Понятие и цели организации специальных мероприятий

- Следующий момент – это всевозможные мелочи.

 К примеру, в пульте  от проектора вдруг садятся  батарейки, запасных нет, и выступающей  персоне приходиться переключать  слайды с помощью ассистента, вызванного из зала.

Или другой вариант: в самый ответственный момент выясняется, что в офисе был забыт шнур, которым подсоединяется DVD-проигрыватель к телевизору.

 На первый взгляд, эти  риски могут показаться не  такими уж и критичными, но  престижу и статусу мероприятия  подобные накладки вредят очень  сильно.

И наконец, самый неочевидный риск в данной категории (неочевидный – потому что о нем редко задумываются заранее) связан с арендованным оборудованием. Любая техника подвержена случайным повреждениям (пролитый кофе, фатальное падение вследствие неаккуратного обращения и т.д.), и если на нашем мероприятии арендованное оборудование было испорчено по необъективным причинам, то мы, соответственно, понесем дополнительные затраты.

Подводя же итог, стоит добавить, что во время планирования и проведения специальных мероприятий от рисков никуда не уйти, с ними нужно работать. В этом деле может оказаться полезной консультация или сотрудничество с компанией, которая специализируется на special events, ибо профессионалам все риски уже давно известны и, что важнее, они заранее знают решения для многих типичных проблем.

Для того чтобы провести мероприятие, требуется серьезная подготовка. Для того чтобы event был успешным, сил и времени потребуется еще больше. Для реализации возможностей special event как PR-акции мероприятие должны быть настоящим событием6.

Составление плана проведения мероприятия предполагает наличие специальных знаний и четкого понимания, как сделать его действительно удачным7. Поэтому для организации special events, в том числе и фестиваля обычно привлекаются профессионалы – event-компании, которые специализируются именно на проведении мероприятий по запросам компании-заказчика с учетом всех пожеланий оного и, конечно, ожиданий его клиентов.

В отдельное направление маркетинговой деятельности выделился фестиваль (festivus, лат. — веселый, праздничный). Как вид событийного маркетинга он представляет собой мероприятие, цель которого — представить предметы и явления, организованные в духе праздника и по определенному сценарию (Приложение 2)8. Признаки этого мероприятия:

• праздничная форма (в основе фестиваля заложено понятие праздника);

• ритуальный характер (заранее заданные правила проведения фестиваля);

• соревновательность (наличие конкурсов, демонстраций, шоу-показов).

 

Фестиваль легко интегрируется в различные ИМК-программы (ИМК — интегрированные маркетинговые коммуникации). Нередко его объединяют с другими средствами маркетинговой коммуникации — презентациями (если необходима пробация новинок компании), PR-мероприятиями (для получения паблисити).

Существует отработанный алгоритм действий при составлении плана специального мероприятия. Во-первых, должна быть четко определена цель special event. Ее необходимо согласовать со всеми заинтересованными лицами, донести до сведения всех организаторов и участников подготовки мероприятия. Каждый из них должен четко знать, кому, почему и для чего это все надо9.

При составлении плана необходимо разработать концепцию и расписать сценарий мероприятия. Special event на то и special, что он особенный, т.е. концепция мероприятия должна отличаться от концепций event’ов, уже проведенных для продвижения аналогичной продукции. Сценарий должен включать в себя не только все продуманные и предвиденные ситуации, но и учитывать возможные отклонения от плана, неверный ход событий. Для того чтобы уменьшить риск срыва каких-либо составляющих мероприятия, лучше составить запасной план, учитывающий все возможные изменения в программе с целью удержания контроля над ситуацией.

Исходя из бюджета мероприятия, под концепцию и сценарий выбирается площадка. Как и все прочее, расположение, размер и возможности площадки рассчитываются с учетом выделенных на мероприятие средств, количества и ожиданий приглашенных, специфики программы event’а. Под концепцию разрабатывается и дизайн площадки, выбираются развлечения для гостей, привлекается кейтеринговая компания.

Просто написать сценарий слишком легко. Нужно выбрать технические средства, необходимые для воплощения сценария. А для приобретения этих средств нужно детально рассчитать бюджет. Special event – дорогое удовольствие, но при правильной организации оно себя окупает: либо приносит компании доход от роста уровня продаж, либо поднимает ее имидж, изменяя представления о ней в лучшую сторону. Выбор и приобретение технических средств нельзя откладывать «на потом». Как только в сценарии мероприятия было утверждено устроить то или иное шоу, необходимо сразу обеспечить все, чтобы это шоу стало возможным. Если в пресс-релизе мероприятия гостю обещано лазерное представление, то это представление должно быть показано, иначе гость останется разочарован. Более того, о своем разочаровании он поведает своим друзьям и знакомым, что определенно не лучшим образом скажется на имидже компании. Считается, что один неудовлетворенность одного клиенты провоцирует неудовлетворенность пяти потенциальных клиентов, поэтому нельзя недооценивать роль «сарафанного радио».

Обеспечив техническую базу event’а, необходимо найти подрядчиков, убедиться в качестве их работы, заключить с ними договор. Без подобной формальной составляющей event может попросту сорваться. Более того, представитель компании-заказчика должен постоянно следить за ходом работ и контролировать ситуацию.

Когда выбрана площадка, все технические вопросы решены, детали отработаны, гости приглашены, и СМИ оповещены, наступает само мероприятие. Естественно что, выполнив работу по организации, команда, занимавшаяся воплощением идеи мероприятия в жизнь, тоже хочет отдохнуть. Однако ход мероприятия, и контроль за происходящим, не менее важен, чем процесс организации. Ответственный менеджер event’а должен быть всегда готов решить возникающие по ходу мероприятия проблемы. Даже при самом ответственном подходе и очень хорошей организации специального события мелких проблем не избежать. Цель менеджера не только в том, чтобы «все прошло гладко», но и в том, чтобы «сгладить углы», если таковые имеются.

Поэтому время отдыха для организаторов наступает тогда, когда площадку покидает последний гость. Гости, к слову, с подобных мероприятий уходят с подарками, которые также продумываются и заказываются у компаний, занимающихся подарочной продукцией. При этом если подарок чисто сувенирный, то должен быть интересен и красив, чтобы гость в дальнейшем поставил его на полку как напоминание. Еще лучше, если подарок будет практически применим10.

Таким образом, веря словам Михаила Горошина, «Организация мероприятия - это сложная работа. В нашей стране она пока редко ассоциируется с бизнесом, а ведь это работа, которая требует слаженности действий, грамотной постановки задач, соблюдения сроков»11.

.

 

  
Глава 2. Организация специальных мероприятий на примере конкретного фестиваля.

2.1 Характеристика «Королевского  фестиваля красок»; ситуационный  анализ.

Первый фестиваль красок в Санкт – Петербурге прошел 28 июля 2012 года на стадионе «Метрострой». Организатором фестиваля является компания CSN-PRO. Учредитель компании Анатолий Коптев.

CSN-PRO помимо ежегодного «Фестиваля красок» проводит мероприятия: «Мыльный город» – фестиваль мыльных пузырей (16 000 человек),  Loy Kratong – запуск небесных фонариков (проект имел численность 12000 человек, но на данный момент закрыт из-за вышедшего закона, запрещающего запускать небесные фонари). Так же имеет проекты в социально сети «Вконтакте»: страница компании «Мир детства» (более 58000 подписчиков), собственная группа «Питер Online – фестивали, выставки, события» (более 107000 подписчиков), собственная группа «Интересные события в Санкт-Петербурге» (более 440000 подписчиков).

Долгосрочная цель CSN-PRO:  организация мероприятий, позволяющих искренне радоваться без алкоголя и других веществ, вредных человеческому организму. Создание и продвижение новой культуры отдыха, позволяющей развивать здоровье: как физическое, так и духовное. Укрепление здорового позитивного сообщества, и объединение людей со схожими с нами интересами.

Цели CSN-PRO:

1. создание и развитие  технологии организации мероприятий  по новой культуре отдыха;

2. набор и обучение  персонала;

3. создание источников  дохода;

4. информационная поддержка  мероприятий;

5. подготовка технической  базы;

6. создание службы безопасности;

7. создание и поддержание  цикла ежегодных мероприятий  связанных друг с другом.

Организационная политика:

1) на мероприятиях не  должно быть ни в информационном, ни физическом виде алкоголя  и других веществ, вредных для  организма. Курение разрешено в  специально отведенном месте;

2) на всех мероприятиях  должна присутствовать детская  зона, с которой нельзя увидеть  материалы для взрослых;

3) на мероприятиях должны  быть точки питания (традиционная  и вегетарианская кухня) и питья;

4) на мероприятиях должны  быть санузлы;

5) на мероприятиях должна  быть мед. помощь;

6) на мероприятиях должна присутствовать служба безопасности;

7) на мероприятиях должен  присутствовать качественный звук (на репетициях по возможности);

8) каждое мероприятие  должно быть с платным входом;

9) каждый участвующий в подготовке мероприятия, будь то волонтер, организатор или технический работник, перед тем как преступить к работе, должен сдать экзамен по своей должности. Исключения могут быть в экстренных ситуациях, когда работником может стать первый человек, попавшийся под руку. Этот человек, перед тем как преступить к работе, должен прослушать краткую инструкцию, и сдать практическое задание;

10) На мероприятиях должна быть стойка информации (на репетициях по возможности);

11) Во время подготовки к мероприятию команде запрещено употреблять алкоголь и другие наркотические вещества. За каждое нарушение -20% от заработной платы. Возможность восстановления определяет руководитель отделения или любой из вышестоящих органов;

13) За 30 дней до мероприятия  увольнение сотрудников возможно  только по общему решению команды  или отдела, в котором работает  сотрудник;

14) Не прийти на общее собрание или на собрание, на котором приказано быть, отойти от дел, взять выходной по каким-либо обстоятельствам можно только с разрешения всех членов команды по линии и руководства. За нарушение этого правила -20% зарплаты или отстранение от дел без возможности восстановиться;

15) В первую очередь, необходимо выполнять свои функции. И только потом помогать тому, кто просит о помощи;

16) Каждое собрание - повод  похвастаться планами и успехами  в работе. Готовьте планы и  отчеты к собраниям.

Ценный конечный продукт (ЦКП) - клиенты довольные результатом нашей работы, не испытывающие неудобств и воспринимающие фирму как постоянных партнеров.

В 2014 году «Королевский фестиваль красок» будет проходить 19 июля, и рассчитан на 10000 человек.  Для сравнения, этот же фестиваль в 2012 году собрал 5000 человек, в 2013, как уже упоминалось выше, - 6000 человек. Формат фестиваля – Оpen Air. Целевая аудитория – молодые люди от 16 до 30 лет, творческая, активная молодежь.

Партнерами являются – завод художественных красок  «Невская палитра», Генеральное Консульство Индии. На проведение фестиваля в 2014 году со спонсорами проводятся переговоры.

В 2013 году перед проведением фестиваля появился конкурент, взявший концепцию мероприятия CSN-PRO прошлого года. Поменялось в концепции конкурента только то, что краска была платная, но вход свободный. Название было то же, но проходил фестиваль на месяц раньше – в июне. Тем не менее «Фестиваль красок» CSN-PRO собрал 6000 человек – больше чем 2012 году, за счет акций на билеты, своей подготовленной аудитории, качественной организацией мероприятия и активного пиара.

 На сегодняшний день  в Санкт-Петербурге проходят два  «Фестиваля красок» - первый «Королевский  фестиваль красок», основатель –  компания CSN-PRO, учредитель компании Анатолий Коптев,  второй - «Музыкальный фестиваль красок», основателем которого является Артем Сергеев.

 

2.2. Структура организации  «Фестиваля красок» 2014 года.

Первый фестиваль, в 2012 году, прошел без разделения обязанностей между командой организаторов. В 2013 разделение обязанностей в команде присутствовало, но один человек мог отвечать за несколько деятельностей. В этом году была создана организующая схема компании. Схема состоит из 7 отделений – административное, отделение персонала и коммуникаций, отделение распространения, отделение финансов и бухгалтерии, производственное отделение, отделение качества и квалификации и отделение развития. На каждое отделение назначается руководитель. Исполнительным директором является Анатолий Коптев.

Отделение, отвечающее за организацию фестивалей и мероприятий, в том числе и за «Королевский фестиваль красок», - производственное отделение. Мы разработали структуру, которая позволит разделить обязанности между сотрудниками, на предстоящий фестиваль (приложение 3).

Разработка структуры проходила в два этапа: сбор информации о сотрудниках и составление схемы.

Всего в фирме CSN-PRO 10 сотрудников. Так же имеются волонтеры, но они не входят в схему организации мероприятия. Команда организаторов «Королевского фестиваля красок» состоит из 8 человек. Еще 5 проходят обучение на секцию планирования PR-проектов и  
Секция формирования оптовых заказов.

В данной организующей схеме подразделения указаны сотрудники, которые уже состоят в фирме и отвечают за определенную деятельность. Мы считаем, что эта схема структурирует организацию «Королевского фестиваля красок» и с помощью нее организация фестиваля будет соответствовать масштабам мероприятия.