Роль коммуникаций в функционировании организации

 Устранение коммуникативных  барьеров позволяет формировать  продуктивные организационные коммуникации, способствующие достижению целей организации. [11 ,С. 124]

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Проблема неэффективного использования внутренних коммуникаций в российских организациях

В настоящий момент существует проблема расхождения интересов работников и руководителей организации. Способы  их примирения обратили на себя внимание исследователей еще в 60-70-е годы 20 века, когда и было выдвинуто огромное количество теорий, многие из которых в дальнейшем были забыты. Но те теории, которые уделяют ведущее значение качественным внутренним коммуникациям, до сих пор пользуются большой популярностью и на практике оказываются действенней, чем другие.

Итак, внутренняя коммуникация - это поток информации интеллектуального или эмоционального содержания, цель которого ослабление негативных моментов во взаимоотношениях руководства и служащих и поддержание позитивных. То есть, внутренние коммуникации предполагают установление добропорядочных отношений между сотрудниками, между сотрудниками и руководителем, кроме этого они способствуют обеспечению условий эффективного и эмоционального соучастия. Больших успехов в налаживании внутренних коммуникаций в свое время добились США и Япония.

Еще в середине 20 века один из основателей японской компании «Сони», нынешнего лидера в области электроники, видеотехники и лазерных технологий, Акио Морита говорил: «Никакая теория, программа или правительственная политика не могут сделать предприятие успешным, это могут сделать только люди». С этим согласились многие ведущие страны мира: США, Япония, Германия, Франция, Великобритания.

Нельзя сказать, что в России совсем нет опыта построения внутренней коммуникации в организации, достаточно лишь вспомнить доски почета, грамоты, цветы женщинам-коллегам к восьмому марту, субботники и т.д. Но, так или иначе, на сегодняшний день проблема внутренних коммуникаций особенно остро стоит в нашей стране, можно сказать даже больше - эта область наиболее критична в деятельности российских компаний.

В настоящее время в России наблюдается большая «текучесть кадров». Существует множество причин, по которым этот процесс не прекращается. Американские социологи и разработчики теорий организации давно пришли к выводу: если сотрудник не видит мотива для дальнейшего совершенствования, для удовлетворения нужд, которые заставили его пойти на эту работу, то производительность труда будет снижаться, а в дальнейшем это может привести к серьезным конфликтам в коллективе.

Существует несколько теорий мотивации: довольно известная и наиболее влиятельная - иерархия потребностей Э. Маслоу, теория ожиданий (согласно данной теории, именно ожидание вознаграждения активизирует поведение), теория Макгрегора и т.д.

Наибольший интерес сегодня вызывают теория, выдвинутая Дэвидом Макклеландом, и двухфакторная теория мотивации Ф. Герцберга. Д.Макклеланд выделил три категории мотивов, движущих человеком: потребность в принадлежности к какой-либо группе, потребность во власти и потребность в успехе или достижении целей. Эта теория может быть использована для улучшения организационного климата, составной частью которого является мотивация персонала.

Мотивационно-гигиеническая модель Ф. Герцберга явилась результатом серии интервью с 200 инженерами и бухгалтерами, которых попросили подробно описать события, заставившие их чувствовать полное удовлетворение или неудовлетворение от работы. На основании анализа результатов исследования был сделан вывод, что людям присущи два вида потребностей: попытка избежать страданий и психологический рост. Следовательно, на мотивацию сотрудника влияют два фактора: «гигиенические» - благоприятные условия труда (статус, жалованье, межличностные отношения и прочность положения) и мотиваторы, определяющие содержание работы (выполнение задания, признание успеха, рост ответственности, возможность профессионального роста).

Отвечая на этот вопрос о том, что можно привнести из этих теорий в российские организации, нельзя сказать точнее, чем Ли Якокка, поработавший в компаниях «Форд» и «Крайслер»: «Когда речь идет о том, чтобы предприятие двигалось вперед, вся суть в мотивации людей. Управление представляет собой не что иное, как настраивание других людей на труд. В практической деятельности корпорации приходится побуждать каждого из работников вносить свою лепту в общее благо». Из этого можно сделать вывод, что совершенно не напрасно в советские времена передовикам производства давали грамоты и вешали их фотографии на доски почета. Конечно, самый сильный мотив - это повышение заработной платы, но и простое внимание к достижениям и идеям сотрудников не пройдет даром.

Но, к сожалению, это не единственное слабое место во внутренних коммуникациях российских компаний. Стоит рассмотреть и проблему лидерства руководителя и его поведения в группе.

По мнению некоторых американских ученых-социологов, в частности Д. Макгрегора, идеальным является такое лидерство, которое стимулирует индивидуальное развитие работника, способствует его самовыражению. Вообще же лидерство руководителя можно оценить с двух позиций: его внимательности, то есть того, насколько руководитель проявляет сердечность, уважение, заботу и доверие к своим сотрудникам; и ведения структуры, то есть того, как руководитель выполняет свои официальные обязанности в сфере планирования, организации, руководства и контроля.

Другим подходом к лидерству является классификация К. Левина, который выделил демократический, автократический и попустительский стили лидерства. Отличаются они степенью влияния подчиненных или руководителя на принимаемое решение. Демократическое лидерство является наиболее оптимальным для получения высокого результата: подчиненные участвуют в принятии тех решений, которые их затрагивают, но им не позволяется поступать по своему усмотрению. Тем самым данный стиль способствует развитию индивидуального творчества, а также реализует идею коллективного принятия решений. Но тут важно не перейти черту: иметь сотрудников, которые думают, что знают больше, чем руководство, не очень удобно. Вот что писал по этому поводу Ли Якокка: «Я всегда придерживался политики соблюдения принципов демократизма вплоть до момента принятия окончательного решения. В этот момент я становился безжалостным начальником: «Хорошо, я всех выслушал, - говорил я, - А теперь послушайте, что мы будем делать».

Несмотря на множество известных теорий, вряд ли кто-то однозначно скажет, следует ли допускать подчиненных к принятию решений и приводит ли усиление роли рядовых сотрудников в процессе принятия решений к росту их удовлетворенности и к увеличению производительности труда. Вообще же участие в управлении помогает сглаживать конфликты внутри фирмы, улучшать сотрудничество, оно удовлетворяет потребность в принадлежности к группе. Это плюсы, но есть и минусы - участие рядовых сотрудников в процессе принятия решений не может быть эффективным там, где отношения между руководителем и подчиненными напряжены, и там, где интересы резко различаются в отношении как целей, так и средств их достижения.

Однако, для того чтобы участие рядовых сотрудников в процессе принятия решений было эффективным, должны быть подготовлены каналы, посредством которых служащие смогут принять участие в процессе принятия решений. Возможно, это и есть самое сложное для российских компаний - найти и выделить деньги на создание горячих линий, на издание внутрикорпоративного журнала и т.д.

Но кроме этих проблем существует еще и проблема открытости информации для сотрудников. Многие российские предприниматели убеждены в том, что персоналу не обязательно знать обо всех делах компании. Однако, сотрудники, принимающие активное участие в деятельности своей компании, представляют для нее большую ценность, чем те, кто пассивно проводит свое рабочее время.

В настоящее время рост динамичности и неопределенности деловой среды привел к тому, что персонал компаний менее защищен, менее уверен в стабильности своего положения и потому менее лоялен к компании-работодателю, чем в прошлые времена. Задача руководства - убедить персонал, что оно не только хочет общаться, но делает это правдиво и откровенно, дорожит мнением каждого. В целом люди должны чувствовать, что усилия во благо фирмы замечены, их проблемы понимаются, а успехи приветствуются.

Возникает еще одна проблема внутренних коммуникаций в российских компаниях: конфликт между декларированием принципов и построением реального бизнеса, корпоративной политики. Сейчас российские фирмы стали уделять большое внимание внешним атрибутам корпоративной культуры: фирменная одежда, логотипы, девизы, спонсорство, благотворительность. Многие взяли на вооружение и новомодные тенденции: создание миссий организации, корпоративных ценностей, которые чаще всего не имеют ничего общего с реальной ситуацией внутри организации.

 «Мы стараемся многое перенять у западных компаний, стараемся подражать им в умении получать прибыль, но никак не можем понять одного - в основе всего должно существовать взаимное уважение и осознание того, что компания принадлежит работникам, а не только руководителям, - говорил основатель компании «Сони» Акио Морита.

Если же попытаться посмотреть в корень проблем внутренней коммуникации в российских компаниях, то, наверное, можно заметить, что в нашей стране на данный момент не созданы предпосылки для ее развития, такие как здоровая конкуренция, благоприятная деловая среда, прозрачность финансовых потоков.

Наконец, стоит отметить, что главная проблема и отдельного предприятия и нашего государства в целом не в отсутствии внутренней коммуникации как таковой, а в недостатке понимания того, что человек является ключом к процветанию как отдельной компании, так и страны в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА3. КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОВЫШЕНИЮ ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ

3.1. Современные средства коммуникации в менеджменте

Бурное развитие технологий, а точнее сказать – информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях – создание компьютерных сетей и средств беспроволочной (беспроводной) связи.

 Современные средства  коммуникации, которые могут использовать  организации:

 ·              электронная почта,

 ·              голосовая почта,

 ·              факс,

 ·              телеконференция,

 ·              видеоконференция,

 ·              электронный обмен данными,

 ·              интрасети, или внутренние сети.

Рассмотрим, как информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях.

 Общение и обмен  информацией меду персоналом  организации больше не ограничены  временем или пространством.

 Уничтожение физических  и пространственных ограничений  означает, что структура современной  организации должна не только  поддерживать, но и способствовать  движению информационных потоков  с высокой скоростью. Благодаря  этому появились новейшие организационные  схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации  без границ и пр.

 Благодаря развитию  информационных технологий в  организации появляются новые  профессии – так, например, «читатель  электронной почты».  

Такого рода контроль – со штатными или без них – осуществляется в 48% крупных компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71% до 76% корпораций, работающих в сфере информационных технологий. Причём руководителей 64% компаний, помимо тайн, волнует распространение порно и непристойных шуток.

 Электронная почта  вообще вызывает много нареканий. Как выяснили по результатам  опроса представители IT-компаний  исследователи из «Message Labs», 60% фирм  готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением  вирусов и спама не изменится  в лучшую сторону. Остальные 40% признали, что испытывают «волнение» в  связи с угрозами их бизнесу, так  или иначе исходящими от  электронной почты. Только 29% опрошенных  выразили какой-то оптимизм по  этому поводу. Надежда только  на то, что e-mail через какое-то время  безнадежно устареет и сольется  с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной  передачи данных.

 Новые информационные  технологии позволяют создать  виртуальные рабочие места. При  такой организации используются  огромные офисные помещения, оснащенные  передвижной мебелью, переносными  телефонами и портативными компьютерами.

 Другой вариант организации  рабочих мест – принцип телеработы, когда служащие связаны со  своим рабочим местом через  компьютер.

 Совершенствование информационных  технологий может как повысить  эффективность коммуникаций, так  и снизить ее.

 Поэтому для эффективного  использования технических достижений  необходимо придерживаться правил  эффективной коммуникации: