Деловое общение

- деловая беседа между двумя коллегами при обсуждении ими путей или методов реализации поставленных целей;

- деловая беседа будущих партнеров по взаимодействию, деловому сотрудничеству между фирмами;

- беседа - установление деловых контактов;

- беседа – обмен информацией и другие.

По характеру деловые беседы бывают официальными и неофициальными.

По направленности  - целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими.

По степени свободы - регламентированными, например, анкетирование  и не регламентируемыми, например дружеский разговор.

В структурной организации деловой беседы можно выделить следующие этапы:

1)  подготовка к беседе;

2)  собственно деловая беседа;

3)  критический разбор беседы.

Виды деловых бесед:

1)  Беседа при приёме на работу носит характер «приёмного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу.

2) Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

3)   Проблемные и дисциплинарные беседы, вызваны к жизни либо возникновение сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины.

Как правило, деловые беседы планируются заранее. 

 

ГЛАВА  2. Проведение деловой беседы

 

2.1. Подготовка и этапы проведения деловой беседы  
 

Подготовка к деловой беседе включает:  
 1. Планирование: предварительный анализ участников и ситуации; инициатива проведения беседы и определение ее задач; определение стратегии и тактики, подробный план подготовки к беседе. 
 2. Оперативная подготовка: сбор материалов, отбор и систематизация материалов, обдумывание и компоновка материалов, рабочий план, разработка основной части беседы, начало и окончание беседы.  
 3. Редактирование: контроль (т.е. проверка проделанной работы), придание окончательной формы беседы.  
 4. Тренировка: мысленная репетиция, устная репетиция, репетиция беседы в форме диалога с собеседником.

Основными этапами деловой беседы являются:

1. Подготовительные мероприятия.

Основная цель этого этапа - привлечь внимание собеседника, поддержать общий благоприятный фон беседы.    Подготовка беседы начинается с определения цели, которую в результате необходимо достичь, круга обсуждаемых вопросов. При этом необходимо учитывать интересы партнера. Подготовить необходимые материалы и документы.          Место деловой беседы выбирается с учётом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым.       Готовясь к предстоящей беседе, нужно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении сразу провести эффективный разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов.

2. Начало беседы.

Начало беседы - очень важный этап.

Цель этого этапа - пробудить в собеседнике заинтересованность.

Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Методы, использование которых эффективно в начале беседы:   1) метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником;            2) метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;            3) метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;         4) метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

3. Информирование присутствующих.

Информирование присутствующих - это передача сведений, с которыми человек должен познакомить их. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности), профессиональной и по возможности наглядной. При этом всегда, следует сообщить присутствующим источник информации человека.

4. Аргументирование выдвигаемых  положений.

Цель - отстоять свои интересы, детально обосновать свои доводы.

После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы - обоснование выдвигаемых положений.             В процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать возможность высказаться, вставляя в нужные моменты замечания.     

Делается это спокойно, аргументировано, без попытки уличить человека в чем-либо или категорично настоять на собственном мнении.   Основные методы аргументирования:

1) Функциональный метод – прямое обращение к собеседнику, который знакомит с фактами и сведениями. Важную роль играют цифровые примеры.

2) Метод противоречия  – основан на выявлении противоречий  в аргументации оппонента (оборонительный  метод).

3)   Метод извлечения выводов оснований на точной аргументации.

4)   Метод опроса – вопросы задаются заранее людям.

5)   Метод сравнения – при таком методе аргументирования один факт сравнивают с другим аналогичным фактом.       С помощью аргумента можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положение и факты, изложенные обоими собеседниками.

5. Завершение беседы.

Последний этап беседы - её завершение.       Цель этого этапа - сохранение и стимулирование благоприятного отношения сторон друг к другу в плане выполнения намеченных целей и задач.  

На последнем этапе беседы решаются следующие задачи:

- достижение основной цели и принятие решения;

- обеспечение благоприятной атмосферы;

- стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;

- поддержание дальнейших деловых контактов;

-  составление резюме беседы с четко выделенным основным выводом.

Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченной цели беседы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Вывод, для того чтобы успешно провести деловую беседу необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь выстраивать свои отношения с людьми.          Понимать, как построить эффективную коммуникацию, быстро проанализировать ситуацию, учесть интересы партнера, говорить на общем языке.      

Четкое осознание участниками беседы целей и задач, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из её этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой беседы являются необходимым составляющим эффективной деловой коммуникации.

Главная задача деловой беседы - убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился, поддержал и принял ее.

В стране с каждым годом появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. 

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры.   Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или небольшой группе людей.           Во-вторых, предполагают непосредственное общение.    В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т. е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем. 

В современном обществе умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу - необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Деловое общение [Электронный ресурс] //, свободная энциклопедия. –URL: ru.wikipedia.org
2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Уч. пособие.- М.:  Финансы и статистика, 2003. С. 5
3. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения / В.Н.Лавриненко.  – 4–е изд., перераб. и доп. – Москва, 2005.
4. Скаженик Е. Н. Деловое общение: Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.
5. Деловое общение [Электронный ресурс] // Вестник Мечты –URL : http://rm.pp.net.ua/publ/anton_danilec/dnlovoe_obshhenie/34-1-0-501
6. http://cdp.rpa-mu.ru/?page_id=829
7. Кузнецов И.Н. Деловая беседа: подготовка, планирование и структура / И.Н.  Кузнецов // Центр дистанционного образования «Элитариум»,

 г. Санкт-Петербург. – 2007–. URL: www.elitarium.ru.