Роль управления коммуникации в формировании корпоративной культуры

Введение

 

Корпоративная культура дает сотрудникам возможность отождествлять  себя с компанией, формирует и  развивает чувство приверженности, ответственности за все события, которые происходят в организации, способствует осознанию работниками  важности коммуникаций, создает основу для стабильности, контроля и едино заданного направления движения.

Роль управления коммуникациями в корпоративной культуре весьма значительна, и недооценка ее может привести к снижению эффективности деятельности компании в целом. Регламентация и оптимизация основных элементов системы управления коммуникации является важным звеном в цепочке создания конкурентных преимуществ. Закономерным и логичным следствием выступает развитие корпоративной культуры. Корпоративная культура является неким незримым компонентом, связывающим воедино элементы системы управления, что позволяет эффективно и безболезненно проецировать все проекты на существующую систему управления. Четко прописанный регламент взаимодействия и коммуникаций сотрудников, культура принятия и исполнения управленческих решений позволят компании достигать большего эффекта от оптимизации тех или иных элементов системы управления.

Объектом контрольной  работы является корпоративная культура организации. Предметом выступает система управления коммуникациями в корпоративной культуре.

Цель работы: выявить  роль управления коммуникациями в корпоративной  культуре.

Исходя из поставленной цели, автор контрольной работы ставит следующие задачи: рассмотреть сущность коммуникации и коммуникационного процесса;  вывить систему управления коммуникациями в процессе создания корпоративной культуры организации; выявить основные элементы и уровни корпоративной культуры организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность  коммуникации и коммуникационного  процесса

 

Коммуникация  – это обмен информацией в  процессе деятельности, это общение, его пути и формы.

Определений коммуникаций множество. Американские ученые [] Ф. Дэнис и [] К. Ларсон проанализировали 126 понятий коммуникаций.

В настоящее  же время, как полагают современные исследователи, понятие «коммуникация» имеет три основные интерпретации. Во-первых, коммуникация представляется как средство связи любых объектов материального и духовного мира, т. е. как определенная структура. Во-вторых, это общение, в процессе которого люди обмениваются информацией. В-третьих, под коммуникацией подразумевают передачу и массовый обмен информацией с целью воздействия на общество и его составные компоненты.

Социальная  коммуникация (а в процессе управления коммуникациями мы имеем дело именно с социальной коммуникацией) вбирает в себя все три толкования понятия «коммуникация». Первый подход ориентирован на изучение коммуникативных средств с целью их использования для реализации социальных функций коммуникации. Второе толкование применительно к социальной коммуникации связано с проблемами межличностной коммуникации, а третье – с проблемами воздействия массовой коммуникации на развитие общества. 

Коммуникационные  проблемы организации связаны коммуникационными  потребностями организации. Коммуникациями в организации необходимо управлять, под управлением обычно понимается целенаправленное, регулирующее воздействие на объект.

Основоположник  теории менеджмента [] А. Файоль характеризовал функции управления так: предвидеть, организовывать, руководить, координировать, контролировать. Управлять коммуникацией – это значит: 

1. Определить цели коммуникации.
2. Определить пути достижения целей.
3. Планировать с учетом ресурсов и ситуаций конкретные действия, направленные на достижение целей.
4. Организовывать реализацию планов.
5. Координировать взаимодействие компонентов коммуникационных процессов.
6. Контролировать коммуникационный процесс, особенно обратные связи.
7. Корректировать процесс по результатам коммуникации.

Процесс коммуникации служит также основой формирования групповых норм, т. е. тех средств, посредством которых осуществляется социальный контроль, распределяются социальные роли, достигается координация усилий, ожидания приобретают конкретные черты и происходят организационные, общественные процессы.

Коммуникация также понимается как совместное пользование информацией, которую люди получают в результате общения. Каждый социум или социальная группа использует информацию, исходя из собственных потребностей и интересов.

Коммуникации играют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Совместная деятельность людей предполагает контакты между ними и обмен необходимой информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут достигать своих целей. Любая организация обязательно имеет соответствующую систему коммуникаций (связей), по которой передается информация. Вот почему коммуникации часто называют «нервной системой» организации. Сложность и многоплановость коммуникации нашли отражение в многочисленных определениях этого понятия.

Стоит отметить, что вся деятельность по управлению любой организацией представляет собой не что иное, как постоянные коммуникативные акты, участников которых не два, а разнообразное множество. Каждая организация пронизана сетью каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации. Именно коммуникация служит средством включения организации во внешнюю среду, обеспечивает ей необходимый уровень взаимодействия с ключевыми, целевыми аудиториями, без которых невозможно и бессмысленно существование организации. Организации обладают ресурсами – это люди, финансы, технологии, сырье, организационная структура и т. д.

Термин «организация»  употребляется в трех смыслах. 

Во-первых, так  может называться искусственное  объединение институционального характера, занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения более или менее ясно очерченной функции. В этом смысле организация выступает как социальный институт с известным статусом и рассматривается как автономный объект. Это может быть предприятие, органы власти или какой-либо добровольный союз и т. д.

Во-вторых, термин «организация» может означать определенную деятельность, включающую в себя распределение  функций, налаживание устойчивых связей, координацию действий и т. д. В  этом случае организация выступает как процесс, связанный с целенаправленным воздействием на объект и, значит, с присутствием фигуры организатора и контингента организуемых. В этом смысле понятие «организация» совпадает с понятием «управление», хотя и не исчерпывает его.

В-третьих, имеется  в виду характеристика степени упорядоченности  какого-либо объекта. 

Тогда под организацией понимается определенная структура, строение и тип связей как способ соединения частей в целое, специфический для  каждого рода объектов. В этом смысле организация объектов выступает как его свойство, атрибут. Такое содержание термина употребляется, например, когда речь идет об организованных и неорганизованных системах, политической организации общества, эффективной и не эффективной организации и т. д. Именно это значение подразумевается в понятиях формальной и неформальной организации и т. д. 

Организация складывается как человеческая общность и выглядит как совокупность социальных групп, статусов, норм, а также отношений  лидерства, отношений сплоченности – конфликтности и т. д. Организация заявляет о себе как структура связей и норм, детерминированная административными и культурными факторами. В этом смысле организация выступает как целостность, построенная иерархически и взаимодействующая с внешней средой⁹.

Теоретики в  сфере управления рассматривают  любую организацию как «систему», состоящую из «подсистем», деятельность которых воздействует на другие «подсистемы» и на всю организацию в целом. Например, если рассматривать организацию, в ней могут быть следующие «подсистемы»: 

• производственная подсистема – производство товаров и услуг; 
• поддерживающая подсистема – объединяет организацию, подбирает и распределяет сотрудников, разрабатывает правила и нормы для сотрудников и следит за их исполнением; 
• подсистема рынка и распространения – маркетинг, исследования спроса, распространение, организация работ на этапе сбыта продукции; 
• адаптивная подсистема – исследования и новые разработки, планирование, что помогает организации выживать и добиваться успеха в условиях постоянно изменяющейся среды; 
• управляющая подсистема – контроль и управление всеми подсистемами, решение конфликтов между интересами организации и требованиями среды.

В этой схеме  коммуникационный менеджмент будет  частью системы управления. Его роль будет заключаться в том, чтобы поддерживать все подсистемы, помогая им выстраивать эффективные коммуникации за пределами организации, а также оптимизировать коммуникации между самими подсистемами внутри организации.

В контексте  управления организацией существует представление о коммуникации как о процессе, при котором взаимодействующие субъекты постоянно меняются ролями отправителя и получателя информации. Это позволяет отследить существование определенной зависимости изменения направления коммуникации и ее искажения участниками процесса. Подобные подходы к восприятию коммуникации помогают осмыслить коммуникацию как социальный феномен.

Коммуникации  имеют, прежде всего, направленный характер передачи сообщения, основанного на определенной системе знаков, и восприятие данного сообщения как необходимой характеристики коммуникативного акта, т. е. сообщение неизбежно подвергается кодированию в процессе создания и передачи, а затем декодируется получателем. Однако обмен информацией между субъектами коммуникации возможен лишь в том случае, если они будут прилагать усилия к адаптации своих сообщений к уровню восприятия получателя информации. Другими словами, эффективная коммуникация имеет место тогда, когда получатель интерпретирует сообщение так же, как и отправитель. 

Одна из первейших  проблем, с которой встречается  каждый коммуникатор, заключается в  необходимости привлечь внимание адресата информации к предстоящему сообщению. Можно назвать две очевидные  характеристики коммуникации, позволяющие  удерживать внимание получателя информации. Это новизна и значимость для получателя того или иного сообщения. Таким образом, коммуникатору важно иметь ясное представление о том круге сведений, которым располагает будущий адресат, и об иерархии его ценностных ориентаций. 

Необходимо помнить, что подобно тому, как основой организации являются люди, основу организационной коммуникации составляет межличностная коммуникация. Коммуникации – это то, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. 

Эффективно  работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Управление коммуникациями находится на «границе» организации. Его функция состоит в поддержании контактов (отношений), в том числе и с теми, кто не разделяет интересы организации. С точки зрения управления коммуникациями таковыми являются, с одной стороны, управленческая верхушка организации, а с другой – внутренняя и внешняя среда, представленная в виде различных аудиторий. Предметом управления коммуникации является зона конфликта, этот факт не вызывает в среде специалистов никаких возражений. Однако пограничная позиция, которую занимают специалисты, участвующие в управлении коммуникациями, со временем менялась и, соответственно, менялось ее конкретное содержание.

Коммуникации выступают в качестве стратегического инструмента, что указывает на расширение круга функциональных обязанностей специалиста по управлению коммуникациями и повышение организационного уровня, на котором происходит формирование решений в этой области.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Управление  коммуникациями в процессе 

создания корпоративной  культуры организации

 

Организация – это сложный  организм, основой жизненного потенциала которого является организационная  культура – то, ради чего люди стали  членами организации; то, как строятся отношения между ними; какие устойчивые нормы и принципы жизни и деятельности организации они разделяют; что, по их мнению, хорошо, а что плохо и многое другое из того, что относится к ценностям и нормам организации. Все это не только отличает одну организацию от другой, но и существенно предопределяет успех функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе. 

Носителями организационной  культуры являются люди. Однако в организациях с устоявшейся корпоративной культурой она становится атрибутом организации, отдельной ее частью, оказывающей активное воздействие на членов организации, модифицирующей их поведение в соответствии с теми нормами и ценностями, которые составляют ее основу.

В процессе функционирования организации участники объединяют свои индивидуальные усилия, взаимодействия, отношения, которые не просто суммируются, а образуют новое системное качество. Это системное качество представляет сущность организации, примером которой могут являться групповая сплоченность, интеграция организации, согласованность в принятии решений на уровне общей стратегии, качество рабочей жизни и т. д.