Автоматизация в библиотеке

Развитие технологий дарит человечеству новые возможности; но так же ставит перед ним новые задачи. На фоне увеличения скорости жизни, увеличения объема информации, усложнения структуры организаций, все более актуальной становится задача эффективного управления работой библиотеки.

Естественно, что библиотека не может не шагать в ногу со временем. Тем более – в эпоху тотальной информатизации, когда человеку становится все сложнее выделять по-настоящему полезное, нужное, ценное, и когда помощь библиотекаря оказывается особенно важной.

Автоматизация библиотечных процессов – это использование технических средств и систем автоматизации в технологических библиотечно-библиографических процессах, частично или полностью освобождающих работников библиотеки от ручного труда, с целью повышения точности и полноты удовлетворения читательских запросов.

Автоматизация позволяет повысить производительность труда, улучшить качество продукции, оптимизировать процессы управления, отстранить человека от рутинной работы. Автоматизация, за исключением простейших случаев, требует комплексного, системного подхода к решению задачи. В состав систем автоматизации входят датчики (сенсоры), устройства ввода, управляющие устройства (контроллеры), исполнительные устройства, устройства вывода, компьютеры. Применяемые методы вычислений иногда копируют нервные и мыслительные функции человека.

Автоматизация библиотечно-информационных процессов, систем и сетей представляется как новое научное направление, стоящее на стыке норм информационных систем, библиотековедения и компьютерных наук и технологии.

Целями автоматизации библиотечно-библиографических процессов в библиотеке также могут служить:

- сокращение  трудозатрат на выполнение технологических  операций;

- расширение  состава оказываемых пользователям  услуг;

- повышение  комфортности работы пользователей, персонала библиотеки;

- расширение  возможностей библиотечного и  библиографического обслуживания;

Уже сложно представить жизнь общества без таких понятий как интернет, средства телекоммуникации, аппараты самообслуживания, гаджеты. Комплексная автоматизация затрагивает информационную сферу, так как именно информация нуждалась и нуждается в быстром поиске, отборе и хранении, а так же в обеспечении доступа к ней. Библиотеки как основные информационные центры наиболее сильно испытывают на себе процесс комплексной автоматизации.

Комплексная автоматизация - это совокупность аппаратно-программных средств, при которых весь комплекс операций производств, процесса, включая транспортирование и контроль продукции, осуществляется системой автоматических машин и технологических агрегатов по заранее заданным программам и режимам с помощью различных автоматических устройств, объединённых общей системой управления.

Система должна содержать полные, достоверные и согласованные данные о хозяйственной деятельности библиотеки, а также обеспечивать обработку данных и удобный доступ к ним пользователей для выработки и принятия решений, системного контроля за ходом производственных процессов.

Существует ряд вопросов, которые способна решить хорошая комплексная информационная система:

• уменьшить время, затрачиваемое сотрудниками на ведение учета;
• увеличить скорость обработки информации;
• сделать работу библиотеки максимально прозрачной (например, каждый сотрудник владеет необходимой для работы информацией. Нет необходимости собирать постоянные совещания, составлять громоздкие отчеты, не нужно зависеть от чьих-то слов и ошибок, есть возможность оперативно получать нужные данные, видеть сложившуюся картину в целом, анализировать, планировать, принимать нужные решения);
• согласовать действия (например, документ, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому);
• повысить эффективность и производительность труда (такие вопросы, как: есть ли запрашиваемый документ? Какова прибыль, рентабельность платных услуг? Сколько выполнено справок? становятся бесполезными. Нет необходимости задавать вопрос кому-то, не нужно тратить время на поиск необходимой информации, можно самостоятельно посмотреть ответ);
• исключить двойной ввод данных (например, для каждого документа информация о нем вводится только один раз. Если данные необходимо дополнить или изменить, то производиться редакция данных);
• создать корпоративную информационную базу данных (разные отделы библиотеки могут использовать заложенную в базу данных информацию. Документы, с которыми работают в соседнем отделе, могут эффективно использоваться сотрудниками других отделов и для этого не нужно прилагать вообще никаких лишних усилий);

Поговорим о средствах комплексной автоматизации.

Автоматизация называется комплексной, если автоматизированы не только основные технологические процессы, но и большинство (или все) вспомогательных операций. 

Каждая библиотека, будь она общедоступной или специализированной, начинается не с книжных полок, а с доконтрольной зоны. В этих участках библиотеки предлагается использовать – электронные системы организации очереди, информационные плазменные панели на которых демонстрируется оперативная информация о функционировании библиотеки, акустические прожекторы, информационные киоски.

Оборудование  доконтрольной  информационной  зоны  позволяет  читателям,  не  входя  в  читательскую зону библиотеки, проверять наличие интересующих изданий, обеспечивает доступ к электронному каталогу, осуществляет предварительный заказ книг.

В доконтрольной зоне оборудуются станции возврата книг читателями, которые позволяют существенно сократить время необходимое на обслуживание читателей, обеспечивая круглосуточный приём книг. 

Чтобы осуществить возврат документа, читателю необходимо обратиться к специализированному окну приёма книг, с помощью которого он  производит идентификацию с использованием своего электронного читательского билета. Затем читатель помещает сдаваемые книги в окно книгоприемника, система забирает книги из окна, распознает их посредством RFID метки или штрих-кода, списывает с читателя, выдавая квитанцию, далее книги автоматически сортируются, посредством специализированной сортирующей машины – «сортера» в соответствующие книгохранилищам контейнеры, и отправляются в книгохранилище.

Технология радиочастотной идентификации или RFID (Radio Frequency Identification) технология позволяет осуществлять бесконтактное дистанционное считывание информации с электронных меток/тэгов, оснащенных встроенным чипом с уникальным номером. RFID тэг/метка  представляет из себя тонкую этикетку, с нанесенными на нее антенной и чипом с возможностью бесконтактного чтения и записи информации. Записанный один раз тэг может работать бесконечно долго. Как правило, тэг помещается под обложку каждой книги. Он может быть покрыт дополнительной защитной этикеткой с напечатанным на ней штрих-кодом, логотипом библиотеки или информацией о книге. В каждый тэг обычно встроена активируемая и деактивируемая противокражная функция.

Для того, чтобы защитить свой фонд от несанкционированного выноса, не требуется дополнительно вклеивать в книги противокражные метки.  RFID-считыватель в различных приборах (воротах, терминале сбора данных и др.) излучает сигнал, активизирует метку и принимает переданную меткой информацию. Передача информации происходит дистанционно, без непосредственного контакта.

С помощью технологии RFID можно существенно сократить время поиска заставленных книг. Для того чтобы найти нужную книгу, необходимо пройти вдоль стеллажей с ручным считывателем, и как только он «увидит» ее, раздастся звуковой сигнал. С помощью того же ручного считывателя можно проводить инвентаризацию, и она будет занимать в сотни раз меньше времени, чем обычно. Необходимо просто провести считывателем вдоль стеллажей, и вся информация о книгах, присутствующих на них, дистанционно передается в компьютер. Ридер для инвентаризации состоит из длинной легкой ручки с гибкой RFID антенной, что  дает возможность легкого доступа к библиотечным материалам, в т.ч. находящихся на верхних полках, а высокая скорость считывания ридера позволяет ему получать информацию с тэгов, просто проводя антенной ридера вдоль полок с книгами.  Все книги идентифицируются безошибочно, независимо от их толщины и удаленности от края полки, при этом полка может быть изготовлена из любого материала, в том числе и из металла. Ридер для инвентаризации обеспечивает бесперебойную, автономную работу в течение нескольких часов.

Далее рассмотрим систему записи и регистрации читателей. 

Читательский билет – это единственный документ, дающий право пользования библиотекой. Электронный читательский билет – документ, позволяющий пользоваться услугами библиотеки, посредством дистанционного доступа.

Многофункциональная смарт-карта позволяет пользователям и сотрудникам использовать карту как пропуск, электронный читательский билет, при обращении к информационным киоскам и оплате услуг, предоставляемых учреждением.

В библиотеке карта дает возможность:

• идентифицировать пользователя, осуществлять поиск литературы в библиотеке;
• информировать о новых поступлениях и возвратах книг в библиотеку;
• осуществлять дистанционное бронирование книг;
• регистрировать полученные и возвращенные книги в библиотечный фонд;
• подключать платные услуги библиотеки (копирование, печать на принтере);
• библиотекарю вести учет использования библиотечного фонда, вывод перечня книг, находящихся на руках и т.д.

Каждый читатель комплексно-автоматизированной библиотеки неосознанно является объектом, который контролирует не только библиотекари и другие сотрудники библиотеки, но и техника. Одним из таких «наблюдателей» является система защиты фондов, а именно контрольно-пропускная система в помещениях библиотеки.

Всем  сотрудникам  выдаются  RFID  электронные  удостоверения, а гостям библиотеки – гостевые удостоверения, читатели имеют электронные читательские билеты. Все эти RFID электронные документы содержат персональный код, благодаря которому система осуществляет контроль доступа, ведение архива проходов, автоматический  учет  рабочего  времени,  составление  отчетов  и многое другое.    Программное обеспечение к контрольно-пропускным системам в режиме реального времени предоставляет доступ к статистическим данным и генерируют отчеты о количестве посетителей, количестве срабатываний системы защиты и выданных документах, позволяя выявить некорректно выданные экземпляры. Такая информация позволяет оптимизировать рабочее время сотрудников библиотеки и повысить эффективность их работы.

В качестве исполнительных механизмов контрольно-пропускной системы применяются проходные турникеты, электронные защелки и замки, которые управляются единой системой. 

Во входном холле библиотеки устанавливается проходной турникет и защитные RFID ворота. Они имеют интеграцию с автоматизированной библиотечной системой, и при попадании в их сектор книги, оснащенной RFID-меткой, происходит сравнение статуса книги в АБИС. В случае, если статус книги определен, как запрещающий к выносу из библиотеки, система подаст аварийный сигнал.

Особое внимание уделено вопросам автоматизации передвижения фондов библиотеки. 

   Известно, как много времени персоналом  библиотеки тратиться на перемещения  фондов из хранилища на книговыдачу  и обратно. Существует возможность  автоматизировать этот процесс  путем внедрения автоматизированной  монорельсовой системы адресной  доставки фондов (книг, журналов, газет  и газетных подшивок малого  формата, различных носителей аудио/видео информации).

Для транспортировки документов так же используют Телелифт – автоматизированную систему доставки любых грузов в пределах одного здания или целого комплекса. Во многих учреждениях эту задачу выполняют курьеры, но в библиотеках этим занимаются сами библиотекари. Чтобы избежать излишней физической нагрузки, достаточно поместить груз в передвижной контейнер и определить место доставки. Передвигаясь по металлическим рельсам, контейнер сам найдет своего адресанта.

Станции такой транспортной системы находятся во всех подразделениях библиотеки – комплектование, обработка, книгохранилище, книговыдача и др. Самоходные контейнеры передвигаются по заданному библиотекарем адресу быстро и бесшумно, по рельсовой сети без ограничений по горизонтали или  вертикали.

Перейдем к задаче автоматизации книговыдачи, возврата книг читателем, инвентаризации фондов подшивок малого формата, различных носителей аудио/видео информации.

С помощью станции самообслуживания осуществляется выдача и приемка книг. С использованием RFID системы больше нет необходимости открывать книгу, проверять штрих-код и деактивировать противокражную функцию - все это осуществляется автоматически одним действием. Более того, теперь можно обрабатывать несколько книг одновременно. Поскольку противокражная функция встроена в чип, в то время, как происходит идентификация объекта, дезактивируется противокражная область чипа. В результате снижается время обработки материалов, выдача книг происходит быстрее, уменьшаются очереди. Если библиотека также использует RFID карты читателей, идентификация читателей может осуществляться одновременно с идентификацией книг тем же ридером в то же самое время. Те же преимущества существуют и для процесса приемки книг от читателей.

Станция выдачи книг представляет собой терминал с тачскрином и со встроенным RFID-ридером. Читатель располагает выбранные самостоятельно книги на регистрационной панели терминала, вставляет многофункциональную смарт-карту (она же читательский билет), система считывает информацию с карты и с тэгов, наклеенных на книги и автоматически записывает на читателя выбранные книги. Одновременно с книг снимается противокражная защита.