Стандартный модуль системы Торговля

1. ПО АКСАПТА

AКСАПТА — система управления предприятием класса ERP, выпущеная датской компанией Damgaard International на информационный рынок в 1998 г. В настоящее время существует уже более 500 инсталляций АКСАПТА во всем мире, в основном в США и странах Европы. При этом значительную долю всех инсталляций составляют предприятия торговли и дистрибуции, что говорит о приспособленности системы к нуждам торговых предприятий.

Стандартный модуль системы Торговля расширяет функциональность блока Финансы в плане организации закупок и продаж. Этот модуль адресован предприятиям, нуждающимся в организации торгово-закупочных операций и уделяющим большое внимание учету невыполненных заказов и регистрации возврата. Модуль предоставляет базовые функции контроля складских запасов.

Модуль Логистика дополняет возможности модуля торговли и может удовлетворить запросы самого взыскательного оптового поставщика или дистрибьютора. Создание сценариев цен и скидок, регистрация прейскурантов по поставщикам, спецификации, конфигурирование товаров, ABC-классификация — вот неполный перечень средств этого модуля. Наконец, модуль Логистика предоставляет интерфейс к модулям Сводное планирование и Управление складом.

Сводное планирование отвечает за прогнозирование продаж и закупок, составление прогнозов складских запасов и краткосрочное планирование закупок и сборки спецификаций.

Модуль Управление складом имеет дело с оприходованием, идентификацией грузов и контролем выполнения погрузочно-разгрузочных работ, ведает распределением поступающих грузов по ячейкам хранения и упаковкой заказов.

Вместе эти четыре модуля покрывают весь спектр задач оптовой торговли. Все модули теснейшим образом интегрированы с финансовым контуром системы. Возможность дальнейшего расширения средств логистики обеспечивают модули Производство и Проекты, а также дополнительные решения, которые разработаны партнерами компании Damgaard International из разных стран мира.

Наличие среди средств торговли и логистики функций управления ценообразованием, планирования покрытия складских запасов и создания вариантов продукции позволяет решить самые насущные проблемы торгово-закупочных предприятий. В их числе: улучшение качества обслуживания клиентов, повышение эффективности торгово-закупочных операций и снижение затрат на складирование.

Функции АКСАПТА:

1. Создание заказов на закупку  и продажу

При создании карточки заказа на закупку или продажу достаточно выбрать код контрагента — все реквизиты, условия и график оплаты система извлекает из таблиц клиентов и поставщиков автоматически. Кроме ввода закупок вручную, предусмотрен механизм их автоматической генерации на основе прогноза продаж и производства. Наконец, заказ на закупку можно создать напрямую из заказа на продажу одним нажатием кнопки. Поддерживаются регулярные поставки товара с неизменными коммерческими условиями. Создание заказов на закупку и продажу упрощается благодаря средствам копирования заголовков и строк других заказов и складских журналов.

Каждый этап обработки заказов на закупку и продажу создает документ, необходимый для формализации внешнего и внутреннего учета. Документы можно оформить на языке заказчика, а стоимостные характеристики хозяйственных операций легко выражаются в любой иностранной валюте, что упрощает внешнюю торговлю.

2. Организация закупок

Рассмотрим последовательность действий по обработке заказа на закупку или продажу:

• на первом этапе происходит оформление заявки поставщику. Положении о приемке или отказе поставщика вводится в систему для формирования истории закупок или повторного заказа на закупку;
• как только товар поступил на склад, оператор может распечатать так называемый список прихода, контролируя комплектность груза. Далее система распределяет груз по отдельным складским ячейкам;
• приемка товара завершается регистрацией накладной. На этом этапе проверяется соответствие полученного и заказанного объемов продукции с получением подробной картины перепоставки или недопоставки. Параллельно система выполняет приходование товара в главной книге;
• заключительный этап обработки закупки — регистрация полученного счета-фактуры, в ходе которой автоматически формируются проводки в главную книгу и подготавливаются платежные документы.

3. Продажа товара

Продажа, транспортировка товара и выписывание счета-фактуры являются ключевыми моментами работы любой компании. Интегрированное решение управления предприятием АКСАПТА автоматизирует весь процесс эволюции заказа:

• начать процедуру продажи товара можно с печати и отправки клиенту коммерческого предложения; система проверяет наличие товара на складе, задолженность клиента, его кредитный статус и сообщает об этом пользователю, блокируя дальнейший ввод заказа в случае нарушения договоренных условий.
• по достижении соглашения с клиентом система выдает задания на погрузку и упаковку заказа, распечатывает т.н. отгрузочную накладную, гарантирующую комплектность груза.
• с оформлением товарной накладной происходит отправка заказа потребителю и автоматическое списание товара со склада.
• выставление счета-фактуры сопровождается немедленным формированием проводок в главную книгу и закрытием заказа.

По окончании каждой пользовательской процедуры — будь то этап обработки заказа на закупку или продажу — система обновляет информацию в связанных модулях и таблицах. Работая в АКСАПТА, оператор имеет доступ к последним зарегистрированным данным во всей их полноте.

Пакетная обработка

Компания, которую не устраивает рутинное оформление счетов-фактур вручную, может выставлять их в пакетном режиме. Соответствующие заказы выбираются с помощью стандартного для АКСАПТА запроса. По такой методике можно организовать автоматический выпуск документов в конце рабочего дня или выставление счетов-фактур по итогам месяца. В ходе пакетной обработки система позволяет объединить несколько заказов по принадлежности тому или иному клиенту.

Сквозной просмотр данных

Одна из важнейших функций системы — ведение цельного архива первичной документации по заказам на закупку или продажу. В любой момент пользователь может вывести на экран оригинальный счет или накладную и распечатать документ в том виде, в каком он отправлен клиенту.

Более того, нажатием одной кнопки в режиме просмотра документов можно проследить, какие изменения повлекло оформление документа, вычленив все связанные бухгалтерские и складские проводки. Наоборот: по каждой бухгалтерской проводке или движению товарно-материальных запасов мгновенно выводится документ, инициировавший хозяйственную операцию.

Такой механизм сквозного просмотра данных позволяет мгновенно определить источник любой ошибки вне зависимости от срока давности.

Недопоставка и перепоставка товара

Система контролирует соответствие заказанного и полученного количества товара, определяя величину недопоставки и перепоставки. Обнаружив недопоставку, система ожидает решения ответственного сотрудника: отклонить недопоставленную закупку, оплатить счет на неполную сумму и закрыть закупку, или выполнить частичную оплату, ожидая прихода всего количества товара. Выбор того или иного варианта действий основывается на потребности в товаре, уровне складских запасов, наличии альтернативной номенклатуры, и все эти сведения сотрудник предприятия может получить в стандартных запросах и отчетах АКСАПТА.

Аналогично обрабатывается перепоставка: снабженец может отослать излишек товара поставщику, оформив возврат товара с выставлением кредит-ноты, или санкционировать оплату счета-фактуры на полную стоимость закупки.

Для каждого товара можно задать допуск недопоставки и перепоставки в процентном выражении с целью автоматизации обработки закупок. Предусмотрена возможность недопоставки или перепоставки по заказам, т.е. отправки заказа в объемах, отличных от договорных.

Возврат товара

Система поддерживает как возврат закупки поставщику, так и регистрацию возврата от клиента. Каждой операции возврата товара присваивается уникальный идентификационный номер, упрощающий обработку возврата и выдачу отчетности.

Пользователь может определить любое количество причин возврата товара и поставить им в соответствие определенные ответные действия. В зависимости от причины возврата можно забраковать товар, выполнить ремонт, произвести экспертизу, возвратить его на склад или вернуть поставщику.

При возврате товара для отката связанных проводок используется оригинальный заказ на продажу или закупку. Использование исходного документа гарантирует точное восстановление статус-кво на момент отправки товара: изделие списывается или приходуется по исходной цене с реальными издержками.

Резервирование

Механизм резервирования исключает нехватку складских запасов на выполнение заказа или производства. Резервирование может осуществляться как вручную, так и автоматически. Помимо наличных складских запасов, пользователь вправе зарезервировать предстоящие приходы по закупкам. Система позволяет закрепить за заказом товар из определенной складской ячейки или партии, зарезервировать номенклатурную единицу с выбранным номером серии/партии.

Ценообразование и формирование сценариев скидок

Модуль Торговля содержит средства автоматического расчета цены реализации товара на основе его закупочной цены или себестоимости. Для этого достаточно настроить price-list, установить механизм скидок и бонусов, зафиксировать маржу или ввести надбавку в процентах от накладных расходов.

Модуль Логистика предусматривает удобные средства поддержки индивидуальной ценовой политики в отношении клиентов, поставщиков, а также их групп. При необходимости можно распечатать прайс-лист для конкретного клиента или вывести прейскурант цен, предоставленный поставщиком продукции.

Регистрация коммерческих соглашений ведется с конкретизацией валюты, сроков действия договора, номенклатуры и объемов заказа (закупки).

В системе предусмотрен изощренный механизм формирования сценариев скидок. Поддерживается три типа скидок:

• строчные скидки по отдельным товарам;
• многострочные скидки по нескольким товарным позициям;
• общие скидки на всю сумму закупки или заказа

Планирование

Под планированием понимается расчет потребностей в товарах и материалах и формирование закупок для восполнения нехватки ресурсов. Планирование производится в два этапа: на первом вводится долговременный прогноз продаж, на втором — рассчитываются потребности в товарах и составляется план закупок.

Прогнозирование закупок и продаж

Прогнозирование в АКСАПТА подразумевает ввод объемов предстоящих продаж и закупок. В рамках т.н. моделей прогнозирования может существовать неограниченное количество прогнозов по различным регионам, группам контрагентов и т.д. Для отделения оптимистических прогнозов от пессимистических может пригодиться поддержка подмоделей.

Интернет-возможности АКСАПТА

АКСАПТА является ERP-система нового поколения, в основе концепции "e-Sphere", отвечающей за интеграцию АКСАПТА с Интернет, лежит трехуровневая модель архитектуры клиент/сервер, в которой промежуточный слой — сервер приложений (Axapta Object Server), отвечает за бизнес-логику системы, изолируя, таким образом, Windows и Web-клиентов от бизнес-логики и от базы данных.

Интернет-технологии АКСАПТА позволяют публиковать данные на корпоративном Web-сервере, устанавливать и администрировать удаленных клиентов через Интернет, разрабатывать собственные Web-приложения, а Модуль дистанционного обслуживания клиентов (Customer Self-Service) дает возможность клиентам компании размещать заказы на приобретение товаров через Интернет.

Кроме того, архитектура и функциональные возможности АКСАПТА позволяют реализовать новую форму бизнеса — Application Service Providing — предоставление в аренду системы управления ресурсами предприятия и планирования его деятельности (ERP-система), а также дополнительных сервисов, связанных с технической поддержкой, обновлением и развитием функциональности ERP-системы.

ASP-бизнес средствами АКСАПТА  предоставляет обширные возможности  клиентам и поставщикам услуг, различные варианты бизнес-моделей, функции участников ASP-бизнеса.

Преимущества и недостатки:

Среди основных недостатков отчетов Microsoft Axapta выделяют:

• Длительность формирования, особенно, если формируется объемный отчет
• Нет возможности выполнять дополнительные операции с полученными в отчете данными (арифметические действия, поиск, графики)
• Не удобный внешний вид отчета, мелкий шрифт при большом формате отчета.