Управление закупками в торговой фирме (на примере ООО «Орио»)

· Определение объема недопоставки продукции

· Определение условного опоздания  в случае недопоставки

· Определение общей величины опозданий

· Определение количества случаев  отказа.

· Определение общей величины отказов

· Определение интенсивности отказов

· Определение коэффициента готовности поставок

· Надежность снабжения.

Если закупаемые предметы труда  не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Выбранный товар для предприятия  может закупаться как непосредственно  у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так, например, закупая товар у производителя предприятие может столкнуться с проблемой самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным.

Другим преимуществом закупки  товара у посредника является возможность приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

Важнейшей функций в заготовительной логистике является контроль входных потоков  поставок. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления контроля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.

Произошедшие непредвиденные сбои в поставках могут привести к временной остановке производства или сокращении объемов производства. При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставках товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа.

Логистическая система контроля за выполнением заказа предусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара. Данное взаимодействие обоюдовыгодно, так как позволяет выявить недостатки в работе поставщик, а для потребителя иметь надежного поставщика позволяющего работать предприятию без сбоев. При таком взаимодействии формируются массивы информации о параметрах и структуре материальных потоков, о развитии деловых взаимоотношений с поставщиками. Необходимость координированного контроля за ходом выполнения поставок в условиях расширения хозяйственных связей, динамичности рынка и дальнейшей интеграции с производством привела к широкому применению компьютерных и информационных технологий.

Как правило, установленная на предприятии система контроля предназначена не только за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, позволяет тем самым избежать попадания в производственный процесс некачественного сырья и материалов. Непосредственная взаимозависимость между качеством сырья и готовой продукции заставляет предпринимателей уделять повышенной внимание качеству исходного сырья.

Сложность осуществления контроля за выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара. Чем шире ассортимент, тем больше времени будет уходить на проверку поставляемой партии товара. Партия товара  это регламентируемый договором объем и ассортимент одноразовой поставки продукции. Формирование партии товара происходит на основе потребности заказчика в конкретном материальном потоке,

Параметры, по которым предприятие-получатель будет осуществлять контроль за выполнением заказа целиком и полностью зависит от самого предприятия. Как правило, перечень требований к партии товара формируется на основе производственной необходимости, обусловленной конечным продуктом и технологическим процессом. С другой стороны партия поставки зависит от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции и многих других факторов.

Так например, если предприятие производит одноразовую пластмассовую продукцию, то получаемое для производства сырье  пластмасса должна быть предназначена для пищевых продуктов, иметь соответствующий сертификат. Предприятие использует станки, которые работают на сырье определенной формы и массы. В противном случае предприятию нужно иметь специальное подразделение, специализирующееся на подготовке сырья нужных форм и размеров или искать посредника специализирующегося на выполнении этих функций.

При размещении заказа и его реализации потребитель должен обязательно согласовать с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки является ориентиром для поставщика, то и интервал поставки является ориентиром для потребителя. Интервал отгрузки  это время между двумя следующими друг за другом поставками. Интенсивность интервала отгрузки зависит от транзитной нормы, наличия складских мощностей у грузополучателя и других факторов.

Категория интервала отгрузки в заготовительной логистике используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля за поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств рассчитывают также частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель  средний интервал поставки.

В случае возникновения отклонения от планового хода процесса поставки соответствующая логистическая служба осуществляющая контроль за выполнением заказа принимает оперативные меры по розыску потерянных грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий к виновным. Возникшие недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки могут быть компенсированы различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.).

Для оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по продукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов рассчитывается по формуле:

К_компл = (1- К_н) х К_асс х К_к,

где К_н коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в установленные сроки;

К_асс коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;

К_к коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

Еще одним важнейшим направлением процесса управления поставками в закупочной логистике является постоянное отслеживание надежности заготовительной системы (подсистемы).

Надежность заготовительной подсистемы означает гарантированность обеспечения  логистической системы (потребителя) необходимыми ей (ему) материальными  ресурсами в течение заданного  промежутка времени вне зависимости  от возможных недопоставок, нарушений  сроков доставки и т. д.

Задача надежности заготовительной  подсистемы решается на основе комплексного логистического подхода с применением  методов теории вероятностей, теории надежности, теории массового обслуживания и прочего инструментария.

В самом общем виде надежность заготовительной  подсистемы рассчитывается по формуле:

1 Ротк (t),

где Ротк вероятность отказа в удовлетворении заявки потребителя материальных ресурсов.

В одноканальной логистической  системе, в которой каждое комплектующее  изделие исходит из одного внешнего источника снабжения, невыполнение хотя бы одним из имеющихся поставщиков  своих договорных обязательств приводит к простою производства у потребителя. В этом случае надежность заготовительной  подсистемы рассчитывается по формуле:

_n

Р = П (1 - Pⁱ отк (t)),

ⁱ⁼¹

где Рⁱ отк вероятность отказа со стороны i-ro поставщика;

_n

П количество поставщиков.

ⁱ⁼¹

В многоканальной логистической системе, в которой по всем видам материальных ресурсов кроме основного поставщика имеется поставщик-дублер, надежность заготовительной системы может  быть вычислена по формуле:

_n

Р = 1 П (1 p_i),

ⁱ⁼¹

где P_i надежность i-гo поставщика.

На практике логистические модели представляют собой более сложные  явления, чем традиционные. Поэтому  при расчете надежности за заготовительной  подсистемы могут учитываться также  зависимости между отказами (например, имеется ли некоторый случайный  фактор, могущий повлиять на надежность всех поставщиков одновременно), виды взаимодействия логистических цепей  в случае отказа одной из них (т. е. все или только часть свободных  в данный момент цепей переключаются  на выполнение не обслуженной заявки; в другом случае происходит ли прерывание выполнения текущей заявки и переключение занятой цепи на выполнение не обслуженной  приоритетной заявки и т. д.) и другие факторы.

Основными оценочными показателями управления поставками (входами потоками) в  логистике являются затраты по завозу материальных курсов. Они являются частью транспортно-экспедиционных издержек фактической себестоимости продукции. Затраты складываются из:

расходов по оплате тарифов и  сборов транспортных организаций по продвижению материальных потоков;

расходов на содержание собственного транспорта и организацию процессов  транспортировки.

1.3 Технология закупочной  деятельности в торговой фирме

Специфическая особенность организации  деятельности торгового предприятия  состоит в том, что здесь не только осуществляется процесс движения товаров из сферы производства в  сферу потребления, но и происходит смена форм стоимости. Поэтому в  торговле необходима грамотная организация  как торгового, так и технологического процесса.

Технологический процесс включает в себя совокупность последовательно  взаимосвязанных способов, приемов  и трудовых операций, направленных на сохранение потребительских свойств  товаров и ускорения доведения  товаров до торговой сети и потребителей. Технологический процесс обеспечивает обработку потоков, начиная с  поступления товаров в магазин  и кончая полной подготовкой их к  продаже. Технологический процесс  включает такие операции, как приемка  товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов и др.

Торговый процесс обеспечивает смену форм стоимости. Особенность  этого процесса заключается в  том, что предметом труда здесь  являются не только товары, но и покупатели. Работники магазинов осуществляют продажу товаров и обслуживание покупателей, а покупатели участвуют  в торговом процессе. Обеспечивая  непосредственное доведение товаров  до потребителей, торговый процесс  включает в себя и такие виды организации  коммерческой деятельности, как изучение спроса населения, формирования ассортимента и рекламу товаров, оказание покупателям  дополнительных услуг, текущее пополнение товаров и др.

Основными принципами организации  этих процессов в торговых предприятиях являются:

· Обеспечение комплексного подхода  к выработке оптимальных вариантов  продажи товаров.

· Обеспечение наилучших условий  выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания.

· Достижение оптимальной экономической  эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости  товаров, экономии труда, роста его  производительности, снижения издержек обращения.

Эти факторы определяют динамичность торгового и технологического процесса.

В зависимости от потребительских  свойств товаров, степени их готовности к продаже, принятой системы доставки товаров в магазины, применяемых  форм продажи можно выделить три  основные схемы торгового и технологического процессов.

Первая схема является наиболее сложной, но чаще применяемой. Она включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение, подготовку к продаже и  продажу.

Вторая схема включает разгрузку  товаров с автотранспорта, приемку  их по количеству и качеству, хранение и продажу.

Третья схема предусматривает  разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, и продажу. При этом в магазинах, применяющих продажу товаров  с индивидуальным обслуживанием  покупателей, процесс обслуживания более сложен, чем в магазинах  самообслуживания.

Применение какой-либо одной схемы  в пределах одного магазина встречается  довольно редко. Как правило, в магазинах, одновременно действуют все три  схемы.

Традиционная система организации  материального снабжения основана на принципе наличия запасов. В этом случае требуется оформление документа  о получении необходимого для  производства материала из запасов  собственного склада. На складе подбираются  нужные материалы и передаются системой транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае, если требуемый предприятию  материал отсутствует на собственном  складе, делается запрос в орган  закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает  заказ и обеспечивает отправку товаров. Предприятию заказчику отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным  транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на складе предприятия. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После  оформления соответствующих документов о поступлении товаров они  доставляются на отдельные производства.