Русский язык и культура речи

·          наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

·          название улицы, номер дома, номер квартиры;

·          название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

·          название области, края, автономного округа (области), республики;

·           страна (для международных почтовых отправлений);

·           почтовый индекс.

На документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели, например:

Об организации  выставки

О выделении аммиака  из ФПТ-200М

По вопросу  стоимости кондиционера IK 23- IMI

На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта  договора

Об организации  института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать  двух строк; точка в конце заголовка  не ставится. Не рекомендуется употреблять  в заголовке слова касательно, касается, а также писать по делу, поскольку это выражение более уместно в юридической практике.

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» предлагаем Вам...

Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может  включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращение  помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится  в отдельную строку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдельным должностным лицам;

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин директор!

Заключительная формула  вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от

вступительного обращения  заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением...

С глубоким уважением...

С пожеланиями  успехов...

С наилучшими пожеланиями...

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих  смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его  наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение:       1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские

заводы» на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана  поэтапного ввода системы информационного

обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Шесовских

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

Васильев 32-45-78

Ниже фамилии исполнителя  и номера его телефона может указываться  индекс машинистки (первые буквы фамилии  и имени), количество отпечатанных экземпляров  и дата печатания, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2000

Следует также отметить особенности  оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

1.         Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст.

2.         Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P.s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, в  ближайшие две недели не смогу  с Вами встретиться, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследование в Санкт-Петербург.

С уважением        .......................................

^{(сигнатура,  факсимиле)}

2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2000 г. 18^Ш   .......................................

^{(сигнатура,  факсимиле)}

Как видно из приведенных  выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи.

 

4. Типы документов  

 

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как  уже отмечалось, документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации  документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая  переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к  какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

По фактору доступности  документируемой информации документы  могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].

В последнее время выделяют еще один классификационный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

·           организационно-правовая документация;

·           плановая документация;

·           распорядительная документация;

·          информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

·          отчетная документация;

·          документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

·          финансовая документация;

·          документация по материально-техническому обеспечению;

·          договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и  типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будут  рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служебных документов и официальных писем.

5. Структура и  содержание служебных документов  

 

Руководство любой организации  наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...;установить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему распорядительной документации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.