.

Этап Б — сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами (рис. 3.9). На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: определить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Такой этап контроля очень важен: определяется масштаб отклонений, измеряются результаты, передается и оценивается информация.

Этап В — принятие необходимых корректирующих действий. Проведение контроля может быть очень дорогостоящим, поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учитывать ряд факторов и дать ответ на следующие вопросы: понимают ли сотрудники цели организации? спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения? представляет ли действующая система контроля менеджерам такую информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках.⁴

          

 

5. Характеристики эффективного контроля

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность  контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

 

Стратегическая  направленность контроля.*

 

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу затраты — эффект никогда не должна служить критерием для решения — нужно ли вводить механизм контроля. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над обычными операциями (такими как мелкие расходы) не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей. Открытое неповиновение требованиям вести детальную бухгалтерскую отчетность по всем видам расходов, которое можно часто наблюдать в торговых организациях, это фактически единственный способ, с помощью которого коммивояжеры могут донести до своего руководства ту мысль, что огромные отчеты о расходах — нонсенс, а не разумный контроль. 
Но если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению. Естественно, что конкретные области в разных организациях будут разными, но все организации нуждаются в эффективных системах контроля. 

Ориентация на результаты. 
Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации. Например, было бы глупо увольнять лучших коммивояжеров фирмы только потому, что они никогда не представляют отчеты о расходах вовремя. 
Более того, бессмысленно провозглашать, что ваша система направлена на 
получение конкретных результатов, если фактически она не может их достичь. Бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Это означает, что информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Когда контрольный механизм не срабатывает, то чаще всего причина кроется в том, что необходимо усовершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Таким образом, чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления. 
В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем. 
 
Соответствие делу.** **