Методы и приемы анализа систем управления

Менеджмент с точки зрения количественных методов или наука управления, как это сформулировано у К. У. Черчмена, Р. А. Акоффа и Е. Л. Арнофа, Д. Марча, Г. Саймона, В. Врума, предполагает: применение научного подхода к проблемам, возникающим при функционировании системы, и решение этих проблем путем логических схем и математических уравнений, описывающих данную систему. Сторонники указанного подхода ставили перед собой задачу изучать операционные проблемы организации с помощью количественных и математических методов, методов научного анализа. Важный акцент эффективности системы управления базируется на использовании рациональных схем построения организации. Процессов деятельности, принятия решений. Построение эффективной системы управления с позиций этой теории определяется умениями менеджера по разработке моделей деятельности организации, представляющей реальное положение вещей в абстракции, структурированию сложных проблем, сокращению числа составляющих, подлежащих рассмотрению.

Процессный подход рассматривает  управление как процесс, потому что  работа по достижению целей – это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе представляет процесс, являются управленческими функциями, а процесс управления является общей суммой всех функций. Управление как универсальный процесс, состоящий из нескольких функций, таких как планирование, организация, распоряжение, координация и контроль, было рассмотрено еще А. Файолем. До настоящего времени не составлено единого мнения о том, какие функции следует к процессу управления, а какие являются сферой деятельности других специалистов предприятия. Например, Деминг определяет управление как цикл, состоящий из четырех этапов: планирование, реализация, проверка, исправление. Обзор современной литературы позволяет собирательно представить управление как процесс планирования, организации, распорядительства, мотивации, руководства, координации, контроля, коммуникации, исследования, разработки и внедрения инноваций, маркетинга, оценки, принятия решений, подбора персонала, представительства, ведения переговоров, заключения сделок и др. Критериями эффективности системы управления, с позиций процессного подхода, выступают использование менеджером определенной последовательности действий, которая устойчиво и эффективно позволяет достигать цели управления.

Усиление взаимосвязанности и  взаимовлияния разнородных сторон деятельности организации, таких как производство, финансы, маркетинг, управление персоналом и других, а также усложнение внутренних и внешних связей организаций привело к формированию системного подхода к управлению. В соответствии с ним элементы, составляющие содержание управленческой деятельности не просто функционально вытекают друг из друга, а все без исключения связаны друг с другом, оказывают воздействие друг на друга. Развитие этого подхода связывается с именами Ч. Бернарда, П. Друкера, Э. Атоса, Р. Паскаля, Т. Питерса, Р. Уотермена, К. Болдинга, Ф. Каста, Д. Розенвцейга и др. В понимании Ч. Бернарда организация – это "система сознательно скоординированных действий, в которой руководитель является самым важным стратегическим фактором. …Руководитель может достигнуть превосходных результатов в своей работе, только выполнив три условия: обеспечив систему коммуникаций, предприняв усилия, необходимые для действия системы, сформулировав и определив цели" /11/. По определению К. Болдинга, системный подход – это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих – это способ мышления по отношению к организации и управлению /11/. С позиций системного подхода критерием эффективной системы управления является организация таких управленческих воздействий, максимально учитывающих взаимосвязи систем, с минимальными затратами и отрицательными последствиями позволяющие поддерживать гармоничное существование организации в условиях изменений среды.

Определение переменных факторов внутренней и внешней среды и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем. Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые определяют влияние на организацию в данное конкретное время. Основоположниками этого подхода стали Т. Бернс, Г. М. Сталкер, П. Лоренц, Д. Лорш, Д. Вудвард, Д. Томпсон, Ф. Лютанс, С. М. Ли, Д. Л. Олсон и др. Качество управленческих воздействий на систему связывается с умением правильно определить подход к решению управленческих задач, который будет лучше всего служить им в данной ситуации и позволит достигнуть их управленческих целей. По словам Т. Бернса "Началом административной мудрости является понимание того, что не существует единственно оптимального типа системы управления" /11/. Руководитель должен быть знаком с эффективными средствами профессионального управления, должен уметь предвидеть вероятные последствия от применения той или иной методики, правильно интерпретировать ситуацию, использовать в конкретных ситуациях приемы, предполагающие наименьший отрицательный эффект, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

Таким образом, результаты историко-критической реконструкции  подходов к управлению, существующих на сегодняшний день, раскрывают парадоксальную сущность ситуации в критериальном обеспечении анализа систем управления. С одной стороны, багаж современных знаний об управлении чрезвычайно разносторонен, множество прикладных разработок, использующих теоретическую базу смежных с управлением наук, предлагают практикам широкий арсенал средств и методов, от абстрактных законов и правил, до конкретных технологий и правил поведения в конкретных ситуациях. С другой стороны, руководители-практики обвиняли и обвиняют науку в неспособности предоставить в их распоряжение пригодный теоретический аппарат для осуществления профессионального управления, систематического анализа труда и его оценки, проектирования и реализации мер адаптации организаций к условиям постоянно изменяющегося внешнего окружения. На первый взгляд проблема может казаться тривиальной: извечный конфликт теории и практики. Желание практиков получить "простые" приемы управления, обеспечивающие долговременную эффективность и устойчивость организации, со стороны теоретиков расценивается как непоследовательное, неполное, неправильное применение разработок, раскрывающих "истинную суть" управления, предлагающих "верные принципы" руководства. Очевидно, что существуют более существенные причины, действительно затрудняющие практическую реализацию теоретически правильных принципов и методов.

Несмотря на разносторонний анализ теоретических основ управления, до сих пор нет общепринятого понятия "управление", отсутствует единая система методологических принципов исследования управленческой деятельности, единые критерии оценки систем управления. Теоретические разработки различных авторов раскрывают лишь частные аспекты управления, определяющие решение проблем в отдельной области знаний, описывающих и регламентирующих отдельную сферу управления. Разнообразные концептуальные модели, составляющие достижения современной теории управления, и требования, которые крайне сложно совместить в практической деятельности определяют потребность исследований подходов к анализу систем управления в наработках консультантов по проблемам управления. В отличие от теоретиков менеджмента, управленческое консультирование является своего рода "пограничной" деятельностью, где раскрывается возможность практического использования тех или иных подходов к анализу систем управления, нарабатываются и формализуются конкретные технологии анализа. Теоретической областью, наработки которой очень активно используются при анализе систем управления, являются подходы к изменениям.

3. Анализ технологических подходов (методов) анализа систем управления

1. Средства и методы анализа систем управления в подходах к изменениям

Существующие подходы  проведения  изменений  представлены на континууме "жесткие" - "мягкие"  проблемы /12, 13, 14/. К жестким проблемам относятся проблемы  с хорошо определенным конечным результатом изменений, но не определенным способом перехода к этому результату. К "мягким" относятся те проблемы,  для которых не определен не только способ перехода к новому  состоянию,  но  также нет четкого представления и о желаемом состоянии, которого система должна достигнуть в результате данного изменения. (см. Рис. 2)

Здесь же  нанесен  континуум  "сверху-вниз" - "снизу-вверх", который отражает степень вовлеченности подчиненных в процесс планирования и проведения изменения. При ситуации "сверху-вниз" подчиненные практически не участвуют в планировании изменения, а при ситуации "снизу-вверх" обеспечивается максимальная вовлеченность подчиненных в планирование и управление изменениями.

Сюда же  может быть наложен  континуум интеллектуальный - социальный аспекты проведения изменения.  Положение в данном континууме характеризует положение центра тяжести используемого подхода (т.е. на какой аспект изменения направлено большее внимание).

Наиболее подробная информация имеется о подходах  ССВ  (системная  стратегия вмешательства) и ОР (организационное развитие). Суть подхода ССВ состоит в том,  что весь процесс проведения изменений разбивается на три части (этапа): 1.Диагностика, 2.Проектирование, 3.Осуществление. Здесь также речь идет об основательной предварительной работе (диагностика, проектирование), которая не ограничена жесткими временными рамками, а также центр тяжести всей работы находится на интеллектуальном (производственном) аспекте планируемых изменений. Не так много уделяется внимания вовлечению в данный процесс заинтересованных лиц.

Подход ОР в значительной степени похож на ССВ, отличия состоят в том, что при этом подходе центр тяжести всей работы переносится на социальный аспект подготовки и проведения изменений, а также много внимания уделяется реализации подхода "снизу-вверх". Применение данного подхода позволяет снизить возможные сопротивления проведению изменений.

Возможные подходы а анализу  систем управления и осуществления  изменений

Рис. 2

Подход ETHICS в значительной степени  похож на описанные выше ССВ и ОР, основное отличие заключается в том, что он основан на использовании компьютерных технологий. Данный подход также отличается  высокой степенью коллегиальности.  Видимо этому аспекту изменений здесь придается внимания даже больше, чем при ОР.

Подход "мусорный ящик", разработанный  Марчем, применяется тогда, когда  проблема является в высшей степени неструктурированной, что не позволяет разработать план проведения изменений. Здесь используется ситуационный подход, при котором менеджер имеет широкий набор целей, а какую из них ему удастся реализовать в данный конкретный момент в значительной степени зависит от сложившейся  на данный момент ситуации, т.е. в целом стратегия отсутствует.

Промежуточное место в континууме между ССВ и ОР (наличие подробного плана) с одной стороны и "мусорным ящиком" Марча (отсутствие плана вообще) с другой стороны, занимает подход логического инкрементализма. Здесь существует понятие "глубоко продуманного плана", но проработанного только в стратегических направлениях, а не в подробностях как, например, в ССВ. Также может быть неизвестно время, отводимое на изменения.

На другом полюсе континуума расположены  подходы ИВО (изменения в условиях ограничений) и подход Слэттера, применяющийся при необходимости проведения резких изменений. Подход ИВО используется в тех случаях, когда на изменения накладываются довольно жесткие орграничения, которые могут выражаться в ограниченности сроков проведения изменения или в ограничениях компетенции,  накладываемых вышестоящим руководителем. При этом практически  нет времени на реализацию таких этапов как Диагностика и Проектирование, применяющихся в ССВ и центр тяжести переносится на реализацию изменений. Для обоих подходов характерно использование принципа "сверху-вниз", т.е. они имеют тенденцию к управлению одним человеком. Общее в этих подходах состоит в том, что они используются в каких-то экстренных ситуациях.

Описание Системной  Стратегии Вмешательства (ССВ)

Универсальная модель Системной Стратегии  Вмешательства

Рис. 3

При данном подходе перед проведением всей работы определяется Обладатель проблемы - отдельное лицо или группа лиц, перед которыми возникла проблема, также формируется рабочая группа, выполняющая всю работу.

Последовательность шагов, которые должна пройти рабочая группа, контактируя с обладателем проблемы, приведена на Рис. 3.

Действия, которые необходимо осуществить на каждом шаге ССВ, приведены в таблице.

Применение ССВ позволяет структурировать (упорядочить) весь процесс, обеспечить системный подход и обеспечить вовлечение в процесс управления изменениями работников хозяйствующего субъекта, что позволяет учесть опыт специалистов хозяйствующего субъекта, а также снизить сопротивление при реализации разработанной программы изменений.

Очень важно заметить, что успех  применения ССВ, как и всего процесса проведения изменений в значительной степени зависит от наличия у обладателя проблемы реальной решимости к проведению изменений.

Таблица

Три фазы, девять шагов и действия, выполняемые на каждом шаге ССВ