Анализ внутренней и внешней среды организации

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по  дисциплине  «Менеджмент»

на  тему: «Внутренняя  и внешняя среда организации. Структура управления организации».

 

 

 

                                            Выполнил:

                                                   

                                           Проверил:

 

 

                                                

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………….3

1. Анализ внутренних и внешних факторов, влияющих на организацию…………………………………………………………..4
2. Структура управления организации…………………………….....10
3. Тест……………………………………………………………………..15

Заключение………………………………………………………………..16

Список литературы……………………………………………………….17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Полем деятельности менеджера является организация. Под  организацией понимается группа людей  объединенных общими целями. Такими целями в менеджменте являются получение  прибыли и решение уставных задач  организации. В качестве организации могут выступать предприятия, учреждения, а также объединение нескольких организации. Организации, как правило, имеют правовой статус юридического лица. Любая организация предполагает определенное расположение ее на территории и в рамках отведенного для нее там места, конкретную структуру – составные части и их взаимодействие (иерархию, взаимосвязь), а также разделение между этими частями предусмотренных для них обязанностей – функций.

Внешнюю среду  организации образуют экономика  страны, рыночная конъюнктура, законодательство, органы власти, государственного и муниципального управления, общественные организации, партнеры, конкуренты, средства массовой информации, уровень техники и технологии, моральные ориентиры общества и т. п.

Внутренняя среда организации это ее миссия, цели, задачи, персонал, структура, технологии управления, производства, работы с информацией.

В зависимости  от организационной структуры –  построения подразделений органов  управления и их взаимосвязей –  различают организации линейной, звездной, кольцевой и других структур.

Целью данной работы является анализ внутренних и внешних факторов, влияющих на организацию, анализ структуры управления организации, решение задачи, теста.

 

 

 

 

1. Анализ внутренних и внешних факторов,

влияющих  на организацию.

 

Все факторы  внешней среды организации и  менеджмента можно разделить  на  две большие группы: факторы  прямого воздействия и факторы  косвенного воздействий.

Факторами прямого  воздействия являются: ресурсы, потребители, конкуренты, законодательство и органы государственного и муниципального управления.

1. Ресурсы: в качестве ресурсов выступают капитал, трудовые ресурсы, сырье и материалы. Капитал, необходимый для функционирования организации, поступает из различных источников и на определенных условиях через банки. Трудовые ресурсы, их источники – важнейший фактор внешней среды организации, от которого во многом зависит успех менеджмента. Сырье и материалы – важнейший компонент предпринимательской деятельности, а значит, и менеджмента.

2. Потребители: в качестве потребителей продукции организации выступают как граждане, нуждающиеся в удовлетворении своих потребностей, так и предприятия, чьи потребности связаны с осуществляемым ими бизнесом.

3. Конкуренты: главным объектом конкуренции являются потребители продукции организации. Конкурентную борьбу приходится также вести за капитал, трудовые ресурсы, сырье и материалы.

4. Правовая среда  и органы государственного и  муниципального управления.

Факторами косвенного воздействия являются: политика, экономика, культура и социальные факторы, отношения с местными жителями, технический и технологический прогресс (новации) ¹.

На рис. 1 представлена схема факторов внешней среды организации².

Рис. 1. Факторы  внешней среды организации.

Внутренняя  среда организации — это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; наем, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п. Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения. В производственный срез входят изготовление продукта; снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения. Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п. Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой, которая так же, как вышеперечисленные срезы, должна подвергаться самому серьезному изучению в процессе анализа внутренней среды организации. Организационная культура может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой.  Так как организационная культура не имеет явно выраженного проявления, то ее сложно изучать. Информацию об организационной культуре можно получить из различных публикаций, в которых организация представляет себя. Для организаций с сильной организационной культурой характерно подчеркивание важности людей, работающих в ней. Такие организации в публикациях о себе уделяют большое внимание разъяснению своей фирменной философии, пропаганде своих ценностей. В то же время для организаций со слабой организационной культурой характерно стремление в публикациях говорить о формальных организационных и количественных аспектах своей деятельности³.

Проанализируем  внутренние и внешние факторы, влияющие на магазин «Школьник» (ИП Иванова А.И.). Магазин «Школьник» зарегистрирован по адресу: г. Петровское, ул. Свободы, д.117. Директором магазина является Иванова Алина Игоревна. Вид хозяйственной деятельности фирмы – торговая. Номенклатура: канцелярские принадлежности, учебники, школьные рюкзаки и т.п. Фирмами – конкурентами по основным видам реализуемой продукции являются магазины «Кнопка», «Канцтовары», «Глобус». Магазин «Школьник» располагается на 1-ом этаже трехэтажного торгового комплекса «Капитал», занимает общую площадь около 200 кв.м.  Штат магазина: директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам, продавцы, кассир, охранник, уборщица.

Рассмотрим  слабые и сильные стороны внутренних и внешних факторов, влияющих на данную организацию:

1. Дилерская сеть в различных регионах – слабая сторона.
2. Высокое качество товара – сильная сторона.
3. Широкий номенклатурный ряд – сильная сторона.
4. Наличие квалифицированного персонала – сильная сторона.
5. Недостаток сотрудников требуемой квалификации – слабая сторона.
6. Наличие хорошей производственной базы – сильная сторона.
7. Оплата товара только за наличный расчет – слабая сторона.
8. Пятилетний опыт работы на рынке – сильная сторона.
9. Умеренные цены – сильная сторона.
10. Недостаточный уровень запасов продукции – слабая сторона.
11. Наличие сильных конкурентов – слабая сторона.
12. Оценка результатов труда продавцов и их стимулирование – сильная сторона.
13. Гарантия качества поставляемого поставщиком товара – сильная сторона.
14. Пунктуальность и обязательность выполнения поставки товара поставщиком – сильная сторона.
15. Отсутствие изучения мнения покупателей продукции – слабая сторона.
16. Изучение процессуальной стороны практической реализации законодательства – сильная сторона.

Выявив сильные  и слабые стороны внешних и  внутренних факторов, влияющих на деятельность магазина «Школьник», можно сделать следующие выводы, что необходимо:

- разрабатывать и внедрять новые идеи (например, открыть отдел по продаже школьной и спортивной формы; отдел по продаже  подарков для руководителей фирм, банкиров, бизнесменов и т.д.: кожаные портфели, органайзеры, ежедневники, ручки с золотым пером и т.п. или отдел по продаже оргтехники: принтеры, компьютеры, сканеры, ксероксы и т.д.) для того, чтобы привлечь новых покупателей и увеличить свою конкурентоспособность;

- найти помещение для ведения складского хозяйства, чтобы в наличии всегда был запас товаров;

- привлекать к сотрудничеству  учебные заведения, предприятия для оптовых закупок книг, канцтоваров;

- сделать грамотную  рекламу, чтобы привлечь как  можно больше новых покупателей,  а также покупателей фирм –  конкурентов;

- открытие филиалов  магазина в различных районах  города, чтобы охватить как можно  больший рынок покупателей;

- организовать оплату товара не только за наличный, но и безналичный расчет (открыть расчетный счет в банке);

- изучить мнение покупателей о товаре, ценах, о профессиональных качествах продавцов и т.д. и принять необходимые меры по устранению ошибок;

- разработать  для сотрудников фирмы форменную одежду с логотипом магазина (узнаваемость, реклама).

Магазин «Школьник» имеет ряд преимуществ перед  конкурентами, отмеченные негативные стороны дают организации пищу для  размышлений и показывают направления  для дальнейшего развития. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Структура управления организации.

 

Выбор той или  иной организационной структуры  зависит от целого ряда факторов. Наиболее существенными по значимости и степени являются следующие факторы: размер и степень разнообразия деятельности, присущие организации; географическое размещение организации; технология отношение к организации со стороны руководителей и сотрудников организации; динамизм внешней среды; стратегия, реализуемая организацией. Организационная структура должна соответствовать размеру организации и не быть более сложной, чем это необходимо при имеющемся размере организации. Обычно влияние размера организации на ее организационную структуру проявляется в виде увеличения числа уровней иерархии управления организацией. Если организация небольшая и руководитель может один управлять деятельностью сотрудников, то применяется несложная организационная структура. Если же число сотрудников увеличивается до такого размера, что ими уже трудно управлять одному руководителю, или возникают отдельные специализированные виды деятельности, то в организации появляется промежуточный уровень в управлении и начинает применяться функциональная структура управления. Дальнейший рост организации может привести к появлению новых уровней в управленческой иерархии. В результате могут быть применены такие организационные структуры, как линейная, матричная, пирамидальная, кольцевая, сотовая, многосвязная, комбинированная и т.д.⁴.

Рассмотрим  структуру управления на примере магазина «Школьник» (ИП Иванова А.И.). Так как организация небольшая и директор может один управлять деятельностью сотрудников – это значит, что  применяется несложная организационная структура.

Рис. 2. Организационная структура магазина «Школьник».

Сильные стороны  данной структуры:

• Директору легче быть в курсе всех операций.
• Данная структура сокращает или упрощает механизмы контроля, так как контроль функциональных действий централизован.
• Существует четкое определение задач и ответственности за выполнение работ.
• Структура помогает сконцентрировать подготовленные ресурсы и стимулирует развитие профессиональных навыков у служащих.

Слабые стороны:

• Существует опасность перегрузки руководства (то есть в организации с подобной структурой для принятия решений придется всякий раз обращаться к руководству, что приведет к тому, что высшее руководство будет перегружено текущими вопросами).
• Может способствовать развитию интересов подразделений в противовес целям организации в целом.
• Могут возникнуть серьезные проблемы в случае, если понадобится согласование между подразделениями (например, тогда, когда открывается новый отдел, необходима координация действий между различными службами).

Основываясь на анализе данной структуры, можно  сделать выводы, что структура  подлежит усовершенствованию. Для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность охранника, т.к. торговый комплекс «Капитал», в котором располагается магазин, оборудован сигнализацией и имеет специализированную охрану на каждом этаже здания. Для решения проблем необходимо внести в штатное расписание главного менеджера и менеджера отделов.

Основные функции  генерального менеджера:

- разработка  концепции развития, цели, стратегии,  задач предприятия;

- разработка  наиболее приемлемой организационной  структуры управления в соответствии  с целью и стратегической деятельностью, создание системы управления;

- контроль за  качеством и количеством проделанной  работы, оценка промежуточных и  конечных результатов деятельности магазина;

- координация  выполнения бюджета, программ, проектов, планов;