МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального
образования
«Пермский национальный
исследовательский
политехнический
университет»
Контрольная работа
по дисциплине «Культура речи»
на тему «Правила подготовки
и проведения служебных совещаний»
Выполнил:
Студент гр. БУ-12Б
Склюев С.Ю.
Проверила:
Черновалова Г. А.
Пермь 2014
Содержание
Введение
Служебные
совещания - один из эффективных способов
привлечения сотрудников к процессу принятия
решений, один из инструментов управления
причастностью сотрудников к делам своего
подразделения или организации в целом.
В мировой практике управления персоналом
открытость информационной системы организации
и причастность сотрудников к решению
ее проблем становятся одними из наиболее
важных факторов мотивации трудовой деятельности.
Проведение служебных совещаний может
рассматриваться как один из способов
управления мотивацией. Поэтому пренебрежение
совещаниями является характерной ошибкой
руководителя. В современных условиях,
несомненно, важное значение имеет правильное
проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное
определяет актуальность данной темы
контрольной работы.
Объектом исследования в работе является
деловое (служебное) совещание. Предмет
исследования: правила подготовки и проведения
служебного совещания.
Цель работы заключается в том, чтобы
рассмотреть правила подготовки и проведения
служебных совещаний. В соответствии с
указанной целью при выполнении контрольной
работы поставлены следующие задачи:
- классифицировать информацию о служебных совещаниях по теоретическим
и практическим аспектам;
- выявить и сформулировать наиболее важные
моменты, отражающие специфику выбранной
темы;
- раскрыть сущность и проанализировать служебные
совещания с практической стороны.
1. Правила подготовки
и проведения служебных совещаний (теоретическая
часть)
Служебные совещания — это
один из эффективных способов привлечения
сотрудников к процессу принятия решений,
это инструменты управления причастностью
сотрудников к делам своего подразделения
или организации в целом. Или же, деловое
(служебное) совещание – это обсуждение
вопросов организации производства, управления
фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое
первым лицом или заменяющим его специалистом.
В вопросе организации служебных совещаний
следует остерегаться крайности - их чрезмерного
количества и длительности. Как известно,
любую хорошую идею можно дискредитировать
формальным отношением к ее реализации.
Действенность совещания должна восприниматься
в качестве этической нормы работы в коллективе,
существенным актом внимания и уважительного
отношения к сотрудникам со стороны организаторов
совещания, которые, в свою очередь, должны:
- четко определить целевую направленность
и предмет совещания; - выбрать его оптимальный
регламент (причем в данном случае понятие
"регламент" можно трактовать достаточно
широко, включая тематику, время, состав
участников совещания и ответственных
за его проведение); - не сводить совещание
к решению частных вопросов, которые можно
решить "в рабочем порядке". При этом
следует помнить, что служебное совещание
- это, как правило, работа коллективного
разума. Поэтому на него следует выносить
вопросы, требующие совместных интеллектуальных
усилий всех участников рассмотрения
той или иной проблемы.
При проведении делового совещания
можно выделить три основных этапа:
1 этап. Постановка вопроса:
- введение в курс дела;
- формулировка вопроса;
- формулировка исходной
позиции.
2 этап. Формирование мнения
о путях решения вопроса:
- сбор данных;
- изучение всех сторон
вопроса;
- новая формулировка основной
проблемы;
- поиск альтернативных
решений;
- выдвижение предложений;
- подведение предварительных
итогов обсуждения;
- обсуждение последствий
различных возможностей решения
вопроса.
3 этап. Принятие решения:
- выводы из второго
этапа;
- договоренности;
- решения.
При подготовке совещания нужно,
прежде всего, определить степень его
необходимости и постараться сократить,
по возможности, его длительность. При
установлении цели совещания следует
избегать расплывчатых, неконкретных
формулировок. Это вызывает снижение интереса
к предлагаемой проблеме и подсознательно
ведет к ощущению необязательности ее
предметного решения. Формулировка цели
должна отражать черты предполагаемого
результата обсуждения вопросов.
По своей общей целевой направленности
совещания могут быть инструктивными,
оперативными и проблемными. Инструктивное
(информационное) совещание направлено
на доведение до его участников какой-либо
информации, постановку и совместное уточнение
возникающих по поводу этой информации
задач, например, определение сроков и
рамочных условий разработки программы
каких-либо мероприятий. Если позволяет
время, информацию лучше предоставить
в письменном виде, так как на ее освоение
затрачивается меньше времени. Кроме того,
прочитанная информация усваивается лучше,
чем воспринятая на слух.
Оперативное совещание посвящено
выяснению текущего состояния дел в организации,
краткому обмену мнениями по существу
вопросов, возникающих по ходу производственного
процесса. Кроме того, оно может быть направлено
на выработку общей тактики действий различных
звеньев организационной структуры в
связи с текущими производственными задачами.
Проблемное совещание является
наиболее сложным его видом. Проблемные
совещания - это совещания, направленные
на поиск оптимальных решений, вынесение
на обсуждение хозяйственных проблем,
рассмотрение перспективных вопросов
развития, обсуждение инновационных проектов.
В процессе такого совещания вырабатывается
коллективное решение по комплексным
вопросам, затрагивающим изменение функциональных
задач звеньев структуры или их приспособление
к новым направлениям деятельности организации.
Проблемное совещание посвящено, как правило,
формированию общей программы, имеющей
элементы стратегии и длительные сроки
реализации.
Эффективность служебного совещания
во многом определяется оптимальным подбором
его участников. Главной задачей в этой
связи является обеспечение участия тех
специалистов, которые заинтересованы
и компетентны в рассматриваемых на совещании
вопросах. Отчасти решение этой задачи
зависит от того, насколько будущие участники
готовы к обсуждению проблем повестки
дня. Такая готовность закладывается через
предварительную рассылку достаточно
подробной информации о готовящемся совещании.
Его организаторы требуют, как
правило, участия первых лиц подразделений
организационной структуры. Однако более
компетентным в решении конкретных задач
может оказаться кто-либо из неруководящих
сотрудников. Поэтому целесообразно предоставить
право руководителю определять, кто будет
представлять его подразделение на совещании.
Время проведения служебного
совещания должно планироваться заранее
и, по возможности, не нарушать общего
ритма работы организации. При разработке
регламента совещания следует помнить
об организационно-психологических нормах
его продолжительности.
Установлено, что инструктивную
информацию человек способен нормально
воспринимать в течение 20 — 30 минут, продолжительность
проблемного совещания не должна превышать
полутора часов. По истечении указанного
времени у большинства людей заметно снижаются
умственная активность, способность восприятия
и анализа поступающей информации.
Расположение участников во
время совещания в кабинете не должно
подчеркивать различий в их служебно-иерархическом
статусе. В данном случае понятие «круглый
стол» имеет прямой и переносный смысл
как средство, обеспечивающее непринужденность
взаимных контактов между людьми и их
оптимальное пространственное расположение.
Эффективный ход совещания
во многом определяется порядком выступлений:
от низшей должности участника к высшей,
чтобы мнение предыдущего оратора не давило
на последующие выступления. Залогом активности
на совещании является правило, согласно
которому должны высказаться все его участники.
Это способствует повышенному вниманию
к ходу обсуждения проблем.
Важное значение имеет четкое
выполнение своей роли ведущим совещание.
Его роль — не допустить отклонения от
цели совещания, обсуждения неподготовленных
вопросов. Ведущий должен обеспечивать
соблюдение этических норм поведения
участников, оказывать влияние на корректность
и деловую направленность выступлений,
поддерживать рабочий настрой, обеспечить
для всех возможность заинтересованно
и объективно выслушать мнение его участников
и серьезно разобраться с различными точками
зрения обсуждаемой проблемы. Поведение
руководителя совещания, особенно, когда
он является и руководителем организации,
имеет особое значение для обеспечения
результатов обсуждения проблем. Его авторитет
или способ регулирования дискуссии может
либо помешать нормальному ходу обсуждения,
либо, наоборот, способствовать установлению
творческой обстановки.
Итоги совещания будут более
оптимальные, если руководитель во время
обсуждения занимает нейтральную позицию,
не вступая в полемику с другими участниками
дискуссии, и не отдаѐт предпочтение какому-либо
положению до момента принятия решения
после высказывания всех других.
Можно выделить следующие формы
поведения участников на совещании:
1. Конструктивная роль:
- проявление инициативы;
- внесение предложений;
- сбор информации, мнений,
суждений;
- выявление связей между
имеющимися данными;
- оценка проблемы.
2. Способствование ходу
совещания:
- поддержка, стимулирование
выступающих;
- формулировка и контроль
за соблюдением установленных
в группе правил;
- посредничество, поиск компромиссов;
- снятие напряжѐнности.
3. Отрицательная роль:
- агрессивное поведение;
- блокирование принятия
решения;
- соперничество;
- поиск сочувствия.
Таким образом, деловые (служебные)
совещания являются одной из важнейших
форм управленческой деятельности и занимают
огромную часть времени в современном
бизнесе. Деловые совещания далеко не
всегда приносят должный эффект из-за
того, что многие руководители неясно
представляют себе технологию их организации
и проведения. Эти моменты будут рассмотрены
в следующей главе контрольной работы.
2. Правила подготовки
и проведения служебных совещаний (практическая
часть)
На предприятии служебные совещания
проходят достаточно часто по тем или
иным вопросам. За каждой сферой деятельности
на предприятии закреплена своя комиссия,
которая назначена приказом и должна решать
проблемы в этой сфере.
Необходимость проведения совещания:
- плановые совещания (дата проведения
следующего совещания определяется на
текущем совещании, для проведения анализа
выполнения намеченных целей);
- внеплановые совещания (определяется
чрезвычайным происшествием, наличием
приказа или распоряжения, на исполнение
которого требуется собрание всех лиц,
заинтересованных или обязанных принять
решения).
При проведении служебных
совещаний могут происходить следующие
ошибки:
- неэффективное совещание выдает незрелость руководителя или организатора такого формата
общения сотрудников. В любом деле нужен
опыт и умения, способные донести до работников
генеральную линию компании, получить
от них наибольшую отдачу.
- главный сигнал неумелого проведения
совещания – обоюдная неудовлетворенность
результатами: руководитель ждет ответных
действий от подчиненных, те, в свою очередь,
хотят получить самые выгодные условия
для себя. Однако при этом на совещании
так никто, ни с кем, ни о чем не договаривается.
- развивается офисная болезнь
– лицемерное изображение заинтересованного
участия в деловых совещаниях, которые,
по сути, являются пустой болтовней, обсуждением
офисных сплетен. Для наемных сотрудников
подобные мероприятия носят развлекательный
характер, появляется еще одна возможность
не работать, не выполнять ежедневные
рутинные обязанности.
- довольно часто после подобного
регламентированного трёпа руководитель
начинает требовать с сотрудников результаты,
происходит конфликт интересов, за которым
следует увольнение наемных работников,
иногда целыми отделами.
- одна из самых частых ошибок
при проведении служебных совещаний –
неструктурированная подача решения руководителя,
когда вместо мозгового штурма, топ-менеджер
выставляет завышенные требования, а коллектив,
неспособный их выполнить, в свою очередь,
выдвигает причины, по которым предложение
выполнить невозможно. Происходит это потому, что
часто руководитель сам не знает, что хочет,
и не ищет путей достижения нужных результатов.
Чтобы совещание прошло с наивысшей
эффективностью, не произошло вышеуказанных
ошибок и принесло результаты, инициатору
проведения совещания нужно предпринимать
следующие меры.
- Постановка цели совещания.
Любое дело начинается с правильной постановки
цели. Перед тем, как собрать сотрудников
на деловое совещание, организатору необходимо
ответить на ряд вопросов: