Данная система является
системой управления предприятием,
описывающая бизнес-процесс с
помощью документооборота, позволяющая
планировать, исполнять и контролировать
хозяйственную деятельность предприятия,
сравнивать фактическое исполнение
с планом, строить оперативные, общехозяйственные
и финансовые отчёты, имеющая
возможность предоставлять информацию
в максимально удобном виде, т.е.
группировать её, сортировать, производить
поиск и т.п.
Всё это даёт реальную
возможность увидеть любые мгновенные
срезы фактической деятельности
компании. Необходимые условия –
это правильно введённая первичная
документация.
Введение
Отчёты
Проформа
PL-OUT
…
Заказ
Проект
Фактический документооборот
Структурная схема документооборота
Проект
склад
Проект
Credit Note
Формирование
проформ
инвойсов
Согласование
с
поставщиком
В пути
складская
позиция
Невозможность
поставки
Отказ от
исполнения
приложения
Инвойс 1
Package
List IN
(PL-IN)
1
Склад
Согласование
с
покупателем
Package
List OUT
(PL-OUT)
Склад
отгрузки
Инвойс 2
Проформа
N
Проформа
1
Инвойс 3
Инвойс 4
Инвойс N
Недопоставка
Допоставка
Отказ
поставки
Package
List IN
(PL-IN)
N
Проформа
2
Проформы
инвойсов
Инвойсы
PLIN’ы
Проекты
Модель идеального оборота
Оператор принимает заказ
у покупателя (по телефону или
электронной почте) и вносит его
в базу, т.е. базе создаётся так
называемый «Проект». Как ещё
один вариант, заказ может быть
создан не по просьбе покупателя,
а заказан на склад нашей
компании для дальнейшей продажи
его со склада. В этом случае
в базе создаётся «Проект склад».
Резюме:
Формирование одного из
двух видов документов:
1) «Проект Склад» -
заказ товаров на наш склад.
2) «Проект» - заказ
товаров по просьбе покупателя.
После того как проект создан
он окончательно согласовывается
с покупателем.
Модель идеального оборота
- После того как заказ окончательно согласован с покупателем следующий этап это выбор поставщиков для исполнения заказа. Для каждой позиции в заказе покупателя выбирается поставщик исходя из данных наличия, стоимости и качества товара. В итоге формируются списки позиций для каждого из поставщиков, выбранных для исполнения заказа. Эти списки в базе данных называются «Проформы инвойсов» или просто «Проформы». Таким образом заказ покупателя может быть размещён нескольким поставщикам для исполнения.
Следующим этапом является
согласование каждого созданного
списка (проформы) с соответствующим
поставщиком для исполнения. Если
поставщик подтвердил заказ –
«проформа» создана,
заказ сделан.
Резюме:
«Формирование проформ
инвойсов» и «согласование с
поставщиком».
На этом этапе происходит
составление заказов для поставщиков
- формирование проформ инвойсов
(или просто проформ). Проформа - это
списков товаров для заказа. Одна
проформа может содержать заказы
только для одного поставщика.
Модель идеального оборота
- Т.к. проформа может содержать очень малое по объёму количество заказов, которые не выгодно транспортировать отдельно, поставщик ждёт пока наберётся достаточное количество товаров для комплектации и транспортировки. После того как комплект для транспортировки готов, помещён в транспортное средство и отправлен на промежуточный склад (в Европе), поставщик создаёт для нас уведомление со списком позиций, которые он отгрузил. Это уведомление называется «инвойс». Таким образом созданный в базе «инвойс» означает, что поставщик отгрузил заказ. Один «инвойс» может содержать в себе часть заказов одной проформы (если позиций достаточно много для отгрузки за один раз), всю её или заказы из нескольких проформ для одного поставщика.
Резюме:
Из каждой проформы
формируются инвойсы. Как только
набирается достаточное количество
заказов из них формируется
инвойс. Инвойс – это заказы
помещённые в средство транспортировки
и отправленные на склад в
Европе. Инвойс может включать
в себя либо часть проформы,
всю её, либо несколько проформ.
Модель идеального оборота
- С промежуточного склада в Европе наш заказ при помощи транспортного средства отправляется к нам либо на «склад», либо на «склад отгрузки», в зависимости от типа проекта. Если при создании проекта в качестве его типа был выбран «Проект», т.е. заказ делался по заявке покупателя, значит заказ едет на «Склад отгрузки». По проекту «Проект склад» заказ будет доставлен на «склад».
В базе данных приход
товара на «склад» или на
«склад отгрузки» отражается
созданием документа “Package List IN”(или
PL-IN). Таким образом, если PL-IN создан,
это означает что товар пришёл
к нам на склад.
Резюме:
Из инвойсов формируется
«Package List IN» (сокращённо PL-IN), когда товар
со склада в Европе доставлен
нашей фирме. Т.е. PL-IN означает что
на Склад либо на Склад отгрузки
был доставлен заказ.
Модель идеального оборота
- Товары пришедшие на склад отгрузки подлежат выдаче покупателю.
В базе выдача обозначается
созданием документа «Package List OUT»
(PL-OUT). Т.е. созданный PL-OUT означает, что
заказ был отгружен покупателю.
Резюме:
Со Склада отгрузки
формируются «Package List OUT» (PL-OUT). Это
список товаров для заказчика.
Созданный PL-OUT означает, что заказ
был отгружен покупателю
Реальная модель
Реальная модель оборота
содержит в себе идеальную
и показана на схеме голубыми
(идеальная модель) и жёлтыми стрелками.
В реальной модели появляются
несколько нюансов описанные
жёлтыми стрелками:
- На этапе создания проформ инвойсов, когда проформа уже создана и происходит согласование с поставщиком, может оказаться, что выбранный поставщик по какой-либо причине не может поставить часть заказа из данной проформы. В этом случае формируется документ «Credit
Note» и эта часть заказа снова отправляется на этап формирования проформ инвойсов для размещения у другого поставщика. В том случае если ни один из поставщиков не может принять заказ покупателя на выполнение формируется документ «Невозможность поставки» и покупателю отправляется «Отказ от исполнения приложения».
- На этапе формирования PL-IN’ов может оказаться что фактическое количество товаров в PL-IN’е не совпадает с планируемым (с количеством которое заказали). Другими словами по какой-то причине поставщик отгрузил в машину меньшее количество товара чем должен был или каким-то образом товары пропали в пути. В этом случае формируется документ «Недопоставка» и ситуация обговаривается с поставщиком. Если поставщик признал что недопоставка произошла по его вине, формируется документ «Допоставка» и недопоставленный товар снова попадает на этап «Согласования с поставщиком». Если поставщик утверждает, что с его стороны ошибок не было, то формируется документ «Отказ поставки» и недопоставленный товар отправляется на этап «Credit
Note» и формируется соответствующий документ для дальнейшего размещения у другого поставщика.
На начальном этапе, этапе
формирования документа «Проект»,
существует полезная возможность:
после согласования проекта с
покупателем не заказывать требуемый
товар у какого-либо поставщика,
а взять его на прямую со
Склада, не доходя до этапа
формирования проформ. Так же
для заказа покупателя можно
взять товар, заказанный по «Проекту
складу» и находящийся в процессе
оборота, т.е. товар, который заказан
для Склада нашей фирмы но
на Склад ещё не пришёл. Второй
случай обозначен на схеме
узлом «В пути складская позиция».
На схеме данная возможность
показана зелёными пунктирными
стрелками.
Дополнение
Возможности формы Main
1. Кнопка отчётов о
которой будет более подробно
рассказано далее
2. Кнопка Excel. Вывод
таблицы в Excel.
3. Кнопка Inquiry. Создание
запроса поставщику для согласования.
4. Кнопка Ввод Inquiry.
Ввод запроса поставщику для
согласования из Excel.
5. Нажатие на эту
кнопку позволяет создавать и
сохранять запросы к базе
- Кнопка отчётов о которой будет более подробно рассказано далее.
- Кнопка Excel. Вывод таблицы в Excel.
- Кнопка Inquiry. Создание запроса поставщику для согласования.
- Кнопка Ввод Inquiry. Ввод запроса поставщику для согласования из Excel.
- Нажатие на эту кнопку позволяет создавать и сохранять запросы к базе
- Кнопка создания нового проекта
- Кнопка создания нового проекта склад
- Панель перехода с этапа на этап обработки проекта от его создания до закрытия.
1
2
3
4
Таблица формы Main (так же как
и таблицы всех остальных форм
Treelogy) позволяет в максимально
удобном виде просматривать информацию.
Отличительной особенностью таблицы
является возможность группировки по
отдельным параметрам и по нескольким
параметрам сразу. В данном случае группировка
сделана по полям «Тема» и «Покупатель».
На данном снимке мы выбрали только Фильтры
сгруппированные по покупателям.
3
4
7
6
5
8
Отчёты формы Main
- Справочник товаров с их полным описанием, возможностью поиска, выводом в Excel, а так же справочники Моделей товаров, Категорий товаров и Валют.
- Информация о том какие товары находятся на складе, в пути и на складе отгрузки (то что мы должны отгрузить покупателям). Просмотр состояния поставок
- Оборотная ведомость с даты по дату. Показывает остаток на дату 1, приход и расход с даты 1 по дату 2, остаток на дату 2, себестоимость.
- Назначение скидок от поставщика для проектов.
- Создание исходящего платежа с того или иного расчётного счета.
- Работа со списком Расчётных Счетов
- Полная информация по всем поставщикам с возможностью поиска, просмотра полных взаиморасчётов и вывода в Excel
- Полная информация по всем покупателям с возможностью поиска, просмотра полных взаиморасчётов и вывода в Excel.
2
1
3
4
5
6
7
8
Отчёты
Движение денежных средств
Мы должны
Отчёт по комиссии
Нам должны
На складе
Показывает с какого
расчётного счёта (или на какой
расчётный счёт), от кого (или кому),
по какому документу были произведены
входящие (или исходящие) платёжи.