Подготовка и проведение выставочного проекта

Не следует  путать рекламу и действия по формированию имиджа: реклама подталкивает людей  к покупке или другому желаемому  рекламодателем действию, а формирование имиджа направлено на распространение  информации, установление понимания, доверия  и хорошего отношения к рекламодателю. Поэтому следует скоординировать  работу подразделений учреждения, в  чью задачу входит формирование имиджа, с отделом рекламы и сопоставить  это с планом рекламной деятельности.

Стенд как средство коммуникации

Специалисты утверждают, что посетитель выставки, проходя мимо стенда, решает, подойти  к нему или нет, в течение трех секунд. Очевидно, что первостепенная задача выставочной рекламы заключается  в том, чтобы убедить пришедших  на нее людей посетить стенд.

Стенд —  это образ фирмы в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую  культуру. Он должен выделять учреждение, привлекать внимание, вызывать интерес. Стенд является инструментом коммуникации. Он должен раскрывать цели участия  в выставке, оставаться в памяти как единое конструктивное и художественное целое, информирующее о предоставляемых услугах и отражающее имидж учреждения. Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера.

Предпочтение  по выбору места расположения стенда связано с естественным направлением потока посетителей от входа в  зал к выходу, поэтому каждый экспонент  должен стремиться расположить стенд:

• напротив и справа от главного входа;

• в центральных и во внутренних проходах;

• в углах;

• вблизи от активных экспонентов и специальных помещений для проведения различных мероприятий (презентаций, концертных площадок или площадок для пресс-конференций).

Следует избегать размещения стенда:

• вдали от выходов и центральных проходов;

• в удаленной части зала;

• позади больших колонн и лестниц;

• на противоположной стороне от места, где происходят раз личные мероприятия.

Стенд может  быть оформлен с упором на визуальный аспект либо на информационный.

Выставочный зал представляет собой разделенное на пронумерованные стенды помещение, проектировка которого (выходы, освещение, проходы, вентиляция, противопожарная безопасность, цветовое решение, размещение светильников) обеспечивает нормальную деятельность и безопасность служебного персонала, экспонатов и посетителей.

Выставочная площадка разбивается на несколько зон: публичную — стенд, рекламные материалы, экспонаты, проходы для общения с посетителями; рабочую — место, которое отводится для заключения контрактов и для разговора с клиентами; служебную — место для хранения рекламных материалов, отдыха сотрудников и гардероба.

При оформлении стенда целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:

• на фризе (верхняя часть стенда) необходимо указать название и аббревиатуру учреждения;

• на стенде должна быть информация об успехах учреждения, номер лицензии и сертификат;

• должен быть оригинальный элемент для привлечения клиента.

Правильно спроектированный стенд должен:

• облегчать зрительное восприятие внутреннего помещения, чтобы с первого момента посетителю открывалось «лицо» товара. Стенды с цветовыми излишествами, перегруженные большими конструкциями и запутанные по планировке, лишают впечатления единства, «губят» экспонаты и создают холодную атмосферу. Гармония же красок, изящество фирменных символов, симметричность элементов рекламы обеспечивают привлекательность стенда;

• иметь небольшое количество точек концентрации внимания, чтобы не ослаблялось впечатление и не рассеивалось внимание;

• иметь индивидуальность, которая зависит от концентрации темы;

• быть оригинальным, что создает предпосылки для узнавания учреждения в будущем;

• иметь соответствующую планировку, которая позволит принять ожидаемое количество посетителей;

• быть соразмерным с уровнем и составом посетителей; что требует от дизайнера уважения к традициям, образовательному и культурному уровню посетителей;

• быть спланированным так, чтобы соответствовать общему потоку и внутренним передвижениям посетителей;

• быть удобным в установке и разборке;

• быть спроектированным с использованием таких элементов конструкции, которые всегда можно найти на рынке, а сам проект должен быть понятен для того, кто будет его осуществлять.

Предприниматели, постоянно участвующие в выставках, используют разные варианты приобретения индивидуального стенда: либо покупку  типового стенда, либо аренду, либо прокат.

На персонале, работающем на стенде, лежит большая  ответственность по организации  и осуществлению участия в  выставке. Работники стенда имеют  разные полномочия, но цель одна — успешность участия. Для стендиста важно: обаяние, приятная внешность, готовность общаться; не уставая, повторять сотни раз  в день практически одно и то же так, как будто это говорится  в первый раз и только этому  человеку; умение видеть и понимать собеседника.

Во время  выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему  расписанием месте. Его основные функции сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них  потенциальных клиентов или деловых  партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими  представителями учреждения уже  в зоне переговоров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, раскрыв понятие «выставка», проанализировав подготовку и проведение данного мероприятия, была выявлена технология организации и проведения выставочного проекта.

Хорошо  проведенное мероприятие поможет  компании завоевать новых клиентов, тем самым выйти на новый рынок  или представить новый продукт, что является неотъемлемой частью работы в настоящей конкурентной гонке.

В настоящее время выставочная деятельность, благодаря наличию собственной материально-технической базы, инфраструктуры и квалифицированных кадров, способна формировать значительные финансовые потоки и обеспечивать поступления финансовых средств в бюджеты всех уровней. Важным аспектом этой деятельности является ее социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест.

  У выставочной деятельности имеется значительный потенциал, который многократно возрастет в случае осуществления координации и оказания поддержки со стороны государства.

В связи  с этим развитие этой сферы деятельности в России может стать важным элементом  структурной перестройки и технологической  модернизации народного хозяйства  страны. Одним из необходимых условий  успешного развития выставочной деятельности в Российской Федерации, по опыту Москвы, Санкт-Петербурга, Нижегородской, Новосибирской, Самарской областей, должно стать активное подключение к этой работе органов исполнительной власти всех субъектов Федерации с использованием возможностей региональных торгово-промышленных палат, межрегиональных и отраслевых ассоциаций и союзов. 

Подавляющее большинство выставочных комплексов не отвечает мировым стандартам. Значительный физический и моральный износ материально-технической базы выставочной деятельности, отсутствие выставочных площадей соответствующего качества являются препятствием для организации полномасштабных выставочных мероприятий на уровне современных требований. Необходима реконструкция и модернизация устаревших материально-технической базы и инфраструктуры выставочной отрасли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

1. Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И. «Выставочный менеджмент», М.: Проэкспо, 2008.

2. Бердышев С. «Организация выставочной деятельности», М:Интерэксперт, 2010.

3. Пасмуров А.Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. – СПб.: Питер, 2006.

4. Петелин В.Г. «Менеджер предприятия по рекламе и выставкам. Учебное пособие», М.:Ось-89, 2009.

5. Статья «Выставка без ошибок» от 31.05.2006, www.expo.pallad.ru

6. Статья «Готовимся к выставке» от 06.06.2010, www.expo.pallad.ru