Оптимизация складских технологий

Опыт специалистов в области  логистики показывает: складские  технологии содержат значительный потенциал  снижения затрат в цепочке поставок и повышения качества логистического сервиса. Эффект от преобразований определяется подходом к оптимизации складских технологий, методикой выполнения работ, опытом привлеченных экспертов.  
В статье рассказывается о типичных проблемах, с которыми сталкиваются компании-дистрибуторы на этапе развития. Определяется последовательность этапов выполнения работ по оптимизации складских технологий, подчеркивается важная роль экспертов-логистов в проекте оптимизации складских технологий. Приводятся позитивные результаты снижения логистических издержек. 
 
 
В условиях динамичного развития российского рынка успеха добиваются дистрибуторские компании, которым удается при заданном уровне сервиса поставить снижение удельных логистических издержек на системную основу. Добившись успехов, дистрибуторские компании воспринимают себя как сервисную логистическую фирму, и для них уже не важно, что доставляется клиентам по отлаженным каналам дистрибуции - фармацевтика, продукты питания или бытовая техника. Главное - доставка должна полностью соответствовать требованиям клиента к качеству, количеству и срокам. 
Не случайно вопрос - что можно сделать для снижения логистических издержек - сегодня актуален как никогда! 
 
Склад - основной элемент в цепи поставок 
Опыт многих дистрибуторских компаний свидетельствует о том, что значительная часть логистических издержек приходится на содержание складского хозяйства и запасы.  
Ошибки управления запасами в условиях роста оборота компании-дистрибутора негативно отражаются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребности в складских площадях.  
 
В свою очередь, ошибки при проектировании склада (выбор места дислокации и помещения под склад, оснащение оборудованием) приводят к значительному росту затрат на складскую обработку товаров и росту расходов на транспортировку. Анализ деятельности многих дистрибуторских компаний доказывает существование зависимости между основными экономическими показателями работы компании-дистрибутора и подходами к управлению запасами и складами. Таким образом, склад следует признать важнейшим элементом цепи поставок с большим потенциалом сокращения издержек. 
Эксперты в области складских технологий на практике, как правило, сталкиваются со следующими проблемами: 
недостаточная пропускная способность существующих складских комплексов;  
ошибки планирования потребности в складских площадях с учетом планов по развитию компании;  
неоптимальные параметры технологических зон и оборудования склада, приводящие к проблемам при обработке грузов (недозагрузка оборудования, нарушение норм и правил хранения, лишние перемещения);  
простои техники и персонала или авралы;  
низкая квалификация и текучка персонала;  
хищения и порча товаров в процессе хранения;  
ошибки комплектации заказов и учета товаров;  
неэффективное распределение функций, полномочий и зон ответственности;  
отсутствие критериев оценки персонала и склада в целом;  
недовольство клиентов. 
Тот или иной подход к оценке производственных процессов и понимание важности проблем управления складскими комплексами в значительной степени определяют эффект от последующей модернизации складских технологий.  
Как повысить эффективность работы склада, если он уже построен и работает, как избежать существенных инвестиций в оборудование и перестройку складского комплекса? 
 
Оптимизация складских технологий 
Проблемы на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: 
организационные (распределение функций, полномочий, зон ответственности персонала и подразделений);  
технологические (последовательность и методология выполнения операций);  
информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации);  
технические (наличие, адекватность и степень изношенности технических ресурсов).  
Выбирая область приложения усилий по оптимизации складских технологий, в первую очередь стоит обратить внимание на разработку решений в области совершенствования организации процессов и технологии выполнения работ. Возможность быстрой реализации и получения практического результата делает организационные решения "двигателем оптимизации".  
Отсутствие необходимости значительных затрат на разработку и внедрение организационных решений - второй неоспоримый "плюс".  
В качестве основного достижения дистрибуторских компаний, прошедших этап организационных изменений и оптимизации складских технологических процессов, можно отметить существенное снижение стоимости обработки единицы груза - основного показателя эффективности для компании-дистрибутора.  
 
Методика оптимизации складских технологий 
Прежде всего необходимо определить цель проводимой оптимизации складских технологий, например: 
повышение пропускной способности складского комплекса и эффективности использования складских ресурсов с учетом имеющихся ограничений и перспектив развития;  
повышение качества складского сервиса;  
повышение пропускной способности склада с одновременным повышением качества складского сервиса.  
Поставленная цель определяет задачи, стоящие перед специалистами: 
выявление и ранжирование проблем, негативно влияющих на производительность, затраты, качество;  
разработка оптимальных алгоритмов товародвижения на складе;  
изменение технологических и управленческих процессов с целью снижения затрат и повышения качества работы складского комплекса;  
корректировка организационно-управленческой структуры;  
разработка ключевых показателей эффективности и системы мотивации персонала;  
постановка задач для реализации в информационной системе;  
внедрение новых технологий, обучение персонала. 
Работа по оптимизации складских процессов, как правило, проводится в четыре этапа: 
1. Логистическая экспертиза. 
2. Перепроектирование технологий работы склада. 
3. Совершенствование организационно-управленческих решений. 
4. Внедрение. 
 
Этап 1. Логистическая экспертиза  
Цель первого этапа - обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах материальных ресурсов и времени.  
Задачи этапа: 
1. Анализ основных складских процессов позволяет выявить их "узкие места" и недостатки (в том числе в диспетчеризации, организации складского учета и оперативного контроля за выполнением операций на складе). Типовые проблемы, характерные для основных складских процессов, приведены в табл. 1. 
Таблица 1. Перечень типовых проблем складских процессов 
Наименование процесса Проблемы  
Приемка Неравномерность поставок, отсутствие информации об ожидаемых приходах.  
 
Трудности идентификации поступающих товаров (ошибки при идентификации, увеличение сроков приходования).  
 
Отсутствие карантинной зоны для размещения проблемного товара, недостаточность количества мест временного хранения.  
Хранение Нерациональность размещения товаров на складе. Решения по расстановке товара не регламентированы, отданы на усмотрение расстановщиков.  
 
Внутренние передвижения не фиксируются в информационной системе управления складом, отсутствует механизм управления передвижениями.  
 
Не проводится оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация).  
Комплектация и отгрузка заказов Перечисление позиций в листах подборки заказа не соответствует оптимальным маршрутам комплектовщика при сборке заказа. Допускается совместное хранение различных товаров, влекущее ошибки при подборе.  
Инвентаризация и учет товаров Несвоевременное списание товара (отгруженного клиентам, взятого сотрудниками, брака и т. п.). Значительное время тратится на поиск необходимого товара (недобор по заказу).  
 
Отсутствие информации о местах хранения товаров, которые "знают эксперты - старшие кладовщики". Существенные затраты времени и трудности при проведении выборочных инвентаризаций.  
Контроль качества Не учитываются качественные показатели работы (сроки приходования, полнота и сроки комплектации заказов, учет потерь в процессе хранения). Не ведется учет и анализ (оценка) занятости персонала и техники.  
 
 
2. Анализ процессов, смежных со складскими, позволяет обнаружить проблемы взаимодействия склада и смежных подразделений. Всем известно, что именно склад вынужден "расхлебывать" последствия многих ошибок, причины которых кроются в смежных сферах - закупки, сбыта, транспорта, информационного обеспечения. Типовые проблемы процессов, смежных со складскими, приведены в табл. 2. 
Таблица 2. Перечень типовых проблем процессов, смежных со складскими 
Наименование процесса  
Закупки Отсутствует планирование поставок и объемов закупок ("экспертное" определение потребности в объемах и ассортименте, определение сроков поставок).  
 
Не ведется работа по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).  
 
Запасы Излишние запасы.  
Продажи Менеджеры по продажам видят в информационной системе остаток товара, а не доступное для продажи количество. В информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки.  
Доставка Не ведется статистика по недовозам и проблемам, возникшим при доставке. Авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие). Не ведется учет возвратов и их причин (а также повторных доставок).  
Информационное обеспечение На различных участках деятельности (склад, закупки, продажи, учет сертификатов и т. д.) используются разные программные продукты - возникает необходимость ручного дублирования информации.  
 
Отсутствуют коммуникационные каналы между подразделениями (невозможность обмена оперативной информацией и планами).  
 
 
В качестве наиболее серьезных и часто встречающихся проблем, выявляемых в ходе анализа процессов, стоит отметить: 
отсутствие оперативного планирования выполнения работ (отсутствие информации об объемах работ, невозможность оценки потребности в ресурсах);  
частичный учет выполненных работ (учитывается только приход и отгрузка);  
отсутствие своевременного учета внутренних передвижений товара на складе;  
отсутствие системы управления запасами (избыточные запасы, отсутствие учета неудовлетворенного спроса). 
Выявленные на этапе анализа проблемы ранжируются, определяется наиболее выгодная последовательность их решения (получение максимального эффекта от проводимых изменений с минимальными затратами времени и денег). Ранжирование процессов производится с учетом: 
значимости проблем по степени их влияния на производительность, затраты, качество;  
значимости процессов в общем цикле деятельности компании. 
В табл. 3 приведен пример ранжирования процессов по степени их проблематичности, а на рис. 1 показано "весовое" соотношение проблематичности основных складских и смежных с ними процессов.  
Таблица 3. Результат ранжирования проблемных процессов 
Наименование процесса Тип процесса Итоговый рейтинг  
Управление запасами и закупкой товаров смежный 1,15  
Размещение товара после приемки на склад складской 1,05  
Приемка товара на склад складской 0,96  
Сертификация смежный 0,72  
Комплектация и отгрузка заказов (филиалы) складской 0,44  
Продажа и доставка розничному клиенту смежный 0,20  
Комплектация и отгрузка заказов (розница) складской 0,12  
Выполнение заявок филиалов смежный 0,11  
Пополнение розничных складов складской 0,09  
Проведение текущей инвентаризации складской 0,07  
Продажа и доставка товара оптовым клиентам смежный 0,04  
Возврат поставщику смежный 0,02  
Возврат товара от розничных клиентов смежный 0,02  
Выполнение и учет заказов сотрудников для личных нужд складской 0,01  
 
 
 
При последующем проектировании складских технологий и их внедрении особое внимание следует уделять наиболее запущенным процессам. 
 
Этап 2. Перепроектирование технологий работы склада  
Цель второго этапа - разработка эффективных решений, направленных на сокращение операционных затрат и повышение качества работы. 
Задачи этапа (см. рис. 2): 
 
1. Расчет нормативов запасов по основным группам товаров с учетом статистики, прогноза развития бизнеса и задаваемого уровня обеспечения спроса. 
2. Оценка товарных и транспортных потоков по приходу-отгрузке. 
3. Определение необходимого количества и конструкций мест хранения (стеллажное, напольное, элеваторы) на основании информации о планируемом грузопотоке и весогабаритных характеристиках обрабатываемых грузов. 
4. Зонирование склада (определение размеров зон приемки, хранения, комплектации, отгрузки, количества и типов мест разгрузки-погрузки). Определение потребности в специализированных зонах - карантина, экспедиции и т. д. Разработка модели распределения потоков товара по зонам склада. 
5. Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров по местам хранения и маршрутам комплектации, передвижения товаров внутри склада (уплотнение товаров на местах хранения, пополнение зоны оперативного подбора и т. д.). 
6. Разработка алгоритмов вспомогательных складских операций (обработка заказов до начала комплектации, устранение ошибок, выявляемых в процессе контроля подобранных заказов, обработка возвратов и т. д.). 
7. Проектирование технологических бизнес-процессов складского комплекса (разработка стандартных процедур, технологических карт, типовых отчетных документов). 
 
Перепроектирование технологий работы склада позволяет за короткий срок: 
значительно снизить затраты по содержанию запасов;  
повысить эффективность использования складского пространства;  
увеличить пропускную способность склада. 
 
Этап 3. Совершенствование организационно-управленческих решений и информационной системы 
Цель третьего этапа - оптимальное распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода. 
Задачи этапа: 
1. Проектирование административно-управленческих процессов складского комплекса с учетом повышения эффективности взаимодействия со смежными подразделениями (закупки, продажи, финансы, транспорт и т. д.), клиентами и поставщиками. 
2. Разработка организационно-управленческой структуры склада с учетом разработанных технологических бизнес-процессов; распределение функций, полномочий и зон ответственности.  
3. Разработка системы ключевых показателей:  
контроля эффективности работы склада;  
системы мотивации персонала.  
4. Постановка задач для совершенствования информационного обеспечения складской деятельности (техническое задание на доработку информационной системы управления складом с учетом разработанных алгоритмов движения товаров на складе). 
 
В качестве результата работ по совершенствованию организационно-управленческих решений стоит отметить: 
повышение производительности труда персонала;  
обеспечение прозрачности складских процессов и повышение управляемости;  
заметное уменьшение стоимости обработки единицы груза;  
наработку базы для дальнейшего системного совершенствования работы склада. 
 
Этап 4. Внедрение  
Цель четвертого этапа - практическая реализация решений, направленных на оптимизацию складских технологий, получение максимального эффекта от изменений. 
Задачи этапа: 
1. Оперативное решение организационно-технологических проблем, возникающих по ходу внедрения. 
2. Тестирование внедряемой информационной системы либо изменений в существующей (в случае необходимости). 
3. Корректировка разработанных решений в случае выявления особенностей организации, не учтенных ранее (особенности внешнего окружения, внутренние ограничения и специфика). 
4. Разработка функциональных инструкций (определение функций и ответственности персонала на основе принятых технологических и организационно-управленческих решений, подготовка базы для формирования должностных инструкций персонала). 
5. Создание программ обучения и аттестации, обучение персонала новым технологиям (на основе разработанных решений - обучение, аттестация и определение пригодности персонала к выполнению работ). 
6. Авторский надзор и консультирование в течение опытной эксплуатации.  
 
Привлечение экспертов-логистов к управлению внедрением изменений технологического процесса на складе позволит:  
существенно снизить риски переходного этапа;  
подготовить персонал;  
получить максимальный эффект от изменений складских технологий за сравнительно короткий срок. 
 
Важно отметить роль экспертов-логистов в управлении проектом оптимизации складских технологий, задачами которого являются как решение специальных логистических задач, так и разработка технического задания для модернизации (создания) складской информационной системы.  
 
Заключение 
Комплексный подход к решению задач снижения логистических издержек и совершенствования процессов обработки товаров на складе позволяет добиваться существенных позитивных результатов, среди которых можно выделить: 
увеличение пропускной способности складского комплекса;  
повышение эффективности использования складского пространства;  
снижение количества брака и потерь при хранении;  
повышение производительности труда персонала и техники;  
снижение затрат, связанных с хранением запасов;  
снижение стоимости обработки единицы груза;  
повышение качества предоставляемого клиентам сервиса. 
В результате мы получаем заметное сокращение срока возврата инвестиций в развитие складского хозяйства (усредненные результаты снижения логистических издержек приведены в табл. 4). 
Таблица 4. Усредненные показатели снижения логистических издержек по итогам внедрения проектов повышения эффективности операционной деятельности 
Фармацевтика Мебельная отрасль Нефтедобыча Металлоторговля  
Повышение уровня удовлетворения спроса до 90-95% до 90-93% до 95-97% до 90-95%  
Увеличение оборачиваемости запасов на 30-50% от 30-40% на 25-30%  
Сокращение времени исполнения заказа на 20-30% до 50% на 15-20% на 20-50%  
Снижение затрат на логистику на 10-15% от 10-20% на 20-40% на 20-50%  
Снижение уровня складских запасов на 20-30% на 15-20% на 30-40% до 35-45 дней продаж  
 
Опыт показывает, что своевременное инвестирование в реализацию проектов по повышению эффективности операционной деятельности существенно дешевле "латания дыр" и исправления последствий серьезных ошибок. Именно поэтому важно предупреждать проблемы, развивая собственный персонал и используя лучший опыт других компаний.