Оценочное собеседование и методика его проведения

Величкина К.С. ОЭФ 42\2

Оценочное собеседование и методика его проведения

1. СУЩНОСТЬ СОБЕСЕДОВАНИЯ  В ЦЕЛОМ

 

Собеседование - это средство двусторонней коммуникации. Его основной целью является обеспечение обмена информацией таким образом, чтобы выработать соответствующее направление действий на будущее.

Оценочное собеседование - определение лиц с необходимыми способностями и целеустановками, которые могли бы стать хорошими работниками организации.

1.1 Цель проведения собеседования

 

Большинство собеседований преследуют конкретные цели. Собеседования при оценке кадров могут включать такие вопросы, как налаживание и улучшение взаимопонимания между руководителем и его подчиненным, или изменение отношения подчиненного к какой-то конкретной проблеме или аспекту его работы. При собеседовании при отборе кадров задача может заключаться в выборе (организацией) кандидата с наиболее подходящим уровнем способностей и мотивации, для выполнения работы в соответствии с предъявляемыми требованиями и выборе (кандидатом) организации как подходящего места для применения своих способностей.

1.2 Подготовка к собеседованию

Подготовка: планирование собеседования.

Планирование собеседования - это двуаспектный процесс. Во-первых, планирование времени, места собеседования и участников, сопровождаемое административными мероприятиями. Во-вторых, планирование общего характера и формы самого собеседования, которая реализуется при проведении беседы. Оба этих аспекта в значительной степени зависят от целей конкретного собеседования для определения соответствующих действий. Приводится контрольный перечень вопросов, который может оказаться полезным при составлении планов собеседования:

1) Как скоро должно состояться  собеседование? Т. е. насколько существенна  проблема, как быстро должна быть  заполнена вакансия, к какому  сроку кто-то должен получить  ответ или решение?

2) Кто должен участвовать в  собеседовании? Есть ли несколько  заинтересованных сторон? Если есть, не смутит ли их присутствие  интервьюируемого? (Подумайте о серии индивидуальных бесед как альтернативе групповому собеседованию, см. ниже об укомплектовании).

3) Где наиболее удобно разместиться  как интервьюерам, так и интервьюируемому?

4) Является ли помещение для  беседы формальным (неформальным)? (Это зависит от позиции организации и важности ситуации. Неформальная обстановка может помочь людям расслабиться, что сделает их более разговорчивыми и, следовательно, более информативными).

5) Как долго будет проходить  собеседование? (Подумайте над целями  собеседования, над тем, как глубоко  следует зондировать, сколько времени  потребуется интервьюируемому для  изложения своих позиций, насколько  серьезна проблема - сейчас и в  будущем).

6) Какая техника собеседования  наиболее подходит для достижения  целей беседы? (Заставит ли стрессовое собеседование раскрыть подлинный характер интервьюируемого или он охотнее будет реагировать на серию кратких и явно случайных вопросов? См. ниже о тактике).

Затратив время и усилия на определение целей и планирование собеседования в общих чертах, необходимо гарантировать, что все идет по плану. Если интервьюеры и интервьюируемые заранее не извещены или не предупреждены о месте проведения беседы, дело пойдет не по плану. Для этого необходима предварительная встреча, на которой все участники-интервьюеры должны быть информированы о стратегии собеседования и своей роли в нем.

Здесь опять может пригодиться контрольный перечень вопросов:

1 ) Будет ли помещение для беседы свободным в нужное время?

2) Извещен ли интервьюируемый о времени и месте беседы, о личности интервьюера (интервьюеров) и продолжительности беседы?

3) Извещены ли другие интервьюеры  о времени и месте беседы, обсудили  ли они свою стратегию и  тактику?

4) Предупрежден ли вахтер, кого  ожидать, когда и куда проводить?

5) Приняты ли меры для предотвращения  прерывания собеседования телефонными  звонками или посторонними лицами?

6) Все ли получили достаточно  информации о мероприятии?

7) Припасены ли соответствующие  прохладительные напитки, имея в  виду формальность (неформальность) беседы, надежды интервьюируемого, возможность бюджета.

8) Если интервьюируемому придется оставить свои дела, поставлен ли его руководитель в известность об этом и надо ли это?

9) Контролируется ли ситуация  в связи с исходом беседы, например, осведомлены ли соответствующие  стороны о результатах?

1.3 Методы проведения  собеседования

 

Индивидуальные собеседования в отделе кадров.

Для небольшого объема найма, когда есть доступные и подробные описания работ и большая мобильность занятых, собеседование с кандидатами может быть ограничено специалистами отдела кадров. Индивидуальные собеседования с участием линейных руководителей.

Могут быть ситуации, когда наиболее причастный к ним линейный руководитель является подходящим человеком для проведения собеседования. Методы при этом различаются в зависимости от организации, но вряд ли резонно ожидать от руководителя ответственности за результаты, касающиеся производства, отказывая ему в контроле над средством достижения этих результатов, т.е. в контроле над работниками его участка или отдела.

Собеседование, проводимое группой интервьюеров из двух человек; из отдела кадров и линейного руководителя. Один из методов, удовлетворяющих все стороны и широко практикуемый, заключается в последовательном подключении к собеседованию как сотрудника отдела кадров, так и линейного руководителя. В таком случае собеседование при первоначальном отборе кадров обычно проводится в отделе кадров по списку наиболее подходящих кандидатур в соответствии с личностной спецификацией и требованиями организации, а затем этот список передается линейному руководителю для проведения собеседования и принятия окончательного решения.

Групповые собеседования

Групповые собеседования являются логическим продолжением собеседования группой интервьюеров из двух человек. И здесь они могут помочь при отборе, когда необходимо параллельное наблюдение и может быть сэкономлено время за счет исключения дублирующих вопросов. Групповое собеседование в большей степени, чем собеседования с участием двух интервьюеров, может напугать интервьюируемого, особенно неопытного. Группа не должна стать какой-то помехой вне сферы собеседования при отборе кадров, но даже и здесь она требует соответствующего контроля и умелой координации в интересах того, чтобы задавались соответствующие вопросы, и чтобы кандидата не смущала тактика перекрестного опроса и быстрая смена тональности и предмета беседы.

2. ТАКТИКА ПРОВЕДЕНИЯ  СОБЕСЕДОВАНИЯ

 

а) Установление контакта с кандидатом.

Если вы не сможете сделать, чтобы он свободно говорил о себе, то количество информации, которое вы узнаете о нем, будет минимальным. Установление этого контакта - дело личного стиля.

В большинстве случаев контакт лучше устанавливается путем ясного объяснения цели собеседования, его места во всей процедуре отбора и порядка, которому вы предлагаете следовать. Сюда включается разъяснение любых вопросов о работе, получение информации о предыдущих работах и обсуждение связи между тем, что кандидат делал в прошлом, и работой, на которую претендует в настоящее время. Если это делается в искренней и дружественной манере, показывая ясную заинтересованность в нем и в том, чего он говорит, если остальная часть собеседования проводится в аналогичном ключе, то кандидат должен откликнуться.

б) Наблюдение за содержанием.

Необходимо пристально следить за содержанием того, что говорит претендент. Все его вопросы и высказывания должны быть взвешены, а их вклад в цель собеседования - т.е. в увеличение вашего знания его пригодности для работы, его чертах характера, склонностях, мотивации и прошлых достижениях - оценен. Только в том случае, если это будет происходить непрерывно, вы можете быть уверены в том, что сможете следовать его мыслям и оптимальным образом использовать отведенное под собеседование время.

в) Удержание контроля.

Недостаточно, что интервьируемый просто говорит. Он должен говорить о вещах, о которых он любит говорить. Но если вы не направите его на относящуюся к делу территорию, то количество полученной от него полезной информации будет строго ограничено.

г) Метод совместного решения проблем при найме и отборе:

- позволяет вам глубже взглянуть, чем в действительности занимался  кандидат.

- дает вам больше информации  для обоснования вашего совместного  решения. Кандидат, который чувствует, что он вовлечен во взаимное  владение. информацией и идеями, с большей вероятностью будет говорить раскованно, чем кандидат, чувствующий, что принимает участие в игре кошки с мышкой;

- интервьюируемый будет сильнее  привязан к окончательному решению. Если он поступит к вам, он  будет стремиться оправдать доверие, доказывая, что вы оба были  правы.

Если рассматривать собеседование с позиций диалога вопрос-ответ, то необходимо классифицировать типы вопросов.

Открытые вопросы

Они поддерживают вашего интервьюируемого, чтобы он "открылся", и полезны, когда вы ищете информацию или мнение вашего интервьюируемого. Открытые вопросы можно узнать по использованию одного из следующих слов: КТО, ГДЕ, КОГДА, КАК, ПОЧЕМУ, ЧТО.

Закрытые вопросы. Это вопросы, на которые можно просто ответить "да" или "нет". Основная цель закрытого вопроса заключается в установлении факта .Они также используются при контроле собеседования - особенно, когда вы имеете дело с болтливым интервьюируемым, который склонен говорить очень много по всем вопросам.

Прямые вопросы. Они используются для получения специальной информации без уклонений, например: "Могу ли я перейти к теме вашей научной работы или вы хотите еще что-либо дополнить?"

Наводящие вопросы. Наводящие вопросы способствуют соглашению другой стороны с человеком, задающим вопросы, и, следовательно, должны быть использованы с предельной осторожностью и только для очень специфических целей. В основном они применяются, когда вы хотите проконтролировать вашего интервьюируемого или повлиять на него, чтобы получить соглашения с его стороны, но они (вопросы) должны основываться на факте или информации, которые уже установлены.

Предположительные вопросы .Эти вопросы, которые основываются на предположениях со стороны задающего вопросы. Если предположение неправильно, как это обычно и бывает, то вопрос будет либо: а) получать неправильный ответ, или б) вызывать антагонизм со стороны интервьюируемого.

Связывающие вопросы. Эти вопросы связывают различные фазы собеседования и ссылаются на более ранние вопросы или ответы. Более того, они показывают ваш интерес к тому, что вы слышите, усиливая поддержку и доверие интервьюирующего.

Зондирующие вопросы - по принципу воронки. Зондирующие вопросы основываются на ответах, которые вы только что получили в предыдущем вопросе. Они преследуют конкретную цель и ищут специфическую информацию. Они могут быть поисковыми вопросами и просто неоценимы, когда вам нужно получить информацию в глубь,

Резюмирование, суммирование. Может быть в форме вопросов или даже утверждения, которое ищет подтверждения. Это неоценимый метод для проверки той информации, которую вы получили;

Множественные вопросы. Два или более вопроса, которые задаются сразу, например: "Что вам нравилось в вашей прошлой работе и почему вы оттуда ушли?"

Перейдем к рекомендациям по проведению собеседования.

После предварительных формальностей перед интервьюером встает задача получения необходимой информации и достижения целей, которые он поставил перед собой, в отведенное (обычно ограниченное) для этого время. Для того, чтобы избежать путаницы и возможного повторения уже рассмотренных вопросов, он должен:

1) Придерживаться логической последовательности  при постановке вопросов, не перескакивая  вдруг с одной темы на другую  и не возвращаясь назад.

2) По мере возможности увязывать  каждый новый вопрос с последним  ответом интервьюируемого.

3) Задавать вопрос вовремя, избегая  многократных вопросов, смущающих  обе стороны.

4) Избегать двусмысленных вопросов, которые заставят интервьюируемого  уточнить ваши намерения или  ощутить их.

5) Воздерживаться от жаргона, который  интервьюируемый, естественно, может  не знать. Для того, чтобы обеспечить получение от собеседования максимальной информации, интервьюер должен:

1) Задавать открытые вопросы, например: "Скажите, как вы оцениваете  график новой работы?"

2) Давать собеседнику время подумать.

3) Задавать зондирующие вопросы, с тем чтобы выяснить, что кроется за фактами и утверждениями ("Почему он/она это говорит?").

4) Поощрять интервьюируемого к  разговору и поддерживать разговор  связующими вопросами, интересуясь: "А дальше?" и "Что же произошло потом?" - или вопросительно повторяя краткие ответы.

5) Меньше говорить самому и  поддерживать разговор поддакиваниями: "Так-так", "Ага", "Да".

6) Избегать задавать вопросы "да-нет". На классический вопрос: "Вы  ладите с людьми?" - никто еще  никогда не сказал "НЕТ". Вопросы  такого типа порождают односложные  ответы, если вам не повезло  на собеседника, и такой односложный  ответ вполне можно предугадать.

7) Избегать наводящих вопросов. Вопрос: "Вы чувствуете, что можете  контролировать положение, не так  ли?" - требует утвердительного  ответа от интервьюируемого, который  хочет угодить интервьюеру или  который опасается последствий  его недовольства. Подобным же  образом вопрос: "Вы действительно  не считаете, что это как раз  то, что надо сделать?" - требует  отрицательного ответа.

8) Избегать прерывания собеседника  или внезапного поворота беседы  вспять.

9) Избегать открытой или подспудной  критики собеседника вроде такой: "У вас, кажется, получилась путаница  в этом вопросе, не правда ли?" Это вынудит его к обороне  и может предостеречь его от  того, чтобы говорить слишком  много и тем самым поставить  себя в еще более глупое  положение.