Анализ особенностей управления системами закупок

Изучение потенциальных  поставщиков и их возможностей обычно включает¹³:

• предварительный сбор данных о поставщиках ресурсов, с которым предполагается проведение переговоров или заключение сделки;
• текущее наблюдение за деятельностью поставщиков ресурсов, с которыми заключены договоры на поставку ресурсов;
• выявление и изучение новых потенциальных поставщиков ресурсов;
• систематическое изучение конъюнктуры;

- наблюдение за деятельностью предприятий-конкурентов, являющихся 
лидерами на локальных рынках.

Досье поставщика ресурсов включает ряд документов:

а) карта поставщика ресурсов;

б) сведения о переговорах с поставщиком ресурсов;

в) сведения о деловых отношениях с поставщиком ресурсов.

Карта поставщика ресурсов представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным аспектам, характеризующим различные стороны деятельности данного поставщика ресурсов:

• указывают почтовый, телеграфный адрес поставщика ресурсов, номера его телефонов и E-mail;
• номенклатура продукции и услуг предприятия-поставщика;
• сведения о производственной мощности, торговом обороте, числе работающих и др.;
• данные о финансовом положении предприятия-поставщика;
• сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии предприятия-поставщика в объединениях, ассоциациях и др.;
• конкуренты предприятия-поставщика ресурсов;
• сведения о владельцах и администрации предприятия-поставщика;

-отрицательные стороны деятельности предприятия-поставщика (невыполнения взятых обязательств, наличие рекламаций, арбитражные и судебные иски и др.).

Сведения о  переговорах составляются после  завершения переговоров с предприятием-поставщиком. Они отражают:

- предмет переговоров;

- результат переговоров;

- характеристику лиц, участвующих в переговорах: особенности характера, знание технических и коммерческих сторон обсуждаемых проблем и др.

Сведения о  деловых отношениях с предприятием-поставщиком  в отличие от сведений о переговорах, составляемых после каждого их раунда, составляются один раз в год и отражают историю и опыт работы с предприятием-поставщиком в течение этого времени. Они содержат данные о выполнении поставщиком условий контракта, его заинтересованности в сотрудничестве, деловых качествах администрации предприятия и др.

Этап предварительной оценки всех возможных поставщиков состоит из трех подэтапов:

1. Определение списка потенциальных партнеров;
2. Составление списка поставщиков, удовлетворяющих требованиям заказчика;
3. Выбор надежного поставщика для размещения заказа.

Основная цель на данном этапе - выбор компетентного поставщика, который обладает потенциалом для развития партнерских отношений. Процесс выбора должен быть регламентирован. При выборе должны использоваться;

• методика выбора поставщик;
• разные способы оценки поставщиков;
• положения о проведении всех видов конкурсных тендеров (открытого, отборочного закрытого);
• технологии ведения переговоров;
• схемы анализа и оценки функциональных циклов и результатов выполненных закупок.

Этап оценки оставшихся поставщиков и окончательный выбор поставщика заключаются в необходимости выбрать эффективные формы поиска партнера в соответствии с принятой стратегией снабжения и определить, на какую категорию поставщиков придется ориентироваться в дальнейшем: производитель (отечественный, зарубежный), посредник, постоянный поставщик.

Для более эффективного прохождения  данного этапа предприятию необходимо четко представлять себе содержание основных задач выбора поставщика.

Следующий этап включает подготовку и размещение заказов на закупку. Под размещением заказа понимают закрепление заказа на поставку требуемых товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или услуга за конкретным поставщиком. Повысить надежность выполнения крупных заказов можно посредством их размещения у нескольких поставщиков.

Закупка ТМЦ и  услуг может осуществляться на основании  разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров, открытого контракта, а также соглашений о долгосрочных партнерских отношениях. Основным критерием выбора формы договора является снижение общих издержек предприятия при удовлетворении потребности. Важной задачей при этом является нахождение оптимального баланса между повышением риска невыполнения поставки или размещении заказа у одного поставщика (затраты на возможное возникновение дефицита) и увеличением затрат на поставку при размещении заказа у нескольких поставщиков (увеличение затрат на транспортировку, подачу и оформление заказа).

Поставка  материальных ресурсов также включается в механизм оценки и выбора поставщиков, так как позволяет оценить правильность сделанного выбора. Данный этап заключается в том, что после выполнения обязательств покупателя по оплате заказа поставщик, как правило, приступает к выполнению своих обязательств по поставке товара. В намеченные сроки товар должен быть доставлен покупателю, и если это сложное оборудование, то продавец проводит работы по его монтажу, обучению персонала и выполняет другие условия послепродажного обслуживания.

Следующим этапом в механизме выбора поставщика является контроль и оценка выполнения закупок. Отдел материально-технического снабжения или элементы закупочного центра должны вести контроль за ходом выполнения заказа.

В идеальном варианте в таком контроле нет необходимости. Однако заказы не всегда оформляются безукоризненно, так что их неправильное понимание исполнителем не исключено. Сами поставщики не всегда готовы идти навстречу, они не всегда выдерживают сроки поставок, а при недостатке материалов или смене производственных циклов могут задерживать поставку, не ставя в известность покупателя или хотя бы собственную службу сбыта. Поставщики могут также отдать предпочтение более выгодному заказу и объяснить при этом возникшую задержку поставки поломкой оборудования и т.п. В результате практически во всех случаях возникает необходимость контроля за ходом выполнения заказа. Этот контроль обычно выполняется службой материально-технического снабжения¹⁴.

Проверка счета-фактуры. Счет-фактура - это не только извещение об отгрузке, но и подробное перечисление отгруженного, а также платежное требование, обращенное к покупателю. Поскольку ни одна сделка не может считаться завершенной без проверки и оплаты счета-фактуры, способ обработки счета имеет определенное значение. Обычно счет-фактура поступает с приложением списка отгруженного товара, подлежащего проверке при его поступлении. Случаи расхождений выясняются с поставщиком. Во многих случаях составляется перечень расхождений по установленной форме.

Возврат и новое  выставление счета приводят к  потере времени и ничего не добавляют к эффективности работы покупателя или оценке им поставщика. Многие поставщики не рассматривают выставление счетов как часть сбыта. Однако ошибки в выписке счетов, приводящие к дополнительной работе для покупателя, могут привести к утрате поставщиком следующего заказа. Закупщики обычно недвусмысленно высказываются по поводу недоразумений такого рода в переговорах с представителями службы сбыта продавца, но последние далеко не всегда относятся к этим жалобам с должным вниманием.

Получение и инспектирование  поступающих партий товара. Получение  и инспектирование поступающих партий товара в большинстве случаев сосредоточено в одном подразделении (складе), прямо или косвенно подведомственному отделу закупок. Склад по установленной форме извещает о поступлении товара. Копии извещений направляются отделу закупок (для сверки со счетом-фактурой), заведующему складом (для учета) и подразделению, заказавшему товар (как свидетельство выполнения заказа).

В отдельных случаях  при приемке товара требуется  оценка качества. Она может вестись  по образцу, взятому из каждой партии. В некоторых случаях проверкой качества занимаются специальные подразделения¹⁵.

Признаком выполнения заказа является поставка материалов на склад предприятия товара определенного  качества, количества и ассортимента. Факт получения оформляется соответствующими документами (счета-фактуры, приходные накладные, акты приемки ТМЦ по количеству и качеству), на основании которых производится окончательная оплата заказа. Контроль выполнения поставки функционально относится к циклу закупки, но фактически реализуется на складе, а значит, уместно говорить об интеграции областей снабжения и складской деятельности.

Своевременный анализ информации по результатам поставки позволяет также выявить на ранней стадии потенциальные неликвиды.

Итак, при организации  логистического управления снабжением важную роль играют координация действий, а также внутренняя и внешняя интеграция компаний.

Добиться внешней  интеграции, то есть тесного взаимодействия с другими компаниями можно посредством  развития долгосрочных отношений, выработки общих стандартов, передачи поставщику требований потребителя к качеству, срокам выполнения заказа, а также уровню сервиса. Внешняя интеграция происходит также при вовлечении поставщика в процессы проектирования новых изделий и разработки совместных рыночных стратегий. Характерными особенностями такой интеграции являются:

• проведение мониторинга с последующим интенсивным обменом информацией;
• введение единой системы скидок, надбавок и тарифов;
• разработка универсальных схем оценки расходов и результатов;
• постоянная координация, преследующая цель повышения качества.

При внутренней интеграции в компании на плечи отдела снабжения ложатся дополнительные обязанности, например: контроль и анализ количества и качества заказываемых товаров для удовлетворения потребностей предприятия, участие в проектировании новых изделий и т.д.

Комплексное выполнение всех этих действий позволяет значительно  усовершенствовать работу отдела снабжения, выявить или предотвратить непроизводительные затраты и существенно повысить, таким образом, прибыльность пред--приятия.

Реализация логистического процесса снабжения базируется на принципах координации и интеграции¹⁶.

Логистическая координация - это управление взаимодействием в логистической цепи, сети, системе, основанное на согласовании выполнения различных операций. В свою очередь логистическую интеграцию можно определить как объединение участников с целью организации на основе логистической координации движения материального, информационного и финансового потоков в русле логистической цепи. Для сферы снабжения можно выделить внутреннюю и внешнюю интеграции.

Отличительной особенностью внешней интеграции является сближение  интересов поставщика и заказчика, а также их взаимное влияние на производственную деятельность друг друга.

Внутренняя интеграция связана с изменением характера  взаимодействия между производственными подразделениями предприятия, она подразумевает появление общих функций и приводит к появлению областей совместного контроля и анализа.

1.2. Сущность практических методов оценки возможностей поставщиков

Сегодня достаточно отчетливо прослеживаются растущие требования к рынку закупок, который представляют поставщики продукции. При рыночных отношениях соответствующим образом соединено воедино приобретение нужного товара, требуемого качества, в установленные сроки поставки, по приемлемой цене и у надежного поставщика. Рост требований к реализации продукции вызывает адекватные требования к источникам закупки товаров. Непременным условием улучшения организации закупочной деятельности предприятия является изучение рынка закупок.

Рассмотрены и  проанализированы следующие методы:

• оценка поставщиков на основе определенного набора критериев¹⁷;
• двухкритериальный метод оценки поставщиков: по стоимости приобретения продукции и качеству обслуживания¹⁸;
• рейтинговая оценка поставщиков¹⁹;
• метод, увязывающий выбор поставщика со всем жизненным циклом продукции²⁰ ;
• проектный метод оценки²¹.

К оценке поставщиков  с помощью определенных критериев относится метод, который для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков использует следующие критерии: