Автоматизированные информационные системы управления персоналом

 

Налоги и взносы с оплаты труда

 

Прикладное решение обеспечивает автоматизированный расчет налогов и взносов, связанных с заработной платой. Исходная информация для каждого вида расчета содержится в описании вида начисления.

 

В описание включается исчерпывающий набор сведений, которые могут понадобиться при заполнении документов и отчетных форм. Например, для налога на доходы физических лиц указывается числовой код дохода, который будет использоваться при заполнении отчетности по НДФЛ. Для компонентов единого социального налога (ЕСН) указываются сведения, необходимые для правильного начисления налога, а также для последующей классификации начисленных сумм в отчетности по ЕСН.

 

Прикладное решение содержит достаточный набор предопределенных видов начислений с полностью подготовленными описаниями. При необходимости пользователи могут вводить дополнительные виды начислений.

 

При регистрации документа "Начисление зарплаты работникам организаций" суммы налога на доходы физических к удержанию рассчитываются автоматически для каждого работника с учетом сведений о его правах на вычеты, содержащихся в информационной базе. Результаты расчета отображаются в табличной части документа на закладке "НДФЛ".

 

Поскольку плательщиком единого социального налога (ЕСН) являются организации любых форм собственности (включая предпринимателей без образования юридического лица), являющиеся работодателями, то расчет сумм ЕСН и взносов на обязательное пенсионное страхование вынесен в отдельный документ "Расчет ЕСН". Заполнение табличной части документа и собственно расчет выполняются автоматически с использованием зарегистрированных в информационной базе сведений о начисленных работникам суммах (в том числе введенной документами "Начисление зарплаты работникам организаций", оплаты невыходов и пр.).

 

Результаты автоматического расчета налогов и взносов пользователь может исправить вручную .

 

Конфигурация обеспечивает формирование всей необходимой отчетности по ЕСН и НДФЛ в электронном и бумажном виде в рамках регламентированной отчетности.

 

Отражение начислений в регламентированном учете

 

Прикладное решение обеспечивает подготовку данных для отражения начисленной заработной платы, налогов и взносов в бухгалтерском и налоговом учете, который может вестись с помощью программы "1С:Бухгалтерия 8"

 

Для этой цели используется документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете".

 

Данные регламентированного учета, подготовленные в прикладном решении "1С: Зарплата и Управление Персоналом" для "1С:Бухгалтерии 8", выгружаются специальной обработкой.

 

Выплата заработной платы

 

Для подготовки выплаты зарплаты используется документ "Зарплата к выплате организаций".

 

Документ формируется и заполняется автоматизированным образом. В документе предусмотрена возможность регистрации выплаты зарплаты через кассу организации, а также путем безналичного перечисления зарплаты на счета работников в банке. Конфигурация обеспечивает формирование всех бумажных печатных форм, связанных с начислением и выплатой зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей и др. Для организаций, где не принято использовать общую платежную ведомость для регистрации выплат заработной платы, предусмотрен механизм группового формирования расходных кассовых ордеров (по одному на каждого работника) непосредственно из формы документа. Дополнительно поддерживается возможность автоматически передать информацию о созданных РКО в информационную базу конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

 

Конфигурация содержит необходимые средства для учета депонированной заработной платы.

 

Перечисление зарплаты на карточные счета работников

 

Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой "1С" совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Для считывания информации из полученного файла, для формирования файла, предназначенного к отправке в банк, в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" используется специальная обработка

 

Предлагаемый механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

 

Регламентированный кадровый учет

 

Помимо решения задачи управления данными о работниках в интересах управленческого учета предприятия, что имеет конечной целью наиболее полное использование потенциала каждого работника, подсистема управления персоналом обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства.

 

Прикладное решение обеспечивает хранение следующей информации:

 

личные данные о работниках как о физических лицах;

подразделения и должности работника;

служебные телефоны, адреса электронной почты, другая контактная информации.

Для работы с данными, которые имеют отношение к определенному физическому лицу, но в информационной базе могут распределяться по разным справочникам и документам, предназначен специализированный инструмент конфигурации - "Управление данными работника".

 

По накопленной информации о работниках можно построить разнообразные отчеты:

 

списки работников,

коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность,

движение кадров,

статистика кадров,

отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

Аналитические отчеты по работникам предоставляют возможность сформировать списки работников, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Выводимые в отчет данные выбираются из широкого списка показателей, что дает возможность всесторонне анализировать кадровый состав предприятия и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения. Пользователь может самостоятельно задавать параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически - созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены в информационной базе для повторного использования.

 

Штатное расписание организаций

 

На основании кадровых сведений информационной базы может быть сформирован специализированный отчет - штатное расписание. Штатное расписание организации может быть выведено по унифицированной форме Т-3. Отчет будет содержать список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице.

 

Аналитический отчет по штатному расписанию организаций отображает данные в одном из двух вариантов: в виде списка штатных единиц или в виде штатной расстановки.

 

Отчеты по штатному расписанию предоставляют возможность группировать информацию в следующих разрезах:

 

организации,

подразделения и должности организаций,

виды тарифных ставок,

графики работы,

валюты тарифных ставок.

Кадровый учет организаций

 

Регламентированный учет кадров организации ведется независимо от учета работников предприятия. Физическое лицо может быть принято на работу в несколько организаций предприятия или в несколько подразделений одной организации. Но повторный ввод одних и тех же сведений о физическом лице при этом не потребуется.

 

В программе регистрируется все изменения для каждого работника в регламентированном кадровом учете: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки, вплоть до увольнения.

 

Аналитическая отчетность предоставляет возможность сформировать разнообразные списки работников организации, отобранные и сгруппированные по различным критериям.

 

Информационная база содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с такими понятиями, как информация о населении (ОКИН), страны мира (ОКСМ), а также такие справочники, как виды документов удостоверяющих личность, классификаторы Пенсионного фонда Российской Федерации.

 

Воинский учет

 

Воинского учета в конфигурации организован в соответствии с действующими нормативными документами.

 

В конфигурацию включены следующие отчеты, которые представляются организациями либо по запросам военкоматов, либо на регулярной основе:

 

Данные для постановки на учет в военкомате;

Численность граждан запаса (формы №6 и 11/МУ);

Список граждан, подлежащих постановке на воинский учет;

Список принятых и уволенных военнообязанных;

Список юношей 15-16 лет;

Список для первоначальной постановки юношей на воинский учет;

Список принятых и уволенных призывников

Планирование потребностей в персонале

 

Для планирования потребностей предприятия в персонале удобно использовать специальный инструмент. Данный инструмент позволяет просмотреть различные варианты подбора и распределения кадров, оценивая их выгоды и издержки.

 

С целью поддержки коллективной работы по управлению персоналом функции по разработке и утверждению кадрового плана могут быть разделены между пользователями -менеджерами по управлению персоналом и руководителями предприятия.

 

Кадровый план можно сформировать по центрам финансовой ответственности либо по структуре организаций-юридических лиц; можно заполнить по по текущему состоянию кадров.

 

Конфигурация содержит отчеты, позволяющие оценить эффективность кадровой работы.

 

Обеспечение бизнеса кадрами

 

Прикладное решение облегчает процесс подбора кадров и одновременно способствует повышению качества этого процесса за счет автоматизации и документирования операций по подбору и оценке кандидатов на работу в организации.

 

С помощью прикладного решения выполняются следующие функции:

 

хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;

хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, от резюме до результатов анкетирования;

планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.

Инструмент набора персонала

 

С помощью специального инструмента можно осуществить весь цикл набора кадров от появления новой вакансии до приема на работу.

 

Инструмент предназначен для работы с заявками кандидатов, которые можно регистрировать в системе как на основе данных внешних источников, так и из пришедших по электронной почте писем. Кроме того, инструмент позволяет:

 

планировать собеседования с кандидатами на работу;

вести переписку по электронной почте;

вести поиск кандидатов на замещение конкретных вакансий.

Анкетирование и оценка

 

В прикладном решении реализованы специальные механизмы автоматизации процессов анкетирования и опросов.

 

В информационной базе можно создавать и хранить типовые наборы вопросов, используемых при анкетировании/опросах работников или кандидатов на работу.

 

Механизмы обеспечивают:

 

формирование анкет или опросов;

включать в анкету вопросы, предполагающие самые разные способы ответа:

выбор одного из предложенных вариантов,

выбор нескольких вариантов из предложенных,

произвольные число, дата, телефонный номер, текст,

ссылка на данные информационной базы

и т. д.;

рассылку анкет/опросов по электронной почте;

загрузку и анализ полученных данных, сверку с данными информационной базы.

Указанные механизмы дают возможность организовать сбор анкетных данных при подборе персонала, осуществлять опросы, исследовать удовлетворенность работников.

 

Учет затрат на привлечение персонала

 

Эффективность работы по обеспечению бизнеса кадрами также подлежит оценке руководителем предприятия. Затраты на привлечение персонала можно проанализировать с помощью соответствующего отчета.

 

Управление компетенциями, аттестациями и обучением

 

Компетенции

 

Для оценки персонала все чаще применяются критерии оценки, формализованные и единые для всего предприятия. Такие критерии обычно называют компетенциями.

 

Прикладное решение позволяет:

 

моделировать компетенции и формализовать оценки компетенций;

создавать список должностных компетенций;

проводить аттестацию работников по компетенциям.

Аттестации

 

С целью проверки компетенции работников и рационального распределения кадров на предприятии могут периодически проводиться специальные мероприятия - аттестации.

 

В едином интерфейсе реализована возможность проводить следующие работы:

 

контролировать оценки работников;

назначать аттестации;

контролировать проведение аттестаций;

анализировать оценки компетенций.

Обучение

 

Обучение работников - это составная часть задачи по обеспечению необходимой квалификации персонала. Конфигурация помогает организовать работу по обучению персонала, разделяя ее на следующие элементы:

 

выявление потребностей в обучении;

составление учебных планов;

организация обучения;

оценка результативности обучения.

Предполагается, что в интересах планирования обучение персонала можно классифицировать следующим образом:

 

регулярное обучение в соответствии с долгосрочной программой повышения квалификации персонала;

разовое (ситуативное) обучение как реакция на единичные или внеплановые изменения организационных процессов на предприятии (например, всех работников предприятия нужно научить пользоваться новой пропускной системой; работников кадровой и бухгалтерской служб нужно научить работать с новым программным обеспечением).