Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Ноября 2013 в 14:36, контрольная работа
Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятия-ми, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях.
Введение…………………………………………………………………………………………………………….3
1. Деловая переписка и её виды………………………………………………………….……..….…4
1.1. Деловое письмо в условиях унификации……………………………………………..……5
2. Пправила и требования к оформлению бланка делового письма…………......6
3.Требования к тексту делового письма ………………………………………….…………....12
4. Язык и стиль делового письма ……………………..……….……………….....…………......17
5.Этикет и виды деловых писем……………………………..……………………………………….19
Заключение……………………………………………………………………………………………………….22
Список используемой литературы…………………….…………………………………………….23
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике. Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией: «акад. А.Г. Иванову» или « проф. Н.Г. Кирсанову».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике.
Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета. Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если нужно в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то пишиться несколько писем в один адрес.
Согласно правилам ведения
деловой переписки принято
Текст делового письма должен быть написан простыми фразами в нейтральном тоне , без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Без орфографических и пунктуационных ошибок.
Надо четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей: сначала объясняют причины, основания, цели написания письма, затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:
При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.
Композиция текста делового письма
Композиция письма - это последовательность логически связанных в соответствии с темой смысловых частей.
Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части, когда оно составлено в ситуации, не требующей обоснования или разъяснения, когда и автору и адресату без каких-либо пояснений понятно, с какой целью направлено письмо.
В большинстве случаев деловые письма включают в себя две и более смысловых части. Так, гарантийное письмо состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии. Сопроводительное письмо может состоять как из одной части (сообщение о направлении какихлибо материалов), так и из двух частей (сообщение о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать ответ до определенного срока).Не менее чем из двух композиционных частей состоят письма-отказы: собственно отказа и, независимо от ситуации, послужившей темой письма, его обоснования. Наряду с этим, желательно сообщить корреспонденту о том, кем или каким образом может разрешена возникшая в связи с отказом ситуация.
Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.
Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:
При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последовательностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.
При фактологическом (систематическом) способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма, а далее все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация.
В деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходимость осуществлять какиелибо действия, следует использовать хронологический способ.
В целом текст письма может состоять из следующих частей:
Обращение.
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой. Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые связи. При печатании обращение выравнивается по центру.
Вступление.
Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.
В соответствии с этим во вступлении может содержаться: ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.), где документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.
Основное содержание текста.
В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части - просьбы, предложения, требования, напоминания и др.
Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.
Заключение.
Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.
Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:
Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы: «не располагаем ...», «не нуждаемся ...», «не считаем целесообразным ...», «не можем обеспечить ...», «не имеем возможности...» и т.д.
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль. Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля определяются условиями, в которых реализуется письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
Орфография.
К числу основных орфографических трудностей, связанных с написанием текстов деловых писем, следует отнести трудности правописания имен собственных. И это вполне естественно: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.
Этикет делового письма
Правила этикета делового письма основаны на следующих нормах делового общения:
- проявление вежливости и уважения к деловому партнеру;
- соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;