Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»

 

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: «Культура речи и деловое общение»

по теме: Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: студент

Группа: ЭПп-12 Пр

Сидоров М.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

Содержание

Введение …………………………………………………………………………..3

1. Составление  заявления ………………………………………………………..4

2. Составление  доверенности ……………………………………………………4

3. Составление пояснительной записки ………………………………………...6

4. Составление  расписки …………………………………………………………7

5. Резюме  как особый вид документа …………………………………………...8

6. Практическое  задание …………………………………………………………9

Заключение ………………………………………………………………………12

Список литературы ……………………………………………………………...13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической     деятельности. [1]

Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Χ в. с эпохи Киевской Руси и связано с оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык.

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменно речи. Устная форма официально-деловой речи – выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей.

Две особенности официально-делового стиля:

1. Содержание, выражаемое официально деловым  стилем, должно исключать всякую  двусмысленность и разночтения;

2. Официально-деловой  стиль ограничен определенным  кругом тем.

Официально-деловой стиль характеризуется высокой регламентированностью речи, официальностью, безличностью.

Таким образом, сфера применения деловой речи может быть представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов.

В случае персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или организации составляются документы личного характера, автором документа является его составитель. К таким документам относятся: резюме, автобиография, заявление, расписка, доверенность (личная) и т.д. Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты (наименование вида документа, дата, подпись) должны быть обязательно в любом из этих документов.

 

1. Составление заявления

 

Заявление – документ, адресованный руководителю, содержащий просьбу или предложение составителя. Заявление составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат, автор, место проживания автора, наименование вида документа, текст, подпись заявителя, дата составления. В заявлении недопустимы слова с уважением, уважаемому и подобные.

 

2. Составление доверенности

 

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами; доверенность – это односторонняя сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя. Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом.

В зависимости от объёма и характера, выраженных в доверенности полномочий, различают три вида доверенностей:

- общая (генеральная) доверенность предусматривает комплекс действий, направленных на представление и защиту интересов доверителя. Она выдается назначенному руководителю, а в обыденной жизни, это чаще всего судебная доверенность, которая выдается юристу или адвокату. Генеральная доверенность может быть выдана также знакомому или родственнику лица, находящегося, например, заграницей, для того, чтобы от его имени можно было совершать какие-то манипуляции с его собственностью.

- специальная  доверенность позволяет совершать  периодическое выполнение каких-либо  действий, в быту это может быть управление автомобилем, в организациях – получение товара от поставщика или представление интересов компании в налоговой для бухгалтера.

- разовая  доверенность выдается для выполнения  определенного конкретного действия, например, на получение материальных  ценностей.

Правила составления и заверки доверенностей предусмотрены законом и должны соблюдаться. Доверенность, составленную с нарушениями, можно будет признать недействительной, а действия совершенные по ней – противозаконными. Одна и та же доверенность может быть выдана доверителем нескольким лицам, но всем им предоставляются права на выполнение одних и тех же действий, т.е. нельзя выдать одну доверенность на несколько человек и каждому доверить выполнение различных действий.

При самостоятельном составлении доверенности следует учесть, что в шапке документа пишется слово «Доверенность» и обязательно указывается город (населенный пункт, в котором доверенность выдается) и дата (прописью) составления документа. Доверенность, в которой отсутствует дата ее выдачи, не считается выданной и признается ничтожной при любых обстоятельствах. Первый абзац этого документа должен содержать данные максимально исчерпывающие все ответы на вопросы, связанные с определением личности обеих сторон доверенности. Начинаться документ должен с местоимения: Я, (полностью пишутся ФИО доверяющего, его паспортные данные, место рождения и место регистрации, гражданство; от юридического лица указываются уже полные реквизиты компании согласно уставным документам), доверяю: (в том же виде пишутся данные лица, которому будет выдана доверенность). После этого с нового абзаца перечисляются действия, которые надо будет совершить от имени доверителя. В завершении документа указывается отдельными абзацами, дает ли данная доверенность право передоверить совершение доверенных действий и срок (прописью), на который он выдан. Максимальный срок действия доверенности согласно ГК РФ составляет три года. За исключением случаев, когда доверенность выдается для совершения действий заграницей (при обязательном заверении нотариусом) и в ней не указан срок, на который она выдана, то такая доверенность действует до тех пор, пока выдавшее ее лицо не составит документ об отмене действия доверенности. Если при составлении доверенности не был указан срок ее действия, то по умолчанию он будет составлять один год со дня выдачи.

Статья 188 ГК РФ определяет следующие случаю прекращения действия доверенности:

1. истечения  срока доверенности;

2. отмена  доверенности лицом, выдавшим ее;

3. отказ лица, которому выдана доверенность, исполнять  полномочия;

4. реорганизация, ликвидация юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

5. реорганизация, ликвидация юридического лица, которому  выдана доверенность;

6. смерть  лица, выдавшего доверенность, признание  его недееспособным;

7. смерть  лица, которому выдана доверенность, признание его недееспособным  или безвестно отсутствующим.

 

3. Составление пояснительной записки

 

Объяснительная записка – это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило, это начальник отдела или руководитель предприятия).

Сама объяснительная записка состоит из двух частей:

1. фактическая  часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию);

2. причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию, после текста  составителем обязательно указывается  дата и ставится собственная  подпись.

Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.

 

4. Составление расписки

 

Расписка – письменный документ, который заключается в подтверждение договора займа и в его условиях может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему заимодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.

Чтобы иметь юридическую силу, расписка должна быть составлена в соответствии с определёнными требованиями. Ее пишет от руки лично продавец, указывая:

- прописью: место (географический пункт) и дату  составления;

- кто и  от кого получил деньги (при  этом ФИО участников взаиморасчетов  пишутся полностью, с паспортными  данными и адресами их постоянной  регистрации);

- числом  и прописью: выплаченную сумму  в российских денежных единицах, соответствующих по курсу ЦБ на день расчетов эквиваленту определенной суммы в иностранной валюте;

- за что  именно передается сумма (в качестве  платы за проданную квартиру, доплаты при обмене и т.п.);

- точный  адрес объекта сделки (желательна  и его общая характеристика).

Если выплаты разбиты на несколько этапов, желательно уточнить события, по факту наступления которых выплачивается очередная часть суммы.

В конце расписки нужно полностью указать ФИО и расписаться.

Если вы хотите уточнить, что расписка составлена «в здравом уме, твердой памяти, не под давлением» и пр., то такие дополнения не имеют смысла. А вот указать, что причитающаяся за проданный объект сумма получена полностью и претензий по расчетам у продавца нет, весьма полезно.

Самое надежное по доказательности – нотариально удостоверить в расписке подпись лица, получившего деньги. Всякая грамотно составленная расписка имеет юридическую силу, и оспорить документ с нотариально удостоверенной подписью всегда сложнее.

 

5. Резюме как особый вид документа

 

Основное правило при составлении резюме – это изложение более подробной информации о личных качествах и профессиональной деятельности, совпадающей с требованиями организации к претендентам на определенную должность.

Правильное резюме должно быть:

1. структурированным (информация должна излагаться в определенной последовательности):

- личные  данные;

- цель предоставления  резюме;

- образование  соискателя, основное и дополнительное;

- опыт работы;

- профессиональные  навыки;

- владение  иностранными языками;

- знание  компьютера;

- дополнительная  информация, например, наличие автомобиля, личные качества, увлечения, желаемый  уровень заработной платы и  т.д.

2. избирательным (определите цель резюме, пишите о том, какую работу Вы хотели бы получить, из своего опыта выберите только то, что соответствует поставленной цели);

3. объективным;

4. кратким (объем  резюме должен быть 1-2 страницы, не больше);

5. конкретным;

6. активным (нужно быть лаконичным, стараться избегать пассивных форм, подчеркнуть достигнутые результаты);

7. позитивным (концентрируйте внимание на достижениях).

Нет и не может быть единого образца резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует продумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.

 

6. Практическое задание