Внешнеторговые операции: классификация, организация, техника

переговоры знакомство (представительские) не преследуют цели заключения конкретных соглашений;

переговоры по техническим условиям (номенклатура, оборудование, его характеристики, комплектность, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки);

переговоры по коммерческим вопросам - целью является обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.

Этапы переговоров:

изложение предложений и понимания в письменной форме (предварительное);

уточнение и согласование отдельных позиций сделки (часто по телефону);

окончательное урегулирование всех условий сделки (процесс переговоров).

Классификация переговоров по социально-психологической атмосфере:

жесткие - основываются на силе, отстаивание сторон своих условий.

мягкие - видят в партнере коллегу, обе стороны идут на уступки (оправданы при длительном сотрудничестве).

принудительные - стороны придерживаются следующих правил: отделять эмоции и амбиции от предмета переговора; сосредоточить внимание на интересах сторон, а не на их позициях; перед тем как придти к какому-либо решению разработать и обсудить несколько вариантов соглашений; добиться чтобы переговоры основывались на объективных данных и достоверной информации. При переговорах используется своя тактика и стратегия.

Подготовка и проведение переговоров по согласованию цен с зарубежными партнерами

Переговоры по согласованию контрактных цен являются одним из важнейших этапов внешнеэкономической деятельности, как для поставщика, так и заказчика. Основные усилия в ходе подготовки и при проведении переговоров должны быть направлены на достижение максимально выгодных контрактных условий для российской стороны.

Согласование контрактных цен требует большой изобретательности, четкого плана проведения переговоров и тщательной аргументации доводов.

В случаях, когда планируется сделка на крупную сумму, вес ошибки в цене заметно возрастает, так как даже доли процента изменения цены могут обернуться значительной суммой упущенной выгоды.

Переговоры по ценам могут носить затяжной характер, а позиция партнера может отличаться упорством и крайней неуступчивостью, что требует мобилизации нервной и интеллектуальной энергии, умелой и своевременной реализации серии домашних заготовок.

В связи с этим первостепенное значение имеет всесторонняя подготовка к переговорам, которая позволит успешно заключить сделку или свести на нет результаты многомесячных поисковых, аналитических, расчетных и рекламных усилий целого коллектива работников.

Во внешней торговле сложились общепринятые принципы подхода к формированию цен и порядку их согласования. Без знания этих принципов переговоры обречены на неудачу.

Зарубежные партнеры уделяют согласованию цен первостепенное значение, проводят детальные анализ цен, анализ квалификации и личных качеств лиц, ведущих переговоры. Переговоры по ценам ведутся на этапах подготовки и заключения внешнеторгового контракта и, как правило, составляют наиболее сложную и длительную часть всего переговорного процесса, так как цена контракта отражает все существенные условия заключенной сделки и выступает концентрированным показателем выгодности сделки. Упрощение переговоров, надежда на "хорошего" партера никогда не приводили к успеху. С другой стороны, умение расположить к себе, завоевать доверие и завязать дружественные личные отношения без ущерба делу, основано на тщательной подготовке к каждой конкретной встрече и затрагивает интересы множества сторон.

Фактически переговоры по согласованию контрактных цен начинаются уже с момента вручения инозаказчику коммерческого предложения или проекта контракта на поставку имущества или оказания услуг и продолжаются на этапах заключения и исполнения внешнеторгового контракта. Согласование внешнеторговых цен, как правило, проводится допущенными к переговорам сотрудниками внешнеторговых подразделений, руководством этих подразделений или организации. Не надо забывать, что каждая встреча, на которой не затрагивается вопрос цены, является возможностью оптимизации условий контракта и повышения экономической эффективности. Как говорят американцы: "О чем бы ни шла речь, речь всегда идет о деньгах".

Успешному проведению переговоров по согласованию контрактных цен предшествует тщательная работа по выявлению, сбору и анализу конъюнктурных материалов, квалифицированному подбор аналогов, расчету внешнеторговых цен, учету особенностей иностранного партнера, доскональное изучение предлагаемого к поставке товара, условий его применения, особенностей спроса и предложения. Чем больше вы будете знать о собственном товаре, тем легче вам будет вести переговоры.

Данную справку ни в коем случае нельзя брать с собой на переговоры. Необходимо точно запомнить ее содержание. Иногда после сбора этих данных вопрос о выходе на переговоры отпадает сам собой.

Исчерпывающее знание планируемой к поставке продукции должно быть непременным условием в подборе участников переговоров.

До начала переговоров по согласованию цены необходимо провести подготовительную работу, основное содержание которой составляет:

1 определение, сбор, изучение  и анализ конъюнктурных материалов.

2 определение, расчет и  оформление внешнеторговой цены  продукции.

3 изучение проекта контракта, обратив особое внимание на  условия планируемой сделки применительно  к особенностям товара.

4 изучение предшествующей  переписки с иностранным партнером  по вопросам планируемой сделки.

5 проверка наличия прямых  или косвенных аналогов данного  изделия, поставлявшихся иностранному  партнеру по линии российских  субъектов ВТС.

6 подготовка справочных  материалов по зарубежным аналогам  применительно к данному иностранному  партнеру.

7 выбор оптимальных аналогов  и выработка методики защиты  предложенной цены.

8 обоснование возможных  контраргументов по отклонению  аналогов иностранного партнера, не выгодных для российской  стороны.

9 проведение перед сложными  переговорами совещания специалистов  с целью выработки тактики  ведения переговоров.

10 изучение досье на  фирму и ее представителей, которые  будут участвовать в переговорах.

11подготовка подробного  плана переговоров с учетом  предложения, что иностранный партнер  уже встречался с нашими возможными  конкурентами.

12 категорически не рекомендуется  включать в план переговоров  обещания, которые невозможно выполнить  или выполнение которых зависит  от третьей стороны.

13 подбор состава своих  участников осуществляется исходя  из принципа "чем меньше людей, тем быстрее достигается необходимый  результат".

При подготовке необходимо изучить и проанализировать все факторы, которые нужно учесть на переговорах. К основным из них относятся следующие:

1 условия контракта (валюта  цены, условия платежей, условия  доставки, сроки и объемы поставки, условия риска и т.д

2 соответствие характеристик  продукции требованиям иностранного  партнера.

3 качество продукции.

4 ремонтопригодность и  эксплуатационные издержки.

5 совместимость изделия  с техническими требованиями  эксплуатации.

6 соответствие продукции  предлагаемым гарантиям. Один из  сложных вопросов, поскольку, как  известно российские изделия  отличаются скоропостижным качеством;

7 конструктивные и функциональные  достоинства продукции.

8 способность к расширенному  производству в случае увеличения  объемов поставок.

9 гарантийное и послегарантийное  обслуживание.

10 возможность обеспечения  запасными частями.

Переговоры по согласованию внешнеторговых цен являются результатом тщательной трудоемкой подготовительной работы (поисковой, маркетинговой, аналитической, расчетной). Согласованная цена в конечном итоге становится контрактной ценой, которая учитывает все основные условия заключаемой сделки и является обобщающим денежным показателем выгодности сделки. Об этом забывать не стоит - каждый доллар, уступленный инопартнеру можно приравнивать к отрицательной оценке деятельности конкретных сотрудников. При такой постановке вопроса в людях просыпаются значительные способности по убеждению партнеров.

В обобщающей форме классическая схема переговоров по согласованию контрактных схем может быть сведена к решению следующих задач:

1. согласование условий  сделки (условия платежа, доставки, сдачи имущества и др.) и номенклатуры  продукции;

2. согласование отечественных  и мировых аналогов и их  цен на основе конкурентных  материалов;

3. согласование методики  проведения переговоров по выбранным  аналогам и уровню их цен, добиваясь  принятия собственной методики;

4. согласование экспортных (импортных) цен на предлагаемую  номенклатуру и подписание итогового  документа.

При проведении переговоров по согласованию цен, которые ранее сообщены Заказчику, необходимо заслушать его мнение и обоснование предлагаемого им уровня цены.

О проведении переговоров по согласованию цен с иностранным партнером целесообразно договариваться заблаговременно, с детализацией конкретной номенклатуры изделий, что позволит подобрать оптимальный состав делегации и провести конкретную подготовительную работу. Неплохо обменяться до встречи программами переговоров. Это все позволит сэкономить время и не распылять внимание на малозначительные вопросы.

Важнейшей частью переговорного процесса является четко налаженная работа протокольной группы. Выполнение этих функций работниками, непосредственно ведущими переговоры, не принято и указывает на низкий уровень организации производственного процесса.

Совместно с инопартнером по окончанию переговоров необходимо подписывать меморандумы, заявления о намерениях, памятные записки и т. п. документы, отражающие перспективы дальнейшего сотрудничества.

По окончанию переговоров, а при продолжительном их характере после каждого раунда, необходимо составлять отчеты, фиксирующие основные аргументы сторон, достигнутые договоренности и принятые обязательства. Отчет обычно подписывается ведущим переговоры и утверждается руководителем организации. В случае необходимости отчет может направляться заинтересованным российским организациям.

Для исключения юридически несостоятельных статей уже подписанного договора, его можно внести в реестр Минэкономразвития после юридической и экономической экспертизы, проведенной специалистами данного министерства.

5 Основы делового  протокола

Деловой протокол - правила поведения, организация мероприятий, приема делегаций, групп, лиц различных уровней. Начало делового протокола - это установление цели визита. Планирование переговоров является основным элементом их подготовки. План должен с максимальной полнотой охватывать интересующие вопросы. Разработка планов переговоров проводится индивидуально в зависимости от того, кто проводит переговоры и какие проблемы предполагаются обсудить.

План включает следующие этапы: дату, время и место переговоров; состав участников; основные вопросы для обсуждения с собеседником; лиц, ответственных за протокольные вопросы, характер приема после переговоров.

Любые переговоры должны быть ограничены по продолжительности. Переговоры должны проводиться в отдельном помещении.

6 Виды и назначение  внешнеторговой документации

Группы:

1) товарные и расчетные;

2) страховые;

3) транспортные и отгрузочные;

4) по платежно-банковским  операциям;

5) транспортно-экспедиторские;

6) экспедитор.

Документы, сопровождающие груз называются товаросопроводительными. Существуют также отгрузочные документы. Документы оформляются на оформительных бланках с определенными реквизитами.

1) дают стоимостные, качественные  характеристики. Документы, характеризующие  качество: сертификат качества, протокол  испытаний, разрешение на отгрузку

2) страх полис, сертификат, объявление, извещение

З) извещение о готовности товара к отгрузке, заявка на аренду, отгрузочная инструкция, разрешение на поставку, извещение об отгрузке

4) это либо инструкция  клиента банку о способах осуществления  платежей, либо отчет банка клиенту. Инструкция по банковскому переводу, заявление на открытие товарного  аккредитива, товарный аккредитив, извещение о принятии документа  к оплате по товарному аккредитиву, извещение об инкассаторском  платеже, банковские гарантии, банковские  траты, перевод вексель.

5) обслуживает выполнение  эксплуататором сопроводительных  операций, отгрузочные поручения, извещение  об отправке, складская записка  экспедитора, товароскладская квитанция, распоряжение на выдачу товара