Организация выставочной деятельности

  ГОУВПО Смоленский государственный институт искусств

факультет дополнительного

профессионального образования и обучения.

 

Контрольная работа

 

по курсу  «Социология выставочной деятельности».

 

 

Тема: «Организация выставочной деятельности».

 

Преподаватель: Гавриленков А.Ф.

 

Исполнитель:

Студентка

Сватова А.В.

Группы 5-08

Специальность: Музейное дело и охрана памятников

Квалификация:

Музеевед.

 

Дом. адрес:

Смоленская  обл.

Контрольная работа г. Десногорск,

Принята 1мкр, д.16, 30 кв.

«    »   2012 г.

Методист  факультета

 

Отметка о  зачёте

 «     »   2012 г.

 

 

 

 

Смоленск

2012. г.

 

 

Введение.

1. Выставка. Понятие и  сущность.

2.Организация выставок, и результаты.

Заключение.

Список литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Выставки - эффективный ресурс для организации и проведения социо-культурных и маркетинговых исследований. Преимуществом выставки является концентрированное в течение нескольких дней сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж, а также достаточно широкого первичного (посетителей) и вторичного (через СМИ) охватов общественной способности.

Выставки различаются  по тематике - многопрофильные, отраслевые, специализированная выставка может  проводиться в масштабе одной  компании или целой отрасли. Выставка может длиться от нескольких дней до нескольких месяцев и более. Выставляться могут как товары и услуги, предназначенные  к продаже, так и предметы искусства, исторические памятники.

Каждая выставка, емкая  в плане материальных затрат часть  маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие  в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.

Ценность  исследований на выставках состоит  в том, что они:

- дают возможность получить богатый  объем данных быстро дешевле,  нежели в обычных условиях;

- позволяют достичь углубленного  понимания рыночной ситуации, не  ориентируясь на затратный и  долговременны массовый сбор  данных;

- поскольку многие выставки проводятся  с определенной периодичностью  и по конкретной тематике, они  позволяют отслеживать динамику  различных показателей, а число  таких трендов может достигать  значительной величины;

- исследования на выставках позволяют  определить новые тенденции в  развитии рынка и сосредоточить  внимание на изучении тех сегментов,  которые представляются самыми  перспективными.

  Участники выставки образуют  вполне конкретное сообщество  и обладают огромным объемом  самой разнообразной и надежной  маркетинговой информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Выставка. Понятие  и сущность.

Выставка -  это показ, каково бы ни было его наименование, путём демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества для удовлетворения потребностей, а также в целях прогресса в одной или нескольких областях его деятельности.

Однако первые же постоянные выставки отличались от промышленных музеев тем, что выставленные на них  предметы время от времени заменялись другими. В последнее десятилетие XIX века значительное развитие получили в Западной Европе постоянные выставки образцов промышленности, которые учреждались  товариществами фабрикантов в крупных  промышленных центрах. Эти выставки еще более отличались от музеев, хотя во Франции эти выставки по-прежнему носят название «Musee comraerciale», в Германии - «Handelsmuseum». Музеи преследуют исключительно образовательные цели: они сосредоточивают в себе образцы товаров иностранного производства, которым должны подражать местные производители, или отражают эволюцию технического прогресса в стране.

С учетом современных реалий рыночной экономики основной задачей, стоящей  перед любым предприятием с точки  зрения маркетинга, является максимальный и всесторонний учет интересов потребителей. Поэтому на выставках демонстрируются  новинки промышленности, культуры, сельского хозяйства, заключаются  сделки, ведется работа по формированию спроса и стимулированию сбыта, может  осуществляться полная или частичная  торговля со стенда и пр.

 

 

 

 

1. Организация выставок, и результаты.

Сегодня выставки породили целую индустрию с многомиллиардными  оборотами - выставочный бизнес. Современные  выставки подвергаются выставочному аудиту таких организаций, как UFI.

Всемирная ассоциация выставочной  индустрии (The Global Association of the Exhibition Industry) (UFI) — действующая по всему миру отраслевая организация выставочной индустрии, охватывающая международные и национальные ассоциации в области выставочной индустрии, а также их партнеров.

UFI объединяет 543 члена-организации в 206 городах в 84 странах на 6 континентах. Она наделяет знаком качества свыше 827 выставок и экспозиций, организуемых ее членами. В совокупности члены Всемирной организации выставочной индустрии (UFI) организуют каждый год свыше 4500 профильных мероприятий, которые привлекают более 1 000 000 экспонентов и 150 000 000 посетителей. Главный офис расположен в Париже. Региональные офисы есть также в Гонконге и в Абу-Даби, столице Объединенных Арабских Эмиратов. Была основана в 1925 году и сегодня является лидирующей мировой ассоциацией в области профессиональной выставочной индустрии. Высшим органом UFI является Конгресс. В перерывах между его работой действует исполнительный орган — Генеральный секретариат. Во главе ассоциации стоит президент.

Будучи привилегированным  форумом для диалога заинтересованных групп, главная цель Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) состоит в продвижении своих членов и выставочной индустрии по всему миру.

Ассоциация выполняет ряд задач:

• играет роль сетевой платформы для эффективного диалога между членами организации по обмену опытом и идеями в области организации выставочной индустрии;
• занимается продвижением выставок как уникального инструмента в области маркетинга и коммуникаций;
• организует тренинги, семинары и образовательные программы для своих членов с целью представления различных аспектов выставочной индустрии;
• рассматривает имеющиеся проблемы и обсуждает возможные перспективы развития выставочной индустрии в рабочих комитетах и региональных группах.

Одной из основных составляющих деятельности UFI является выпуск информационных бюллетеней, предназначенных для освещения событий в области международных вставок, конгрессов и мероприятий, проводимых Всемирной Ассоциацией выставочной индустрии.

Существует  несколько типов ярмарок и  выставок: общие ярмарки, выставки, смотры; отраслевые ярмарки, выставки; главные торговые ярмарки; более  мелкие промышленные и торговые ярмарки; сольные выставки, их еще называют «тематическими»; выставки какой-либо одной фирмы или компании. Большие выставки, как правило международные, цель которых - привлечь к своим экспозициям, как оптовых покупателей, так и потребителей.

Важно при проведении выставки разработать  план ее проведения. Самым рациональным является составление (на планируемый  период) проекта плана участия  в выставке, который строится на основе планов оргкомитетов.

В проекте плана необходимо определить: перечень выставляемой продукции  и ориентировочное количество выставочной  площади. После получения информационного  письма от оргкомитета с расценками за аренду выставочной площади, услуги и оборудование, вашему отделу рекламы  можно будет сразу прорабатывать все организационные вопросы проведения выставки.

Планирование  выставки можно разделить на три  этапа:

1) планирование подготовки выставки;

2) планирование проведения выставки;

3) планирование работы после окончания  выставки.

Планирование  подготовки выставки должно включать:

- составление перечня выставляемой  продукции;

- составление плана выставочного  стенда; заключение договора с  оргкомитетом, передача ему плана  выставочного стенда и заказа  на оборудование и услуги;

- изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов; подготовка информационных  материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов;

- подготовка стендистов и персонала;

- составление сметы затрат.

Планирование  работы выставки включает:

- составление расписания работы  персонала; инструктаж персонала;

- закрепление экспонатов за сотрудниками;

- завоз и вывоз оборудования; организация  переговоров или заключения договоров,  продажи продукции;

- организация учета посетителей,  интересующихся вашей продукцией.

Планирование  работы после окончания выставки включает:

- регистрацию посетителей, покупателей,  интересующихся вашей продукцией  в результате посещения выставки;

- подведение итогов выставки (затрат, дохода);

- разбор допущенных ошибок при  планировании выставки и стенда, анализ оригинальных решений  (своих, а также увиденных на  стендах других фирм).

Перечень  продукции, которую вы собираетесь  представить на выставке, должен соответствовать  тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности. Особое, если не главное, значение при проведении выставки играет подготовка выставочного стенда. Обычно оргкомитеты выставок в информационном письме указывают размеры минимального стенда, а также размеры других предлагаемых стендов, описание услуг, и оборудования, полагающихся при аренде площади того или иного размера. На выставках, организуемых иностранными компаниями или с иностранным участием, предлагаются варианты стандартных выставочных модулей разных размеров и конфигураций. Как правило, вы можете заказать стенд по собственным эскизам, при условии, что вы вписываетесь в отведенное вам место и делаете это заблаговременно.

Всю выставочную экспозицию можно разделить  на несколько условных зон:

- выставочная - та площадь, на  которой, собственно, располагаются,  ваши экспонаты (с учетом их  функционирования и места для  работы стендистов);

- офис - место для заключения договоров,  ведения переговоров, отдыха сотрудников;

- вспомогательная - место для складирования упаковки от экспонатов, небольшого запаса готовой продукции (см. Список исп. ист. п. 19).

Как компоновать эти зоны, какие из них нужны вам на данной выставке, вы должны определить сами - это зависит от вида вашей продукции, специализации выставки и пр.

Выставка является мультифункциональным, многоуровневым мероприятием и вносит большой вклад в развитие региональной экономики, являясь важнейшей составляющей ее инфраструктуры, одновременно будучи одним из наиболее значимых маркетинговых мероприятий формирования спроса, стимулирования сбыта.

Для продавца показателем эффективной  торговли будет наличие большого количества выгодно заключенных  контрактов и проданной продукции. С точки зрения организаторов  ярмарки, эффективной (рентабельной) она  будет, если в ходе ярмарочной торговли будут покрыты все издержки и  получена прибыль. Основные статьи расхода  практически для любой ярмарки  или выставки-продажи включают: расходы  по аренде помещения и оборудования; оформительские, типографские и информационно-рекламные  расходы; транспортно-складские расходы; представительские расходы; организационные  расходы; технические и другие расходы.

Перечень  статей доходов выставки включает: плату за участие в выставке или  ярмарке; стоимость экспозиционных мест; плату за рекламу; плату сервисного обслуживания; плату за услуги консультантов, переводчиков и др.

 

 

 

Заключение

Выставочное дело имеет  многовековую историю и в своем  развитии

прошло несколько  этапов: от межгородских и межрегиональных ярмарок, организованных на пересечении торговых путей, до международных профессиональных событий, проходящих в специализированных центрах. Выставки не всегда удачны или не всегда оцениваются менеджментом фирм как удачные. Часть маркетинговых управляющих воспринимает торговые показы как непродажную активность, или в лучшем случае, как развлекательное мероприятие для персонала фирмы, участвующего в выставке.

Причинами неудач являются:

- недостаток целевой ориентации  участия - лишь немногим более  половины фирм-участников ставят  конкретные цели до принятия  участия в данном показе;

- слабая подготовка персонала  - более половины фирм - экспонентов  не обучают персонал, работающий  в павильоне;

- неосведомленность потенциальных  посетителей о выставке. Лишь  пятая часть участников информирует  аудиторию своих потенциальных  потребителей о своем участии  в выставке;

- недостаток опыта посещения  торговых показов у представителей  экспонентов;

- недостаток анализа результативности  участия в выставке.

Сотни компаний тратят миллионы долларов ежегодно на торговые показы. Однако лишь меньшинство организаторов учитывает связь между перспективными контактами и продажами, а также предоставляют менеджменту своей компании данные о возврате на инвестиции в экспозиционную деятельность.

Но выставочно-ярмарочная деятельность, благодаря наличию собственной материально-технической базы, инфраструктуры и квалифицированных кадров, способна формировать значительные финансовые потоки и обеспечивать поступления финансовых средств в бюджеты всех уровней. Важным аспектом этой деятельности является ее социально-экономическая направленность. Значительный физический и моральный износ материально-технической базы выставочной деятельности, отсутствие выставочных площадей соответствующего качества являются препятствием для организации полномасштабных выставочных мероприятий на уровне современных требований. Необходима реконструкция и модернизация устаревших материально-технической базы и инфраструктуры выставочной отрасли.