Документирование управленческой деятельности

 

Содержание:

1.Размеры  бланков  в  соответствии  с  ГОСТ  9327…………………………3

2.Автор документа,  адресат, адресант………………………………………..4

3.Список  литературы…………………………………………………………...7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Размеры  бланков  в  соответствии  с  ГОСТ  9327

 

 

Настоящий стандарт распространяется на бумагу и изделия из бумаги и  устанавливает потребительские форматы бумаги - писчей, почтовой, рисовальной, чертежной, для множительных аппаратов и другой, а также изделий из бумаги - бланков, карточек, конвертов и т.п.     

1. Устанавливается три  ряда потребительских форматов: А, B, C. 
     Основным рядом потребительских форматов является ряд А. 
     Потребительские форматы вспомогательного ряда В применяются только в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. 
     Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папки, конверты и другие им подобные.

 

 

Ряд А			Ряд В		Ряд С
Обозначение		Размер	Обозначение	Размер	Обозначение	Размер
А0		841X1189	В0	1000Х1414	С0	917Х1297
А1		594Х841	B1	707Х1000	C1	648Х917
А2		420Х594	В2	500Х707	С2	458Х648
A3		297Х420	В3	353Х500	С3	324Х458
А4		210Х297
А5		148Х210	В4	250Х353	С4	229Х324
А6		105Х148	В5	176Х250	С5	162Х229
А7		74Х105	В6	125Х176	С6	114Х162
А8		52Х74	В7	88Х125	С7	81Х114
А9		37Х52	В8	62Х88	С8	57Х81
А10		26Х37	В9	44Х62
A11		18Х26	В10	31Х44
А12		13Х18	В11	22Х31
А13		9Х13	В12	15Х22

 

 

2.Автор   документа,  адресат, адресант.

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Прежде всего информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это "физическое или юридическое лицо, создавшее документ". Авторство является важнейшим признаком документа.

Авторами служебных  документов, начиная с 19 века, стали  считать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами документов могут быть и отдельные лица. Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Авторство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем).

 

      Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат - это получатель документа (в отличие от адресанта - отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

Адресат используется при составлении и оформлении различных видов документов, в первую очередь исходящих, т.е. отправляемых в другие организации. К их числу относятся письма, а также докладные и объяснительные записки, справки, представления, направляемые вышестоящим органам (должностным лицам). В то же время адресат указывается и на многих внутренних документах - тех, которые создаются организацией для внутреннего пользования и не подлежат отправке. К числу таких документов относятся докладные и объяснительные записки, справки, заявления, представления, которые, как правило, адресуются руководителю организации.

Для адресата на документе  отведено место в правом верхнем  углу. При угловом варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном - сразу под надписями бланка (в письмах - на уровне реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, - на уровне реквизита «заголовок к тексту документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора - после 32 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 80 мм при оформлении на компьютере.

В состав реквизита «адресат»  могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес.

Каждая из составных  частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

Документ может адресоваться:

- организации в целом;

- структурному подразделению  организации;

- руководителю организации;

- должностному лицу, не  являющемуся руководителем;

- частному лицу;

- группе однородных  учреждений (должностных лиц).

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат  оформляется по-разному.

Если документ адресован  организации в целом, то наименование этой организации указывается в именительном падеже.

Этот способ адресования  применяется, как правило, в том  случае, если автору неизвестно, какому конкретному должностному лицу или структурному подразделению отправляемый документ должен поступить на рассмотрение (исполнение).

Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу, сектору и т.п.). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В этом случае в адресате в именительном падеже указывается наименование организации и ниже - соответствующего структурного подразделения.

Если документ адресован  конкретному должностному лицу, то наименование должности, включающее наименование структурного подразделения, и фамилия получателя указываются в дательном падеже, а перед ними в именительном - наименование организации.

В адресате фамилия всегда предшествует инициалам, обращение  «господину» (сокращенно - «г-ну») допускается не указывать.

Если должностное лицо, которому адресуется документ, - руководитель организации, то адресат оформляется иначе. Наименование организации в этом случае входит в наименование должности, которая пишется в дательном падеже.

Таким же образом оформляется  адресование документа иным должностным  лицам, отнесенным к категории руководителей (заместителям, главным специалистам и т.п.).

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в адресате можно указать соответствующее  звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно  перед фамилией.

Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения его работниками, наименование организации не указывается.

На одном документе  разрешается указывать не более 4 адресатов, которые располагают  один под другим. В случае когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед 2, 3 и 4-м адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат.

 

Адресант– в своем наиболее распространенном значении это организация или частное лицо, которые кому-либо адресуют письмо или почтовое отправление. Этот термин используется еще и в качестве обозначения грузоотправителя, то есть организации или лица, которые по адресу получателя направили какой-либо груз. Адресантом называют также лицо, которое назначает посредника в платеже, на случай возникновения непредвиденных обстоятельств.

 

 

 

 

 

 

3.Список  литературы.

 

 

1.ГОСТ. Официальное издание.  Москва: Издательство стандартов, 1990

2. Илюшенко М.П., Кузнецова  Т.В. Формуляр документа. / Учебное  пособие. М.; 1986.

3. Пшенко А.В. Документационное  обеспечение управления.-М.:Academia, 2006.