Формирование коммуникативных способностей менеджера в управленческой деятельности через деловое общение

Формирование коммуникативных  способностей менеджера в управленческой деятельности через деловое общение

 

Более 70% времени, деловой человек, тратит на общение. Поэтому от того, насколько грамотно построено это общение, зависит  немало: результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, клиентами и сотрудниками, удовлетворенность  работников фирмы своим трудом, морально-психологический  климат в коллективе, взаимоотношения  с другими организациями и  с государственными органами – это  и многое другое зависит именно от искусства делового общения.

Искусство общения  основывается на использовании психологических  факторов и умелой организации самого процесса общения. При всем многообразии форм делового общения основным элементом  его является разговор (беседа) двух или большего числа лиц. В любом  деловом переговоре есть инициатор, который преследует определенной цели переговора. В зависимости от того, в какой степени в ходе разговора достигнуты его цели, естественно и судить о степени эффективности разговора, и оценивать качество действий его участников. Все деловые разговоры делятся на виды: при приеме на работу; при получении задания; при отчете о проделанной работе; критика за упущение; беседа при увольнении. Кроме того, менеджерам приходится вести переговоры, участвовать в совещаниях.

Каждый менеджер должен придерживаться правил подготовки и проведения делового переговора [29]:

Правило 1. Сформулировать конкретные цели. Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше определенности в дальнейших шагах. В особенности это важно для выбора рациональной тактики беседы.

Правило 2. Составить план переговора. Записывая тезисы переговора, менеджер, оттачивает формулировки; выстраивает очередь аргументов в более убедительную последовательность; продумывает новые аргументы, приводя их в систему; подбирает необходимые документы, материалы; определяет состав участников.

Правило 3. Выбрать достаточно времени, при чем, выгодное для всех участников переговора.

Правило 4. Выбрать подходящее место для проведения переговоров. Оно должно удовлетворять также условиям: чтобы ничто не мешало; чтобы максимально способствовало целям разговора.

Правило 5. Задачи первой части переговора: привлечь внимание; добиться атмосферы взаимного доверия. И заинтересовать оппонента переговора.

Правило 6. Подчинить тактику целям. Т.е. направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов. Это делается для того, чтобы оппонент определял свои позицию, становился пленником уже сделанного выбора, но при этом важно, «не загнать в угол» собеседника.

Правило 7. Нужно стараться делать так, чтобы говорил собеседник. Из двух беседующих менеджеров психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Убеждать эффективнее не посредством красноречия, а с помощью цепочки логически выверенных вопросов.

Правило 8. Быть на высоте положения. Это правило относится, прежде всего, к критикующему. Делать замечания подчиненным в случае их недоработок – одна из важных, но не простых обязанностей руководителя.

Правило 9. Фиксировать полученную информацию. Сведения, получаемые во время беседы, могут исчезать во время беседы, поэтому, рекомендуется делать пометки по ходу разговора, а по окончании его сделать краткую запись в деловом блокноте.

Правило 10. Прекращать беседу тогда, когда достигнута намеченная цель. Оппонент лучше запомнит то, что услышал у начале переговора, а делает то, что услышит в конце.

Общение –  процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, личностей, в котором, происходит обмен информацией, опытом, результатами деятельности. Этика делового общения – это совокупность нравственных норм, правил, представлений, регулирующих поведение и отношение людей в процессе их производственной деятельности.

Противоречия  между этикой и бизнесом, проявляются  сегодня в деловом общении, при  чем на разных уровня: как между организацией и социальной средой, так и внутри самой организации. Между менеджерами по отношению к указанному противоречию существуют две оппозиции [29]:

1. Считающие себя прагматиками, полагают, что в деловом общении и вообще в бизнесе, этика не нужна. Единственная обязанность менеджера, – любыми доступными средствами максимизировать прибыль, «делать как можно больше денег», всячески приспосабливаясь к нормам общества. С этой позиции, который можно назвать «деловой макиавеллизм», этические нормы и сам язык этики рассматривают как помеха в деловом общении.

2. Соблюдение  этических норм в деловом общении  признается важным не только  с точки зрения ответственности  менеджеров перед обществом и  самими собой, но и необходимым  для эффективности производства. В этом случае этика рассматривается  не только как необходимый  нравственный императив, но и  как средство, полагающее увеличить  рентабельность, способствующее укреплению  деловых связей и улучшению  делового общения.

Поэтому, рассмотрев оба взгляда на место этики  в деловом общении, следует, по нашему мнению, присоединиться не к Николло Макиавелли, проповедавшему «освобождение» политики от морали, а к Бенджамину Франклину, утверждавшему, что «четность – лучшая политика» [29].

Существует  три основных вида делового общения: «сверху – вниз», «снизу – вверх», «по горизонтали».

В деловом  общении «сверху – вниз», т.е. в отношении руководителя к подчиненному основное правило можно сформулировать следующим образом: относиться к  своим подчиненным так, как самому хотелось, чтобы так к вам относились. Превращая организацию в сплоченный коллектив, повышается его работоспособность, и тем самым, увеличивается доход  предприятия.

В делово общении  «снизу – вверх», т.е. отношении подчиненного к своему начальнику, общим правилом поведения будет таким: относиться к своему руководителю так, как хотели бы, чтобы и к вам так относились подчиненные. Т.е. сделать его союзником, но не в коем случае недоброжелателем.

Общий принцип  при проведении общения «по горизонтали», т.е. между коллегами, это – в  деловом общении относитесь к  своему коллеге так, как хотели бы, чтобы к вам так относились. Т.е. быть наравне, при чем, «не нажить себе» соперника.

Таким образом, можно сделать вывод, что при  любом проведении переговоров, бесед, нужно поступать так, как самому бы хотелось, т.е. становиться на место  собеседника, оппонента.

Набор правил поведения в бизнесе, который  представляет внешнюю сторону делового общения – деловой этикет, – результат длительного отбора правил и форм наиболее целесообразного поведения, которое способствовало успеху в деловых отношениях. Сейчас, правила делового этикета, культура поведения помогают сближению экономических и финансовых интересов менеджеров. Следует помнить, что деловой этикет включает точное соблюдение правил культуры поведения, которая предполагает в первую очередь глубокое уважение человеческой личности[29].

Культура  поведения в деловом общении  немыслима без соблюдения правил вербального (словесного, речевого) этикета, связанного формами и манерами речи, словарным запасом, т.е. стилем речи, принятым в общении данного круга  деловых людей.

В любом разговоре  нужно уметь дать ответ на любой  вопрос, даже на простейший. В вербальном (словесном, речевом) общении, деловой этикет предполагает применение различных психологических приемов. Один из них – «формула поглаживания». Это словесные обороты типа: «Удачи Вам!», «Желаю успеха!», произносимые с различными оттенками. В речевом этикете деловых людей большое значение имеют комплименты – приятные слова, выражающие одобрение, положительную оценку деятельности менеджера, его вкус, поступки, оценку ума, и т.д. они воодушевляют партнера, придают ему уверенность в себе.

Деловой этикет требует соблюдать правила поведения, принятые в стране – партнера по бизнесу. Правила общения людей  связаны с образом и стилем жизни, национальными обычаями и  традициями. Вот примеры поведения  менеджеров в различных странах:

Если американцы, подчеркивая свое расположение, дружески хлопают по плечу и охотно принимают  такой же жест, то похлопав по плечу  японца или попытавшись дружески обнять китайца или вьетнамца, можно  сорвать беседу. С итальянцами  нужно не демонстрировать сое  неприятие их громкой, чрезмерно  оживленной речи, горячности обсуждения даже несущественного вопроса, а  при общении с японцами не удивляться их употреблению сверхвежлевых оборотов речи.

Деловой этикет требует особого поведения в  общении с клиентами. В каждом виде услуг, оказываемых клиентам, есть свои профессиональные тонкости в поведении. Но всегда нужно помнить, что определяет отношения с клиентами самый  главный принцип: клиент – самый  дорогой и желаемый человек в  вашем офисе [29]. Важно также соблюдать  определенные правила в отношении  одежды и внешнего вида.

Известно, что  при телефонном разговоре наблюдается  такое явление, как пресыщение общением. Поэтому во время разговора нужно  соблюдать меру. Признаки пресыщения разговором: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость. Поэтому  нужно вовремя выйти из контакта с партнером, чтобы сохранить деловые отношения с партнером.

Искусство ведения переговоров по телефону состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Основа успешного проведения делового телефонного разговоров – компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами поведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении.

Эффективность делового телефонного общения зависит  от эмоционального состояния человека и от его настроения. Существенное значение имеет умелое проявления экспрессии. Она свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, в  его заинтересованности в решении  рассматриваемых проблем. Во время  переговоров нужно уметь заинтересовать собеседника своим делом, с помощью  использования методов внушения и убеждения.

Деловые беседы, совещания, нужно стараться проводить  за час – полтора. Важно помнить, что коллективное решение вопросов – исключение из правил, а не правило. Нужно стараться проводить совещания  регулярно в одни и те же дни, в  одно и то же время, в одном и том же помещении (аудитории). Прежде чем принять решение о проведении совещания, нужно дать ответы на следующие вопросы: нужно ли это совещание? Что нужно решить на совещании? Можно ли решить эти вопросы самостоятельно? Сколько человек будет присутствовать на совещании? Сколько времени будет длиться совещание?

Завершая  совещание, нудно самостоятельно подвести итоги, соотнести окончательное  решение с поставленными задачами, корректно оценить прозвучавшие на совещании предложения.

Итак, успех  фирмы, предприятия, организации тесно  связан с этикетом и культурой  поведения.

Таким образом, в этом разделе собраны материалы  о видах коммуникациях, представлены российские и Зарубежные ученые, изучавшие  проблему коммуникаций, представлены, виды и типы делового общения, культура делового общения. И из всего из этого  можно сделать вывод, что процесс  коммуникации менеджера, т.е., общение, – прежде всего поведение менеджера  в той или иной ситуации. И главное  плавило при проведении любых  переговоров, бесед, звучит так: нужно  поступать так, как самому бы хотелось, что бы к тебе так относились, т.е. становиться на место собеседника, оппонента.