Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Декабря 2013 в 22:47, реферат
Следует помнить, что любое письмо - это послание (обращение к) респонденту. Если последний не поймет его смысл, он, естественно, не сможет правильно отреагировать на него. Для того, чтобы обеспечить ясность и понятность письма, необходимо найти самые подходящие слова и выражения, раскрывающие суть того, что вы хотите изложить. При этом имеют значение не только слова и выражения, но и пунктуация, длина предложений, построение (внутренняя структура) самого предложения, где порядок слов тоже несет смысловую нагрузку, а также разбивка на абзацы (параграфы)
Деловая переписка - требования, формы, составные части
Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям:
Следует помнить, что любое письмо - это послание (обращение к) респонденту. Если последний не поймет его смысл, он, естественно, не сможет правильно отреагировать на него. Для того, чтобы обеспечить ясность и понятность письма, необходимо найти самые подходящие слова и выражения, раскрывающие суть того, что вы хотите изложить. При этом имеют значение не только слова и выражения, но и пунктуация, длина предложений, построение (внутренняя структура) самого предложения, где порядок слов тоже несет смысловую нагрузку, а также разбивка на абзацы (параграфы). Следует добавить, что в деловой переписке предложения должны быть, по возможности, короткими. Хотя в то же время надо помнить, что сплошной набор коротких, рубленых фраз производит нежелательное впечатление (так называемый эффект стаккато). Язык и структура предложения должны соответствовать интеллектуальному и образовательному уровню адресата.
Краткость (лаконичность). Как известно, проблемой для любого делового человека (бизнесмена) является нехватка времени и в связи с этим он всегда приветствует все то, что сберегает ему и время, и энергию. В связи с этим самым лучшим письмом для делового человека будет то, при чтении которого он быстро схватит его смысл. Таким образом, ясность слов и грамматическая структура дополняются лаконичностью (краткостью) самого письма. Краткость предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. И в то же время нельзя слишком упрощать письмо в ущерб полноте, что может быть истолковано как неучтивость и бестактность. Нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.
Завершенность (полнота). Полноту содержания письма никогда не следует приносить в жертву его краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Чтобы ничего не упустить, предварительно перед написанием письма делается набросок тех пунктов, которые должны найти отражение в послании. После составления черновика еще раз сверяется, отражено ли все то, что предполагалось. Если что-то было забыто, вносится дополнительно. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность письма, дается post-scriptum (P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию письма.
Любезность (учтивость). Каждая уважающая себя деловая организация (фирма), всерьез обеспокоенная заботой о своем успехе, должна проявлять максимум сердечности и учтивости в личных контактах с отдельными лицами и компаниями (учреждениями, предприятиями), поскольку с выражений почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела. Однако надо и в этом знать меру, помня правило "не пересластить". Слишком назойливое и пространное выражение любезности свидетельствует о слабом вкусе, говорящего, даже если он при этом искренен в своих чувствах.
Форма проявления любезности зависит прежде всего от содержания письма, т.е. от того идет ли речь о пользе или невыгоде для адресата. К примеру, в случае отказа от какого-либо предприятия (дела), невозможности выполнить чью-либо просьбу (предложение), должна быть проявлена максимальная сдержанность в выражении любезности. Но в любом случае, при самых неприятных обстоятельствах не допускается в деловых письмах сарказм и оскорбления.
Грамотность. Грамотность - обязательное требование к деловым (и вообще к любым) письмам. На что следует обратить внимание:
Форма делового письма
Письмо внешне должно быть опрятным и отпечатанным четким (не бледным) шрифтом. Что касается машинописной ленты, то в деловой переписке принято печатать на черной ленте. Желательно, чтобы деловое письмо умещалось на одной странице. Если же текст не умещается на одной странице, следует его перенести на вторую, но ни в коем случае не надо стремиться уплотнять первую страницу до нижнего края (за счет интервала и поля). Шапка фирменного бланка не повторяется на последующих листах. Обычно первая страница письма печатается на фирменном бланке, а последующие на простых листах такого же формата. Вторые экземпляры делового письма (копии) подшиваются. Удобочитаемость (legibility) и привлекательность письма обеспечиваются за счет полей каждой страницы. Обычно сверху страницы и слева делаются заметные отступления (поля несколько шире, чем внизу и составляют примерно 4 см. Отступления справа и внизу - не менее 2,5 см). В коротком письме поля могут быть немного шире, но при этом соблюдаются те же пропорции. Длина строки также зависит от длины письма. Так, в письме объемом 100 слов и менее будет предпочтительным для внешнего вида письма, если в строке будет содержаться около 40 знаков (включая и пробелы), в письме от 100 до 150 - 50 и в письме объемом более 150 слов - 60 знаков, свыше 200 слов - 70 знаков.
Важно учитывать не только расположение печатного текста по горизонтали, но и по вертикали. Если письмо короткое, то делаются пробелы между словами в несколько интервалов. Есть несколько стилей-типов оформления письма. В настоящее время наиболее употребительными в деловой переписке Запада являются следующие типы: блок, полный блок и полублок. Есть еще и упрощенная форма, которая довольно часто используется. (Block-Style, Full-Block Style, Semi-Block Style, Simplified Style).
Стиль-блок. Особенность его состоит в том, что все со-ставные элементы письма - внутренний адрес, обращение, текст и инициалы исполнителя (машинистки) печатаются слева на одной линии вдоль поля, а дата - справа (в упор к правому полю) или же по центру, под шапкой фирменного бланка. Заключение и подпись печатаются немного вправо от середины. Пунктуация стандартная. Инициалы исполнителя включаются.
Составные части делового письма
Как уже отмечалось, деловое письмо включает семь основных элементов, следующих в таком порядке:
Шапка-заголовок - включает имя (фамилию) и адрес отправителя, отпечатанный в верхней части листа (или фирменный бланк с указанием организации, учреждения).
Дата - месяц обозначается словом, день и год цифрами.
Адрес - адрес приводится таким же, как он написан на конверте. Он должен содержать (1) имя, (2) N дома, название улицы, (3) город, (4) штат (провинцию) и (5) почтовый индекс адресата. Если речь идет о широко известной фирме, то улица может не печататься (например, Bank of England London, 20035). Название фирмы, компании дается полностью, без каких-либо сокращений. Когда письмо адресуется отдельному человеку-должностному лицу какой-либо организации, то после его фамилии (после запятой) дается его должность и желательно на той же строке. Если название должности длинное, то - на следующей строке ниже. Титулы не сокращаются. Единственные слова, предшествующие имени, которые сокращаются, включают: "Mr.", "Mrs.", но "Miss", а также ученые степени и звания - "Dr.", но "Professor", "The Reverend" (священник, преподобие). Указание этих титулов перед фамилией является обязательным. Адрес обычно пишется через два и более интервалов, ниже даты. Однако в правительственной корреспонденции и в некоторых других официальных бумагах адрес часто пишется ниже подписи в нижнем левом углу страницы.
Примеры адресов:
Mr. John J. Creighton, President General Machinning Company, Inc. 630 Fifth Avenue New York, New York 10020
Dr. William J. Moore Executive Vice President Pacific Coast Furniture Enterprisis 209 Post Street San Francisco, California 94108
Обращение. Обращение означает официальное начало письма. Его начинают от левого поля, обычно через два-четыре интервала ниже адреса. После обращения ставят двоеточие. Это классическое правило. Иногда вообще не ставят никакого знака или в последнее время - запятую. Выбор формы обращения зависит от уровня отношений между автором и адресатом. В обычной деловой переписке обращение должно быть умеренно сдержанным и не ставить под сомнение достоинство автора письма (унижать его). Другое дело, когда между двумя субъектами сложились дружеские отношения. В этом случае обращение может выходить за рамки строгой официальности. Особые формы обращения приняты в переписке с официальными, правительственными, должностными лицами.
Текст. Текст начинается через четыре интервала ниже обращения. Если текст короткий, он набирается в разрядку и с увеличением интервалов между абзацами (строками). Если в тексте печатается адрес, то он должен располагаться в центре страницы.
Заключение (приветственное заключение). Заключение - это официальное (формальное) выражение уважения автора письма адресату. Оно следует за текстом, занимая, одну-две или более строк. В письме, напечатанном по форме "блок" или "полублок", заключение начинается примерно от середины страницы, а по форме "полный блок" и "упрощенной форме" - от левого поля. Характер и содержание заключения, как и обращения, зависит от уровня (близости) отношений между автором и адресатом. Заключение начинается с заглавной буквы и не должно содержать никаких сокращений. Оно не должно присоединяться к последнему предложению текста.
Подпись. Она ставится через 6-8 интервалов ниже заключения и должна содержать такие данные: имя автора, его должность и ученую степень. Эти данные печатаются на одной или двух строках. Если же они напечатаны в шапке-заголовке листа, то их указывать в конце письма не следует. Должность (занимаемый пост) и ученая степень при переписке на английском языке указываются после имени.
Дополнительные части письма. Хотя они и не являются обязательными элементами делового письма, однако могут вводиться в него, если требуется обратить на них внимание. Эти дополнительные элементы письма включают: инициалы исполнителя (машинистки), информацию о вложениях в письмо и постскриптум (postscript).
Firm Yalta 20 October Street Simferopol, Crimea 333000 (обратный адрес) Air mail (способ доставки) Attention: Mr. John W. Harris (Вниманию: ...) Simmons and Gate, Inc. 20 East 82 Street New York, New York 10028
Конверт в международной практике оформляется таким образом. Следует обратить внимание на аккуратность оформления конверта, так как от этого зависит своевременная его доставка. Все данные на конверте надо печатать на пишущей машинке или принтере. Адрес получателя печатается несколько ниже середины конверта и начинается чуть слева от вертикальной середины его. Индекс предприятия связи должен стоять в конце адреса (после него не должно быть никаких других слов). Это очень важно при автоматической сортировке писем. В связи с этим указание, кому еще (и только ему) адресовано письмо, печатается слева и выше адреса. Всякие пометки, типа "Лично", "Срочно", "Передать по возвращении" и т.п. пишутся в верхней части конверта. Отметки о способе доставки (авиа, заказное, с вручением - air mail, resistered mail, special delivery) печатаются выше адреса и справа (ниже марки). Адрес на конверте должен быть одинаков с адресом, который приводится в письме.
Информация о работе Деловая переписка - требования, формы, составные части