Телекоммуникационные системы гостиниц. Краткая характеристика

 

В настоящее время в гостиницах очень большое внимание уделяется конгрессному бизнесу как источнику высокого и, главное, стабильного дохода. Гостиницы вкладывают большие суммы в постройку новых помещений для проведения семинаров и конференций и модернизацию существующих.

Конференц-зал должен иметь фойе, помещение для регистрации участников и весь комплекс необходимых вспомогательных помещений.

Современные конференц-залы оснащены установками климат-контроля, регулируемым освещением, аудиовизуальным и презентационным оборудованием, в том числе для проведения видеоконференций. (См. Рис. 5 Приложение 8)

К презентационному и аудиовизуальному оборудованию конференц-залов относятся следующие технические средства.

1.Мультимедиа и видеопроектор,  позволяющий показывать на большом  экране информацию с персонального  компьютера или видеомагнитофона.

2.Видеомагнитофон для просмотра  видеокассет.

3.Графопроектор для отображения  информации с прозрачных пленок  — слайдов на экран, белую  стену и т.п. Благодаря использованию специальных устройств графопроектор может также отображать информацию, поступающую из персонального компьютера.

4.Визуайлер — портативная настольная  видеокамера, предназначенная для оперативной демонстрации на большом экране (через видео- и мультимедиапроектор) разнообразных документов и иллюстраций.

5.Интерактивная доска, обеспечивающая  считывание и воспроизведение информации, наносимой на доску специальным маркером или электронным карандашом.

6.Персональный компьютер, предназначенный  для сбора, хранения и обработки информации.

7.Переносной компьютер, позволяющий использовать его в мобильном состоянии.

8.Активные колонки, подключаемые к обычному или переносному ПК для обеспечения звукового сопровождения.

9.Микрофон, используемый вместе  с усилителями и прочей акустической  аппаратурой для обеспечения  нормальной слышимости в помещении.

10. Устройства для синхронного  перевода.

 

Нельзя сказать, что комплексная  система активно взаимодействует с общей информационной средой здания гостиницы, однако все оборудование системы в значительной степени интегрировано между собой.

 

1.9 Система сервиса

 

Гостиницы должны быть оснащены инженерными  коммуникациями и оборудованием, обеспечивающим радиовещание и телевидение.

Радиовещание в гостиницах может  осуществляться от городской радиотрансляционной сети и системы внутреннего радиовещания, дающей возможность радиотрансляции во всех помещениях, включая лифты.

Система телевизионного вещания в  современных гостиницах предлагает большой спектр услуг, рассчитанных на самого взыскательного потребителя.

Трансляция может обеспечиваться от городской телевизионной сети, системы спутникового телевидения, позволяющей принимать программы основных телекомпаний мира, кабельного телевидения, гостиничного видеоканала, коммерческого канала.

Гостиничный видеоканал используется для передачи гостям различных сообщений, информации об услугах, предлагаемых гостиницей, о порядке действий в чрезвычайных ситуациях и др.

Коммерческий видеоканал транслирует  телепередачи развлекательного характера за дополнительную плату.

В номерах низких категорий телевизоры устанавливают по просьбе гостя  за дополнительную плату.

В номерах высших категорий устанавливают  цветные телевизоры с дистанционным управлением и приемом программ основных телекомпаний.

В одно- и двухместных номерах  не рекомендуется устанавливать крупногабаритные телевизоры. Для удобства ремонта ассортимент телевизоров должен быть минимальным.

Техническое обслуживание и ремонт теле- и радиоаппаратуры можно  проводить с помощью подрядных  специализированных организаций по договору или собственными специалистами.

 

 

 

 

1.10 Система жизнеобеспечения гостиниц

 

С целью централизации управления и контроля за работой инженерного оборудования при помощи средств автоматики, телемеханики и связи в современных крупных гостиницах организуется диспетчерская служба.

На диспетчерском пульте должны быть установлены приборы и оборудование, позволяющие постоянно наблюдать  за работой всех систем жизнеобеспечения гостиницы (котельной, систем отопления, водоснабжения, вентиляции, кондиционирования, электроснабжения, телекоммуникаций), и в случае необходимости принимать экстренные меры реагирования.

 

 

       1.11Техническая эксплуатация оборудования телекоммуникационных систем

 

Техническая эксплуатация оборудования телекоммуникационных систем включает в себя:

-ежедневное обслуживание самим работником (очистка оборудования от пыли, наблюдение за исправностью состояния оборудования, подача заявок на ремонтные и профилактические работы);

-периодический осмотр оборудования работниками инженерно-технической службы и подача заявок на ремонтные и профилактические работы;

-профилактические регламентные работы и ремонтные работы, которые проводятся организацией, осуществляющей гарантийное и послегарантийное техническое обслуживание, или фирмой — поставщиком оборудования. Представитель фирмы-поставщика осуществляет консультирование по вопросам работы оборудования, а также содействует устранению технических неполадок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Автоматизированные системы управления гостиницей.

 

Гостиничный сервис — ведущая  отрасль сферы обслуживания. Современное  состояние рынка гостиничных  услуг характеризуется высоким  уровнем конкуренции, разнообразием  видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные  комплексы представляют собой сложные  системы, которые состоят из различных  взаимосвязанных служб.

Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известной  является система Fidelio, а также Lodging Touch. К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд  разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным  комплексом. К ним относятся программная система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»)

 

2.1 Система автоматизации гостиниц Hotel-2000

 

Система предназначена для  гостиниц с любым числом номеров. Система имеет модульную структуру  и состоит из подсистем автоматизации  гостиничных функций (Hotel-2000) и автоматизации  ресторанов и баров (Restaurant-2000).

Система Hotel-2000 предусматривает  выполнение следующих функций:

1) управление номерным  фондом, оптимизацию загрузки гостиницы  и своевременное предоставление  актуальной информации о состоянии  номеров;

2) управление работой  горничных и контроль за своевременной  уборкой номеров;

3) индивидуальное и групповое  бронирование в реальном режиме  времени с проверкой наличия  свободных номеров и возможностью  оптимизации загрузки гостиницы;

4) бронирование блоков  номеров с гарантированной и  негарантированной формами оплаты;

5) просмотр и изменение  информации о бронировании и  моментальное восстановление отмененных  броней и незаездов;

6) автоматизацию процедур  регистрации и оформления индивидуальных  гостей и групп, как по предварительной  брони, так и без нее с  моментальным поиском необходимого  для гостя номера;

7) выписку счетов с  автоматическим начислением стоимости  проживания и оказанных дополнительных  услуг;

8) получение в любой  момент по требованию клиента  всей необходимой информации  о проживании с выдачей промежуточных  счетов;

9) ведение архива гостей;

10) быстрое и простое  ежесуточное закрытие дня, позволяющее  осуществить все начисления за  прошедшие сутки и проверить  работу кассиров без остановки  работы гостиницы;

11) управление ценовой  политикой гостиницы с учетом  сезонных колебаний, условий взаимоотношений  с партнерами и т.д.;

12) управление финансами  гостиницы;

13) ведение бухгалтерского  учета, обеспечение связи с  российскими и западными бухгалтерскими  системами для формирования отчетности  в соответствии с российским  планом счетов и планом счетов  в стандарте GAAP.

Система Hotel-2000 позволяет  получить более 100 различных статистических и финансовых отчетов и проанализировать информацию о гостинице. Обеспечивает учет кассовых операций с применением  зарегистрированных учетно-кассовых машин.

Эта система функционирует  в гостиницах «Академическая», «Союз», «Шереметьево-2» (Москва), «Береста Палас  Отель» (Нижний Новгород), бизнес-отелях «ЛУКойл-Москва» (Москва), «Яхонт» (Красноярск), «Сахалин-Саппоро» (Южно-Сахалинск), пансионате «Урал» (Анапа) и др.

Все системы обладают удобным  интерфейсом; предусматривают ведение  архивных копий; настройку на любое  число пользователей; обеспечивают разграничение прав доступа различных  пользователей, защиту от несанкционированного доступа за счет использования системы  пародирования, настройку на любые  типы принтеров.

 

 

 

 

2.2 Система управления «Lodging Touch»

 

Система управления гостиницей Lodging Touch повышает качество обслуживания гостей, автоматизирует административную, маркетинговую, финансово-экономическую и хозяйственную деятельность гостиниц и гостиничных комплексов, а также пансионатов, домов отдыха, санаториев и мотелей. Она охватывает службы портье, бронирования, продаж и маркетинга, обеспечивает проведение мероприятий, обслуживание групп, работу с турагентствами и организациями. Система Lodging Touch имеет дружественный графический пользовательский интерфейс (GUI), где каждой функции соответствует своя иконка, удобна и проста в использовании, настраивается в соответствии с принятой технологией работы гостиницы. Используемые экранные формы универсальны, что облегчает работу с системой.

Основные функциональные возможности системы Lodging Touch:

1. Модуль гостевой истории  хранит информацию о гостях  и компаниях. Все основные данные  о гостях, числе броней, ночей  проживания, незаездов и отмен,  а также о полученном гостиницей  доходе от каждого гостя или  компании отображаются на одном  экране и легко доступны. Получение  детальной дополнительной информации  обеспечивается нажатием определенной  клавиши. В системе имеется  запатентованный функциональный  блок табличного отображения  списков гостей и клиентов-компаний, облегчающий поиск необходимой  информации, а мастер запросов  позволяет задавать неограниченное  число критериев и условий  сортировки для поиска нужной  информации.

2. Функция планирования  проживания позволяет автоматически  отображать на экране дисплея  все изменения тарифа, типа номера, а также другие условия на  каждый день проживания гостя.

3. Поддержка множественности  счетов гостя (до шести) позволяет  осуществлять как автоматическое, так и ручное перенаправление  начислений и платежей на счета  гостя, группы, организации либо  на счета других гостей.

4. Функция обработки кредитных  карт заносит в картотеку все  полученные коды подтверждения,  а также отслеживает кредитное  состояние счета каждого клиента.  При использовании интерфейса  с системами авторизации кредитных  карт запрос на авторизацию  посылается автоматически с получением  подтверждения в реальном режиме  времени. Система также позволяет  мгновенно выводить на экран  необходимую для поселения или  расчета форму гостя при считывании  его кредитной карты.

5. Модуль управления тарифами  позволяет проводить гибкую тарифную  политику с учетом разных пороговых  величин и ограничений. Возможно  установление специальных тарифов  по договорам, в любой валюте, а также для различных сегментов  рынка.

6. Экран статуса гостиницы  содержит графическую и табличную  информацию о состоянии гостиницы  на текущий момент времени,  включая сведения об уровне  загрузки, наличии номеров, числа  приходящих броней и др.

7. Календарный статус  номерного фонда показывает статус  и состояние каждого номера  на текущую и будущие даты. С помощью «мыши» пользователи  имеют прямой доступ в гостевую  карточку для просмотра информации, внесения изменений, начисления платежей либо записи оставленного для гостя сообщения.