Базовые понятия в управлении проектами

Различают генеральную  цель (говорят также – миссию) проекта от целей первого (и, возможно, последующих) уровней, а также подцелей/задач, действий и результатов.

Миссия – это генеральная цель проекта, четко выраженная причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на различных организационных уровнях. Говорят также, что миссия – это главная задача проекта с точки зрения его будущих основных услуг или изделий, его важнейших рынков и преимущественных технологий.

Стратегия проекта — центральное звено в выработке направлений действий с целью получения обозначенных миссией и системой целей результатов проекта. Подготовку стратегии проекта можно условно разделить на три последовательных процедуры:

- Стратегический анализ 

- Разработка и выбор  стратегии 

- Реализация стратегии

Стратегический анализ начинается с анализа внешней и внутренней среды. Со стороны внешней среды можно ожидать либо угрозы, либо возможности для реализации проекта (т.н. SWOT-анализ).

К числу факторов внешней среды относят:

- Технологические (уровень существующих, наличие новых технологий)

- Ресурсообеспеченность  (наличие, доступ.)

- Экономические (инфляция, процентные ставки, курсы валют,  налоги)

- Ограничения государственного  сектора (лицензирование, законотворчество)

- Социальные (уровень безработицы, традиции, вкусы, пол, возраст)

- Политические (внешняя,  внутренняя, экономическая) 

- Экологические (уровень  загрязнения, мероприятия) 

- Конкуренты (количество, размеры, сила)

Внутренняя среда включает:

- Целевые рынки (ниша, в которой работает фирма, круг ее потребителей)

- Маркетинговые исследования (наличие специалистов, бюджет маркетинга)

- Сбыт (объема продаж, скидки)

- Каналы распределения  (как, через кого продается) 

- Производство (оборудование, технология, площади) 

- Персонал (квалификация, мотивация, корпоративная культура)

- Снабжение (поставщики, условия и системы поставки)

- Исследование и разработка  НИОКР (уровень, бюджет)

- Финансы (структура  капитала, оборачиваемость, ликвидность,  финансовое состояние) 

- Номенклатура продукции (степень диверсификации)

- Исходя из миссии, целей организации, на основе  результатов SWOT-анализа разрабатывается  стратегия.

Разработка и выбор  стратегии осуществляются на трех различных организационных уровнях:

- корпоративная стратегия (общее направление развития, т.е. стратегия роста, сохранения или сокращения).

- деловая стратегия (стратегия конкуренции конкретного товара на конкретном рынке). Стратегия проекта разрабатывается в рамках деловой стратегии, т.е. отвечает на вопрос, каким образом продукция проекта будет конкурировать на рынке. Очевидно, что выбор стратегии проекта должен существовать в рамках уже выбранного общего направления развития организации. При разработке деловой стратегии используют три основных подхода:

1. Стратегия лидерства в издержках
2. Стратегия дифференциации (уникальности по какому-либо направлению)
3. Стратегия концентрации на определенных направлениях (группе покупателей, номенклатуре изделий и географии их сбыта)

- Функциональная стратегия (разрабатывается для каждого функционального подразделения, с целью конкретизации выбранной стратегии проекта).

Таким образом, при определении  стратегии проекта необходимо обратить внимание на основные аспекты:

- географическое местоположение, в котором будет действовать  проект;

- выбор корпоративной  стратегии; 

- выбор позиции на  рынке (доли рынка) и расчет  времени, требуемого для достижения  данной цели;

- установка основного  соотношения «продукт — рынок» для разработки концепции маркетинга;

- функциональное назначение  и область применения планируемой к выпуску продукции;

- выбор оптимальной  группы клиентов;

- основные качества  продукции, способствующие успеху, с учетом фактических или потенциальных  конкурентов; 

- использование исключительно  собственных средств для обеспечения усиления положения на рынке либо объединение усилий с другими компаниями.

Реализация стратегии подразумевает, в первую очередь, необходимость определенных изменений, необходимых в организационной структуре и организационной культуре. Поэтому часто необходимо создать специальные координационные механизмы в дополнение к организационной структуре управления: проектные, межпроектные (программные), венчурные (для проектов с высокими уровнями рисков) группы.

Существенным элементом  стратегии является фактор т.н. организационной культуры, включающий:

- Видение (философия)  организации 

- Господствующие ценности 

- Нормы и правила  поведения 

- Ожидания предстоящих  изменений 

- Процедуры и поведенческие  ритуалы.

Результат проекта

Под результатом проекта  понимают продукцию, результаты, полезный эффект проекта. В качестве результата, в зависимости от типа / цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т.д. Об успешности проекта (результата) судят по тому, насколько он (результат) соответствует по своим затратным / доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управляемые параметры  проекта

Управляемыми параметрами  проекта являются:

- объемы и виды работ  по проекту; 

- стоимость, издержки, расходы по проекту; 

- временные параметры,  включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ, этапов, фаз проекта; а также взаимосвязи работ;

- ресурсы, требуемые  для осуществления проекта, в  том числе: человеческие или  трудовые, финансовые ресурсы, материально-технические,  разделяемые на строительные  материалы, машины, оборудование, комплектующие изделия и детали, а также ограничения по ресурсам;

- качество проектных  решений, применяемых ресурсов, компонентов  проекта и прочее.

Проект и процесс  его реализации, осуществления являются сложной системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.

Окружение проектов

Проект имеет ряд  свойств, о которых целесообразно  помнить, так как это помогает методически правильно организовать работу по его реализации:

- проект возникает,  существует и развивается в  определенном окружении, называемом  внешней средой;

- состав проекта не  остается неизменным в процессе  его реализации и развития: в  нем могут появляться новые  элементы (объекты) и из его  состава могут удаляться некоторые его элементы;

- проект, как и всякая  система, может быть разделен  на элементы, при этом между  выделяемыми элементами должны  определяться и поддерживаться  определенные связи.

Разделение всей сферы  деятельности, в которой появляется и развивается проект, на собственно «проект» и «внешнюю среду» в определенной степени условно. Причины этого заключаются в следующем:

1. Проект не является жестким стабильным образованием: ряд его элементов в процессе реализации проекта могут менять свое местоположение, переходя в состав проекта из внешней среды и обратно.
2. Ряд элементов проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его. Типичным примером этому могут служить специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением некоторых других проблем (в частности, над выполнением какого-то другого проекта).

В практике бизнес-планирования обычно подлежат изучению три аспекта  окружения проекта:

а) политический, а именно - отношение властей к проекту,

б) территориальный, включающий изучение конкурентных предложений  на рынке аналогичной продукции,

в) экологический, связанный  с необходимостью обеспечения экологической  безопасности проекта.

Проектный цикл

Промежуток времени  между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется проектным циклом (говорят также - «жизненным циклом проекта»).

Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.

Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».

Для деловых людей  начало проекта связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение.

Окончанием существования  проекта может быть:

- ввод в действие  объектов, начало их эксплуатации  и использования результатов  выполнения проекта; 

- перевод персонала,  выполнявшего проект, на другую работу;

- достижение проектом  заданных результатов; 

- прекращение финансирования  проекта; 

- начало работ по  внесению в проект серьезных  изменений, не предусмотренных  первоначальным замыслом (модернизация);

- вывод объектов проекта  из эксплуатации.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.

Состояния, через которые  проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями).

Универсального подхода  к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая для себя такую задачу, участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта.

В свою очередь, каждая выделенная фаза (этап) может делиться на фазы (этапы) следующего уровня (подфазы, подэтапы) и т.д.

Применительно к очень  крупным проектам, например, строительству  метрополитена, освоению нефтегазового  месторождения и т.п. количество фаз и этапов их реализации может быть увеличено.

Выделение дополнительных этапов в крупных проектах связано не только с большой продолжительностью строительства этих объектов (10-15 лет), но и необходимостью более тщательного согласования действий организаций - участников проекта.

Вся деятельность по проекту  протекает взаимозависимо во времени и пространстве. Однако обеспечить однозначное распределение фаз и этапов выполнения проекта в логической и временной последовательности практически невозможно. Связанные с этим проблемы решаются с помощью опыта, знаний и искусства специалистов, работающих над проектом.

3.Структуризация проектов

Структуризация, суть которой  сводится к разбивке проекта на иерархические  подсистемы и компоненты, необходима для того, чтобы проектом можно  было управлять.

Структура проекта призвана определить продукцию, которую необходимо разработать или произвести и связывает элементы работы, которые предстоит выполнить - как между собой, так и с конечной целью проекта.

Кроме того, процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения его целей, а также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей.

4.Функции и подсистемы управления проектами

 

Управленческие функции  включают основные, базовые виды деятельности, которые должны осуществлять управляющие работники на всех уровнях и во всех предметных областях по проекту.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование.

Подсистемы управления проектами формируются в зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, относительно самостоятельных в рамках проекта. Предметные области и управляемые элементы в рамках проекта в самом общем виде включают: сроки, трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки ресурсов и услуг, ресурсы (уже закупленные), изменения по проекту, риски проекта, информацию и коммуникации, качество и прочие. Эти подсистемы присутствуют практически в любом проекте. В каждом конкретном проекте могут добавляться специфические подсистемы.