Этикет делового письма

Каждое  из этих видов писем имеет свои особенности. Рассмотрим их чуть подробнее  ниже.      

Письмо-презентация предприятия должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).                     

 Письмо-оферта (предложение товара). Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты. Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной. Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем без обязательств".     

Сопроводительное  письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.     

Письмо-запрос. Содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.      

 Письмо-запрос информации о  фирме. В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.      

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.     

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.     

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.      

 Письмо-приглашение на переговоры. Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда. Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в вашем городе и т.п.).     

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.      

 Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.      

 Письмо-рекламация. Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации. Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней. Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма.  Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию. Если письмо подписывает муж чина, он должен поставить только одну фамилию.      

  Правила вложения поздравительной  открытки или любого делового  письма в конверт: письмо складывается  в три раза, т.е. гармошкой. Начало  письма должно быть лицом к  передней стороне конверта, на  котором написан адрес. Открытка  вставляется лицевой, праздничной  стороной к стенке конверта, на  которой пишется адрес. Конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт.     

 Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа.  
         Заявление – это  документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу.     

Автобиография. После заголовка “Автобиография” в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа).  
         Резюме – это документ, содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.     

    Служебные записки – это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами.  
         Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения.  
Типовой формуляр внутренней докладной записки следующий: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; адрес; дата; заголовок к тексту; текст; отметки о наличии приложения (если имеются); подпись.  
Докладные записки бывают внутренние и внешние. Подписывает их составитель.  
        Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия.  
        Справка – документ подтверждающий какие-либо факты или события.  
Справка бывает двух видов:  
1. Справки, описывающие и подтверждающие какие-либо события;  
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учёбы, занимаемой должности, места проживания…  
         Они имеют наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии приложения, подпись и печать.      

Также можно разделить деловое письмо и по другим признакам. Например:

По признаку получателя деловые письма делят  на:

1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
2. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному  признаку деловые письма бывают:

1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре  выделяют следующие деловые письма:

1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления  деловые письма могут быть:

1. Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
2. Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
3. Факсовые – отправленные по факсу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   5 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ     

Письмо-предложение:      

« Группа компаний ICG (International cosmetic group) предлагает комплексное оснащение салонов красоты, медицинских и СПА-центров.     

Деятельность ICG распространяется практически на всю сферу, которую принято называть «индустрия красоты». Мы поставляем готовые кабинеты аппаратной косметологии, педикюра и коррекции фигуры, предлагаем профессиональную косметику, а также различное оборудование для аппаратной косметологии, wellness, перманентного макияжа, аппаратного педикюра и студий загара. Мы учитываем специфику российской индустрии красоты, находящейся в стадии активного роста, постоянно открывая новые направления, удовлетворяя возрастающий спрос.     

Наши  преимущества:     

- Немецкое качество;     

- Конкурентоспособные цены;     

- Большой выбор ассортимента;     

- Сертификаты качества на весь  товар;     

- Гибкие условия сотрудничества.     

Подробный каталог и прайс-лист во вложении.     

Приглашаем  Вас в наш офис для обсуждения возможных вариантов оснащения. 

С уважением, Лукина Мария

менеджер группы компаний ICG

Звоните нам  по телефону +7 (902) 000-00-00   
и задавайте интересующие Вас вопросы.

Наш адрес: г. Томск, ул.Блюхера, 45

Наша электронная  почта: 123456@yahoo.fr 
      

Ответное  письмо:     

«Уважаемая, Мария!      

Благодарим, Вас за отправленное письмо. К сожалению, наша фирма не может принять Ваше предложение, так как на данный момент все кабинеты нашего салона красоты уже оснащены и в обновлении оборудования пока не нуждаются.      

С уважением, Петрова Л.В.     

Генеральный директор ООО «Любаша»» 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

    Можно  отметить, что современный этикет  способствует взаимопониманию людей  в процессе дипломатического  и делового общения, обеспечивает  в немалой степени его целесообразность  и практичность. Также является  гарантией проявления взаимного  уважения субъектов общения, служит  формированию положительного имиджа  деловых партнеров и является  в этом смысле, помимо всего  прочего, "прибыльным делом"

     Письма служат важнейшим средством  связи данной организации с  внешним миром. Посредством их  организации устанавливают и  поддерживают контакты, выясняют  отношения, обмениваются информацией,  ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся  сделки, предъявляют претензии и  т.д. 

Рекомендации  по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

     Кроме того, деловые письма, как  и другие документы, должны  составляться в соответствии  с требованиями государственных  стандартов, действие которых распространяется  не только на органы государственной  и исполнительной власти Российской  Федерации, но и на все организации  независимо от их организационно-правовой  формы и вида деятельности. 

7 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи [Текст] / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Ю. А. Кашаева. Ростов н/Д : Феникс, 2002.

Веселов, П. В. Аксиомы делового письма : культура делового общения и официальной переписки [Текст] / П. В. Веселов. М., 1993.

Потунова, М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю [Текст] / М. В. Потунова. М., 1999.

Русский язык и культура речи. 17 практических занятий [Текст] / под ред. Е. В. Ганапольской, А. В. Хохлова. СПб., 2006.

Хазагеров, Т. Г. Общая риторика [Текст] : курс лекций : словарь риторических приемов / Т. Г. Хазагеров, Л. С. Ширина. Ростов н/Д, 1999.