Эффективность использования информационных систем в организации логистической системы предприятия

ООО «Холдинговая компания «КАМА-ТРАКС» является членом «Международного союза экспедиторов» («FIATA»), членом «Ассоциации Российских Экспедиторов» («АРЭ»), членом Торгово-промышленной палаты г.Набережные Челны и региона «ЗАКАМЬЕ» Торгово-промышленной палаты Республики Татарстан и Торгово-промышленной палаты Российской Федерации.

Услуги компании востребованы более чем 350 клиентами. Основные партнеры на рынке грузоперевозок:

• ОАО «КАМАЗ»,
• «CUMMINS Incorporated»,
• ОАО «Павловский автобус» (ОАО «ПАЗ»),
• ООО «Комбайновый завод «РОСТСЕЛЬМАШ»,
• ООО «Курганский автобусный завод» (ООО «КАВЗ»),
• ОАО «ГАЗ»,
• ОАО «Нижнекамскшина»,
• ОАО «Нижнекамскнефтехим»,
• ООО «Торговый дом «Кама»,
• ООО «Сименс ФДО Аутомотив» («Siemens VDO»),
• ОАО «Альметьевский Насосный Завод» («АЛНАС»),
• АОР «НП Набережночелнинский картонно-бумажный комбинат» («КБК»),
• Корпорация «РАССТАЛ»,
• ГУП РТ «ПО ЕЛАЗ»,
• ОАО «СМП-Нефтегаз»,
• ОАО «ЧНФ «АЛСУ» и др.

ООО "Холдинговая компания "КАМА-ТРАКС" организует выполнение грузовых перевозок всеми видами транспорта в любых направлениях.

Компания оказывает  услуги по организации контейнерных перевозок, перевозок таможенных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов, мелких партий грузов, грузов, требующих соблюдение температурного хранения, складирование грузов, их страхование, охрану и сопровождение.

ООО «Холдинговая компания «КАМА-ТРАКС» выполняет до 7-8 тысяч грузоперевозок в год в междугородном сообщении, а также организовывает доставки грузов из любых точек мира для российских и иностранных заказчиков.

Для осуществления автомобильных  перевозок используются тентованные  и цельнометаллические автомобили с грузовым пространством от 82 до 120 м², оборудованный АДР комплектами автотранспорт для перевозки опасных грузов, рефрижераторы и изотермы, малотоннажные автомобили и специализированный подвижной состав для перевозки негабаритных и тяжеловесных грузов.

В Транспортно-экспедиционном предприятии ООО «КАМА-ТРАКС» условия  хранения подвижного состава можно  охарактеризовать как открытое хранение без подогрева. В состав вспомогательных  площадей предприятия входят: офисные  помещения, площадки и склады для хранения грузов, гаражи, санитарно-бытовые помещения, пункты общественного питания, управления.

Упрощенно организационная  структура представлена в Приложении А (рис. А.1). Руководство предприятием осуществляет директор, которому подчиняются начальники всех отделов и главный бухгалтер. Руководителем предприятия с момента его основания является Штейнберг Леонид Данилович. Он распоряжается всеми средствами предприятия, осуществляет подбор и расстановку кадров, контролирует деятельность подразделений, несет ответственность за выполнение плана и соблюдение финансовой дисциплины.

Транспортный отдел - это непосредственно весь подвижной  состав предприятия, водители и обслуживающий  и ремонтный персонал. В мастерских имеются зоны технического обслуживания и ремонта, где выполняется соответствующий комплекс работ, таких как ежедневное обслуживание и ТО-1 на специально оборудованных линиях технического обслуживания. В зоне ремонта располагается разборочно-сборочный цех, в котором осуществляются ТО-2 и текущие ремонты.

Логистическая служба предприятия - аппарат предприятия по организации  грузоперевозок, основные функции, структура  и задачи которого будут рассмотрены  ниже.

Бухгалтерия осуществляет учет материальных и денежных средств, расчеты за перевозки и другие услуги, расчеты с рабочими, учет всей деятельности предприятия в денежном выражении, контроль над законностью и целесообразностью хозяйственных операций, составляет бухгалтерские отчетности. Предприятие имеет главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, одного экономиста и бухгалтера-кассира для выдачи заработной платы, а также несколько бухгалтеров для оформления и учета подотчетных сумм, движения материальных и денежных ценностей и другого имущества.

Правовой отдел возглавляется заместителем директора по юридическим вопросам, в его состав также входят юрисконсульт по дебиторам и специалист по договорам.

2.2. Анализ действующей организационной  структуры логистической службы  ООО «ТКФ «КАМА-ТРАКС»

Логистическая служба является элементом системы управления предприятием.

Основными задачами логистической  службы предприятия являются:

1. Ведение базы данных по участникам транспортной деятельности;
2. Контроль транспортной деятельности;
3. Организация контроля работы подвижного состава на линии;
4. Планирование и организация транспортной деятельности;
5. Определение вида и количества транспортных средств для обеспечения заданной потребности в перевозках;
6. Построение оптимальной транспортно-технологической схемы по различным критериям (стоимость, время, качество доставки, интегральный критерий и т.д.);
7. Моделирование транспортных сетей;
8. Диспетчерское управление транспортировкой грузов;
9. Документационное оформление доставки грузов;
10. Заключение договоров транспортно-экспедиционного обслуживания с клиентами и перевозчиками;
11. Ведение сопроводительной документации по договорам перевозки грузов различными видами транспорта.

Планирование перевозок  грузов является одной из главных  задач в работе логистической  службы транспортного предприятия.

План перевозок грузов в первую очередь разрабатывается по предприятиям и организациям, утвержденным для обслуживания руководством «КАМА-ТРАКС». Наиболее крупными партнерами ООО «ХК «КАМА-ТРАКС» являются ОАО «КАМАЗ», ОАО «Нижнекамскшина», ОАО «Нижнекамскнефтехим». ОАО «Нижнекамскнефтехим» в среднем ежемесячно отгружает автотранспортом около 30000 тонн готовой продукции, это около 1500 автомобилей. При наличии провозных возможностей в план включаются другие предприятия и организации Набережных Челнов и Республики Татарстан. Исходными данными для составления плана перевозок грузов являются заявки предприятий и организаций.

Разработанный план перевозок  грузов на планируемый период сопоставляют с провозными способностями автомобильного парка. При этом обеспечивается выполнение объема перевозок в установленные  сроки.

Объем транспортных работ  определяется на основании данных о количестве поступающих и отправляемых грузов с учетом их номенклатуры. Перевозки основных материалов - готовой продукции полистирол и полипропилен- составляют 70-95% общего грузооборота.

Логистическая служба ООО  «ХК «КАМА-ТРАКС» может быть представлена в виде организационной схемы, представленной в Приложении Б (рис. Б.1).

Отдел международных  перевозок существует в компании с момента ее образования (с 1992 года). Специалисты отдела международных  перевозок оперативно предоставляют  данные о местонахождении грузов, обеспечивая надежное отслеживание грузопотоков, используя систему GPS.

Мультимодальные перевозки - это перевозки, при которой используется несколько видов транспорта, а  компания-перевозчик организует ее целиком. Такие перевозки чаще всего осуществляются тогда, когда требуется доставить товар из какой-либо отдаленной страны или с другого континента. Мультимодальные перевозки требуют максимальной слаженности действий всех участников ее процесса.

Уже 14 лет ООО "Холдинговая  компания "КАМА-ТРАКС" осуществляет мультмодальные и комбинированные перевозки из любой точки мира с использованием автомобильного, морского, авиационного и железнодорожного транспорта.

В большинстве случаев  доставка грузов производится по схеме  «от двери до двери». То есть, компания полностью берет на себя весь процесс перевозки: от погрузки товара на складе поставщика в любой стране до отгрузки товара на складе покупателя. На стадии планирования перевозки служба логистики разрабатывает оптимальную схему мультимодальной перевозки.

Приоритетными направлениями  грузовых автомобильных перевозок  являются Европейская территория России, Сибирь, Урал, страны СНГ. Поэтому работа службы логистики в области российских перевозок осуществляется менеджерами  в зависимости от направления  движения транспорта, в зависимости от места загрузки-разгрузки автомобиля.

Работа отдела российских перевозок осуществляется по следующим  направлениям: Сибирский федеральный  округ; Уральский федеральный округ; Центральный федеральный округ; Южный федеральный округ; Приволжский федеральный округ.

2.3. Оценка эффективности деятельности  службы логистики и ее влияние  на механизм осуществления логистических  процессов на предприятии

На предприятиях, имеющих большое  количество подвижного состава, существуют проблемы с планированием перевозок. Для обеспечения рентабельной работы автомобилей необходимо учитывать множество факторов, таких как:

• организация обслуживания и ремонта автотранспорта для поддержания его высокого уровня надежности;
• особенности перевозок, определяемые транспортными (вид, количество груза, расстояние перевозки, условия погрузки-разгрузки), дорожными (состояние дорожного покрытия), климатическими (температура воздуха, продолжительность летнего и зимнего периодов) условиями;
• организация работы материально-технического снабжения с целью обеспечения необходимым количеством топлива, смазочных материалов, запчастей и агрегатов, шин и т. д.;
• организация маршрутов перевозок, позволяющих максимально полно использовать транспортные средства и рабочее время;
• обеспечение транспортного предприятия необходимым количеством работников: специалистов, руководителей, водителей, ремонтных рабочих.

Так, в компании «КАМА-ТРАКС» эксплуатируется около 60 единиц транспорта, используются путевые листы типовой  междуведомственной формы. Информация в путевые листы вручную заносится следующими работниками:

1) диспетчером - данные о водителе (фамилия, его табельный номер); данные об автомобиле (марка машины, его государственный номер); время выезда из гаража, время возврата в гараж; требуемое количество горючего на выполнение задания; наименование и адрес заказчика; остаток горючего при выезде и при въезде в гараж (данные подтверждаются подписью механика); показание спидометра при выезде и возврате в гараж;

2) водителем - время (ч, мин) и показания спидометра при прибытии к заказчику и выбытии от него, маршрут движения. Также в путевом листе водитель указывает часы работы по совместительству, поскольку за совмещение обязанностей ему производится доплата. Например, в графе «Особые отметки» делается запись о совмещении обязанности грузчика или экспедитора;

3) заправщиком делаются отметки о полученных литрах горючего на пути следования.

Разрешение на выпуск из гаража автомобиля, находящегося в исправном состоянии, сдача автомобиля шоферу и приемка автомобиля от шофера заверяются подписью механика или заменяющего его лица.

Поскольку заполнение путевых  листов на предприятии осуществляется вручную, это приводит к следующим  ошибкам. Так, в путевых листах не всегда указывается точный маршрут автомобиля. Например, в графе «Маршрут движения» делаются такие записи, как «езда по городу», «езда по точкам», без уточнения мест остановки автомобиля. Согласно инструкции по заполнению и обработке путевого листа для грузового автомобиля неопределенные маршруты указывать запрещается. Так как точно определить маршрут по такому путевому листу невозможно, то нельзя быть уверенным, что указанный пробег в путевом листе соответствует действительности. Поскольку в данной организации транспорт изношен на 70-80%, то спидометры часто оказываются вышедшими из строя. Также в путевых листах часто допускаются неоговоренные подчистки, исправления, что недопустимо, поскольку путевой лист - это документ строгой отчетности. Водители, заполняя путевой лист, торопятся, и почерк при этом бывает неразборчив.

После того как оформленный  путевой лист примет диспетчер, его отдают в отдел автоматизированной системы управления предприятием, где всю информацию вручную переносят в базу данных для ее накопления и дальнейшей систематизации. Это увеличивает возможность возникновения ошибок.

Полученная таким образом  информация не может показать четкую картину эксплуатации подвижного состава. В то же время на рынке представлен ряд программных продуктов, решающих задачи учета и специфики автоматизации деятельности автотранспортных хозяйств. Предлагаются готовые отраслевые решения, ориентированные на различные категории пользователей. Данные программы позволяют организовать учет заявок и формировать разнарядку на работу автомобилей.

Применение программ помогает минимизировать производственные сбои, обусловленные нестыковкой  информации, касающейся разных областей работы транспорта. Однако применение таких программ связано со значительными доработками, поскольку предприятия стремятся к высокой степени интеграции учета работы транспорта с бухгалтерским учетом, а это требует дополнительного времени и квалифицированных специалистов.

Работа диспетчеров, отвечающая за технологический процесс выполнения заказа, рассматривается как один из частных элементов в логистической  системе, которая является комплексным  объектом. Проблема в работе диспетчеров на крупном предприятии заключается в организации информационных потоков, связанных с планированием и координацией транспортной деятельности. Обработка информационных потоков очень ответственная задача, поскольку малейший сбой в организации транспортного процесса может повлечь за собой невыполнение заказа.