Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска

 

2.2 Использование информационных технологий  в бухгалтерии ОАО «Модель»

 

Важнейшей функцией бухгалтерии ОАО «Модель» является учет товароматериальных и  денежных средств. От налаженной, четкой работы бухгалтерии зависит работа всего предприятия. Основным видом  бухгалтерских работ на таких  предприятиях является оформление документов при поступлении товароматериальных ценностей на предприятие, товарообороте внутри предприятия, отпуске готового продукта заказчикам, движении денежных средств.

К этим документам относятся:

договор;

приходная накладная;

расходная накладная;

заборный  лист;

требование-накладная  и др.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению (Закон "О бухгалтерском учете", положения  по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).

В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы представлены в виде следующей системы:

1-й  уровень - законодательный: Закон  "О бухгалтерском учете" и другие законы;

2-й  уровень: стандарты (положения)  по бухгалтерскому учету и  отчетности;

3-й  уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других  ведомств;

4-й  уровень: рабочие документы по  бухгалтерскому учету самого предприятия.

Бухгалтеры  должны знать вышеперечисленные  нормативные документы, чтобы осуществлять четкий контроль движения товароматериальных ценностей, вести правильно бухгалтерскую  документацию и правильно оформлять  налоговые документы. Особенно важно соблюдение правил ведения бухгалтерской отчетности при автоматизации работы бухгалтера по оформлению бухгалтерских документов. Важно, чтобы автоматизированное рабочее место (АРМ) не только ускоряло процесс составления документов, но и помогало бухгалтеру правильно оформлять документацию.

Учетная документация — пока основной носитель экономической информации на предприятиях общественного питания. От того, каков  объем информации, насколько формы  документов соответствуют требованиям  последующей обработки, во многом зависит уровень организации всей учетной работы. Формы документов, используемых для отражения операций по товарообороту и выполнению производственной программы, организация рационального документооборота в значительной мере влияют на достоверность учетных данных, возможность установления ответственности отдельных должностных лиц за исполнение каждой операции. Все это позволяет осуществлять как предварительный и текущий, так и последующий контроль деятельности предприятия, полностью и своевременно отражать совершаемые операции.

Анализ  движения документов бухгалтерии ОАО  «Модель» можно изобразить схемой (Приложение 1).

Основными для предприятия являются операции, касающиеся производства и реализации материалов. Контроль товаров, изготовления и реализации продукции базируется на первичной документации. Исследование ее состояния на предприятиях показывает, что эта документация и статистическая отчетность далеко не всегда соответствуют требованиям сегодняшнего дня. Разнообразные по форме, но одинаковые по содержанию документы, предусматривающие учет товарооборота и операций на производстве, не приспособлены во многих случаях к механизированной обработке. Это снижает эффективность применения техники, отрицательно сказывается на контрольно-аналитических функциях учета, затрудняет документооборот.

Недостаточное внимание уделяется унификации и  стандартизации первичных документов. Наиболее распространенные их виды, например счет-фактура, накладная, не унифицированы. Каждый поставщик, как правило, применяет свои формы таких документов, не учитывая то, как они будут использованы в дальнейшем. В большинстве случаев первичная документация заполняется вручную.

Еще одним отрицательным моментом бухгалтерского учета товарооборота и процессов  производства на предприятиях является его недостаточная оперативность. Для ее устранения необходимо автоматизировать работу бухгалтера, но для этого на начальном этапе надо привести однородные документы к определенной форме.

Внедрение средств автоматизации для работы главного бухгалтера позволит сократить затраты времени на обработку, создание, исправление бухгалтерской документации, что, в свою очередь, должно привести к улучшению качества документационного обеспечения работы бухгалтерии.

Автоматизированная  система бухгалтерия предприятия  предназначена для составления  и оформления документации при поступлении  материалов; документов, подтверждающих товарооборот и отпуск готовой продукции; регистрации документов, хранения данных, имеющих наибольшее значение для предприятия, хранения документов на машинном носителе.

Предлагаемая  база данных системы управления документооборота (СУД) состоит из двух частей:

- внемашинной;

- внутримашинной.

Внемашинная БД необходима для организации работы и поддерживания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями СУД. При описании внемашинной БД задается последовательность процедур по маршруту движения документа или группы документов по передаче их на АРМ СУД для использования в процессе управления. Внемашинную БД составляют самые различные документы, которые подлежат обязательной регистрации во внутримашинной БД. К таким документам относятся: счета-фактуры, сертификаты качества, справки, т. е. сопроводительная документация, подтверждающая качество сырья. Документы, формируемые системой, также должны распечатываться в нужном количестве экземпляров и передаваться исполнителям. Внемашинная БД содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность бухгалтерии предприятия. Организацией внемашинной БД занимается бухгалтер. Бухгалтер обязан должным образом хранить документы на бумажных носителях, распечатывать необходимые документы и передавать эти документы исполнителям.

Внутримашинная  БД создается и поддерживается с  помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным  способом структурированных и форматированных  файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне малого предприятия является СУБД Access для Windows. Данные из этой системы с помощью стандартных средств Access легко передаются в другие программы, входящие в состав MS Office: Word, Excel, что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы. Внутримашинная БД Бухгалтерии предприятия, mdb" разработана средствами Access 2000. Поддержанием работы БД занимается администратор базы данных (АБД). Работа АБД заключается в создании самой БД и технологическом контроле, необходимом для осуществления решений главного бухгалтера, который принимает решение о том, какие данные хранить в БД. Конечным пользователем БД является главный бухгалтер, который работает с БД непосредственно через рабочую станцию. На должность АБД необходимо принять программиста.

Внутримашинная  информационная база располагается  на жестком диске компьютера, а  резервные копии — на жестком  диске или гибких дисках.

При создании и функционировании внутримашинной БД общие ограничения целостности контролируются средствами СУБД MS Access, в системе присутствуют частные ограничения целостности, с помощью которых осуществляется контроль некоторых параметров. Система обеспечивает контроль следующих параметров:

поставка не должна быть меньше 10 кг;

дата  для приходной накладной может  вводиться только текущая;

дата  для расходной накладной может  вводиться только текущая.

База  данных бухгалтерии предприятия  включает в себя следующие объекты:

главную кнопочную форму, которая позволяет работать с формами, отчетами и осуществлять выход из приложения;

таблицы, которые предназначены для хранения записей;

формы, предназначенные для внесения новых  записей в таблицы;

запросы, предназначенные для объединения  данных из таблиц;

отчеты, которые предназначены для просмотра и вывода оформленных документов на печать (Приложение 1).

С ее помощью пользователь может работать либо с формами, либо с отчетами. Если необходимо внести какие-либо данные, надо щелкнуть по кнопке "Работа с  формами", после чего появятся названия форм, из которых пользователь должен выбрать нужную ему в данный момент форму (Приложение 2).

Для того чтобы внести новые данные в  таблицу "приходная накладная", надо открыть форму "Приходная  накладная 1" и заполнить все  поля, при этом № приходной накладной присваивается бухгалтером на основе существующей нумерации, Форма имеет поле "№ патента", это необходимо, чтобы сделать ссылку на поставщика, так как каждая приходная накладная оформляется на каждую конкретную поставку этого поставщика. Это поле представляет собой поле со списком с номерами всех патентов и соответствующими этим номерам названиями поставщиков.

Для того чтобы составить документ "Приходная  накладная, надо открыть кнопочную  форму "Приходная накладная". Поля № склада и № сырья представляют собой поля со списком с соответствующими этим номерам наименованиями сырья. Номер приходной накладной также представляет собой поле со списком. В этом списке указаны номера приходных накладных и даты, в которые эти накладные были составлены? Дата соответствующего номера должна совпадать с датой, указанной в поле "дата приходной накладной".

Для того чтобы оформить документ "Расходная  накладная", заполняем все поля формы "Расходная накладная". Поля № сырья и № склада представляют собой поля со списком. В этом списке указаны номера и соответствующие этим номерам наименования. Поле № требования-накладной также для удобства пользователя представлено полем со списком. В списке указаны номера всех составленных требований-накладных и даты, соответствующие дням составления накладных.

Для того чтобы оформить документ "Требование-накладная", нужно заполнить все поля формы "Требование-накладная". Чтобы  помочь пользователю правильно указать  номер требования-накладной, это  поле оформлено полем со списком. В список входят номер требований и даты, когда были созданы эти требования. Если подвести курсор к этому полю, то появится подсказка "Введите N;: требования-накладной, дата которого соответствует дате, указанной в поле дата требования-накладной". Также для удобства пользователя поля № сырья, код цеха представлены в форме полей со списком с номерами и соответствующие этим номерам наименованиями сырья и цехами.

Для того чтобы составить новый договор, нужно заполнить форму "Договор". При этом поле № заказчика представлено полем со списком с номерами заказчиков и соответствующим этим номерам названиями заказчиков.

Чтобы оформить документ "Заборный лист", нужно заполнить форму "Заборный лист". Поле № договора представляет собой поле со списком с номерами договора и указанием в этом договоре даты поставки. При заполнении этого поля появляется подсказка "Введите № договора, дата поставки которого совпадает с датой заборного листа". Поле № готового продукта также представлено полем со списком. В список для удобства пользователя внесены все номера готового продукта и соответствующие этим номерам названия готового продукта.

После внесения данных в форму пользователь может просмотреть и, если необходимо, распечатать нужный документ. Для  этого в главной кнопочной форме нужно выбрать кнопку "Работа с отчетами".

Таким образом, внедрение автоматизированной системы на предприятии «Модель» поможет выполнять наиболее трудоемкие и требующие повышенного внимания операции с минимальными усилиями, повлечет за собой увеличение оперативности обработки и получения информации, рост производительности труда. Теперь для оформления документации бухгалтеру потребуется несколько минут, тогда как раньше на это уходили часы и дни. Автоматизированная система гарантирует сохранность и защиту данных от несанкционированного доступа.

Заключение

 

Итак, подводя итоги в курсовой работе нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов  и средств целенаправленного  изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

Автоматизированная информационная технология управления - система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Новые информационные технологии связаны  с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ. Автоматизированные информационные технологии классифицируются: по степени охвата задач управления; по классу реализуемых технологических операций АИТУ; по типу пользовательского интерфейса; по способу построения сети АИТУ; по обслуживаемым предметным областям.

Информационное  обеспечение управления – это  сложный динамичный комплексный  процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, то есть процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями. Смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

Современные информационные технологии обеспечения  управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Существует  два подхода к совершенствован6ию документационного обеспечения  управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1. совершенствование выполнение отдельных  видов работ путем применения  универсальных информационных технологий.