Административыне технологии

Введение

 

Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных  звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые  операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует  свои функции главным образом  посредством универсальных и  полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного  хозяйства и государственного управления.

Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот  в стране составляет примерно 60 млрд. Листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное  регулирование этого процесса имеет  большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные  стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот  в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства  каждой управленческой единицы.

 

 

Организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

Органы государственной  власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации  и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В  соответствии с положениями о  государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные  и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

 

 

 

 

Организационные документы.

Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и  граждан, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, права  и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы  деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав  и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной  власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

Положения - нормативные  акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах  РФ), единого органа (например, Положение  о государственной автомобильной  инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Положения утверждаются в  установленном порядке.

Уставы и положения  являются сложными документами. Их структура  и содержание, как правило, определяются учреждениями - разработчиками.

Индивидуальные положения  разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные- руководителями предприятий и организаций.

 

 

Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также  в целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например «Должностная инструкция инспектору по контролю...», «Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим в районе Крайнего Севера», «Инструкция о  ведении делопроизводства».

Текст инструкции разбивается  по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», в котором указывается  цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного  действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий  характер, поэтому в ней рекомендуется  четкие формулировки с распорядительными  словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и  т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы»).

Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом  или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий  по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о  том, что она является приложением  к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем  устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные  мероприятия, указываются ответственные  исполнители.

 

 

 

Работа с документацией.

Автоматизация.

Процесс документообразования в управлении традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с помощью средств вычислительной техники (ВТ).

Внедрению современной электронной  вычислительной техники в управление предшествовала механизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-перфорационные вычислительных машин.

Электронная техника обладает по сравнению с механизированными  клавишными и счетно-перфорационными  машинами более значительными вычислительными  возможностями. Это позволило в  свое время перейти к комплексной  автоматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало возможным  создание автоматизированных информационных систем и систем управления, автоматизированных рабочих мест, других систем автоматизированной обработки документов.

Широкое распространение  в документообороте предприятий  и организаций получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажных носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

 

 

Унификация.

Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к  единообразию(имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической  модели их построения - формуляра - образца.

С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5-87, который  может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах.

Унификация формы и  содержания документов проводится с  первых лет образования Советского государства с целью совершенствования  процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971г. Во исполнение специального постановления  правительства с этого времени  стали разрабатываться унифицированные  системы документации (УСД), внедрение  которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов  управления народным хозяйством.

 

 

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

 

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной документации.

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

ГОСТ Р6.30-97 устанавливает  для организационно-распорядительной документации два основных формата  документов- А4 и А5 . допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

Формуляр делит площадь  формата на три зоны: служебное  поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная  для полей документа и закрепления  его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается  в левом верхнем углу формата  или в верхней его части  при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади  формата составляет рабочее поле документа.

Площадь формата заполняется  информационными элементами документа, а на бланках документов еще и  символическими знаками.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты  постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного  наименования. Переменные - наносятся  непосредственно при подготовке конкретного документа.

Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

 

 

 

Состав реквизитов организационно - распорядительной документации.

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

01- государственный герб  РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации  или товарный знак;