Деловая беседа

Тема 5. Деловая беседа

План.

1. Особенности деловой беседы и подготовка к ней.
2. Речевые приемы, применяемые в ходе беседы.
3. Приемы активного слушания.
4. Практическое задание. Составьте сценарий деловой беседы. Исходные данные: Вы ходите продать продукцию своей фирмы (материалы, оборудование, продовольствие или другое – по выбору). Обсудите со своим деловым партнером подробности вероятной сделки.

 

1. Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно еѐ участники должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга. Беседы являются также важным элементом таких управленческих процедур, как оформление на работу и увольнение сотрудников, прием посетителей, консультирование, деловые переговоры, встречи. Деловая беседа обычно проходит в официально-деловом стиле (управленческом подстиле), хотя, конечно, его устный вариант не столь строго регламентирован, как язык документов.

К числу целей, требующих проведение деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определённое влияние на другого, вы-звать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений или высказываний сотрудников.

В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы еѐ целесообразности, условия и время еѐ проведения, подготовить необходимые материалы и документы. Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своѐм умении провести эффективный разговор, а с другой – своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи. В первом случае инициатива может перейти к партнѐру, во втором – малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности. Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

• метод снятия напряженности: использование теплых слов, комплиментов, шутки для установления контакта с собеседником;
• метод «зацепки»: использование какого-либо события,

личного впечатления  или необычного вопроса, позволяющих 

образно представить  суть проблемы, обсуждению которой 

должна быть посвящена беседа;

• метод стимулирования игры воображения: постановка

в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые 

должны рассматриваться  в ходе беседы;

• метод «прямого подхода»: непосредственный переход

к делу – краткое  сообщение о причинах, по которым  назначена 

беседа, и быстрый  переход к конкретному вопросу.

2.   Применяйте положения психологии о периодическом воздействии на партнера в ходе беседы, а именно: – неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными; – начало и конец – только положительные фразы.

     Помните постоянно о движущих мотивах партнера: его ожиданиях; преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы; его позиции; его желании самоутвердиться; его чувстве справедливости; его самолюбии.

     Избегайте задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «Нет», облегчайте ему «Да – ответ».

  Повторяйте в ходе беседы, переговоров основные мысли вашего партнера, следите за своими мыслями и высказываниями, не повторяйтесь.               Избегайте отклонений от предмета переговоров и превосходной степени сравнения.

     Внимательно выслушивайте собеседника до конца, ведь слушать с должным вниманием то, что вам хочет сообщить собеседник, – это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость.

     Помните, что конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

бестактное обрывание  на полуслове;

неоправданное лишение  собеседника права высказать  своѐ мнение;

навязывание мнения ведущего беседу;

игнорирование или высмеивание  аргументов собеседника;

грубая реакция на высказывание партнѐрами противоположных точек зрения;

подтасовка фактов;

необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

давление на собеседника  голосом, манерами.

     Никогда не пренебрегайте значением предубеждений вашего партнера.     Вспомним свой собственный опыт: часто ваше мнение складывается до того, как вы тщательно взвесили все факты. И для вас, и для вашего партнера будет лучше, если вы вместе осознаете это.  Избегайте недоразумений и неверных толкований! Ваше изложение должно быть ясным, наглядным, систематизированным, сжатым, простым и понятным. При любой неясности сразу же безо всякого смущения прямо спрашивайте у партнера, что он все же подразумевает?

     Уважайте своего партнера! Будьте внимательны и предупредительны к собеседнику, цените его аргументы, даже если они слабы.

      Всегда, когда возможно, будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны. Помните, что вежливость не снижает определенности просьбы или предложения, но во многом препятствует появлению у партнера внутреннего сопротивления. Вежливость должна быть в меру, без лести и подхалимажа. Дипломатичное же поведение предполагает осторожность, сообразительность и простую учтивость.

     Если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда температура беседы поднимается.

     Любым возможным способом постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений. Чтобы он мог сохранить свое лицо. Дайте ему время, чтобы он сам постепенно убедился в правильности ваших положений.

Подумайте о тактических  приемах ведения переговоров.

При мягком подходе: принятие практически любых предложений партнера значительные уступки прямое «открытие своих карт»

При жестком подходе: завышение первоначальных требований расстановка ложных акцентов в собствен-ной позиции вымогательство постановка партнёра в безвыходную ситуа- цию ультимативность требований угрозы выдвижение требований по возрастающей дача заведомо ложной информации (блеф) отказ от собственных предложении двойное толкование

 

3.   1. Помните, что в общении участвуют как минимум два человека, которые попеременно говорят и слушают. Если вас неясно, о чем говорит собеседник, дайте ему об этом знать либо уточняющими вопросами, либо просьбой повторить или переформулировать сказанное.

  2. Будьте физически внимательны, т.е. слушайте собеседника «всем телом». Повернитесь лицом к говорящему. Поддерживайте с ним визуальный контакт.

  3. Сосредоточьтесь на том, что говорит собеседник.

  4. Старайтесь понять н только смысл слов, но и чувства собеседника.

  5. Придерживайтесь  одобрительной установки по отношению  к собеседнику.

  6. Старайтесь выразить  понимание.

  7. Слушайте самого  себя. Если вы озабочены или  раздражены и ведете внутренний  диалог, вы не способны слушать,  что говорят другие. Если это  раздражение вызвано словами  собеседника, то лучше не таить  зла, а возразить ему и по  возможности успокоить себя, чтобы  без помех выслушивать дальнейшие высказывания. Слушая собеседника никогда не делайте следующего:

не притворяйся слушающим

не перебивайте без  надобности

не делайте поспешных  выводов

не попадайтесь на поспешных  возражениях

не выражайте бурных эмоций

      Заключительная часть беседы служит своеобразной общей ее оценкой.     Успешно завершить беседу – значит достигнуть заранее намеченных целей.    Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае

необходимости дальнейшего контакта с собеседником. Попытайтесь в ходе беседы достичь своей цели или же найдите приемлемый компромисс.

     Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого используются выражения типа «Давайте подведем итоги»или «Мы подошли к концу нашей беседы»