Коммуникации в менеджменте

Козленкова А.Г., Савенкова Д.Б.

Научный руководитель: Логвина Ю.М.

Донецкий национальний университет экономики и торговли имени Михаила Туган – Барановского, Украина

 

КОММУНИКАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

В современных рыночных условиях уделяют большое внимание управлению персоналом, так как это один из главных инструментов менеджмента. Особое внимание следует уделить  повышению степени взаимопонимания  сотрудников и уровню коммуникаций относительно политики предприятия. В  современной организации одной  из главных задач менеджмента  является обеспечение эффективной  согласованности личных целей и  интересов с целями бизнеса.

В  ходе  совместной   деятельности   люди   обмениваются   различными

представлениями, идеями, взглядами,  предложениями,  знаниями,  установками. Все это можно рассматривать  как  информацию,  а  сам  процесс  обмена  информацией представить  как процесс  коммуникации предприятия. 

          Актуальность статьи заключается  именно в важности коммуникаций  в процессе управления персоналом, так как качество коммуникаций прямопропорционально  влияет на степень реализации целей организации, а значит имеет огромное значение для ее успеха.

           Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает сведения,  необходимые  для  принятия  эффективных  решений,   и доводит принятые  решения  до  сотрудников  организации.  Таким образом, именно информация является технологической основой менеджмента[2].

          Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации – он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений.

          В процессе обмена информацией  можно выделить пять основных  элементов [2]:

- отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее  и передающее информацию;

- сообщение – собственно  информация, закодированная с помощью  символов;

- канал – средство  передачи информации;

- получатель – лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует ее;

- обратная связь - ответ  получателя на сообщение.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

       Выделяют  следующие виды коммуникаций [1]:

- организационные (это   совокупность   коммуникаций, строящихся  на  основе  общения о   самой  организации, ее целях и задачах);

-  внешние - это коммуникации  между организацией и  средой (рис.1);

- внутренние - коммуникации  внутри  организации  между  различными уровнями и подразделениями  (рис.2);

- формальные (коммуникации,  которые  определяются организационной  структурой предприятия);

- вертикальные (информация  перемещается внутри организации  вертикально  с  уровня  на  уровень);

-по восходящей (информация передаётся с низших уровней на высшие);

- по нисходящей (информация передаётся с высших уровней на низшие);

- горизонтальные коммуникации (коммуникации  между  различными

отделами организации);

- неформальные (передаваемые  слухи);

- межличностные (устное  общение людей).

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Субъекты внешних  коммуникаций организации.

 

Ошибка! Источник ссылки не найден.

Рисунок 2. Субъекты внутренних коммуникаций организации.

 

          Межуровневые коммуникации используются для доведения до исполнителей плановых заданий, решений о реорганизации. При этом определяется форма предоставляемой информации, осуществляется выбор средств. Коммуникации между подразделениями одного уровня включают, например, обмен информацией между отделами маркетинга, финансов, производственным и т.д.

          В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи: разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; сбор информации о проблеме; сбор предложений исполнителей.      Важной спецификой коммуникаций между руководителем и рабочей группой является возможность более широкой обратной связи.

          Выделяют следующие современные  средства коммуникации, которые  могут использовать организации  [2]:

• электронная почта,
• голосовая почта,
• факс,
• телеконференция,
• видеоконференция,
• электронный обмен данными.

При обмене информацией  могут возникать такие коммуникационные барьеры [1]:

1. Межличностные:

- барьеры восприятия (процесс получения и обработки информации);

- семантические  барьеры (способ использования слов);

- невербальные  преграды (жесты, улыбки, выражение глаз);

- барьеры плохой обратной  связи (дает возможность установить, истолковано ли сообщение в том смысле, который был изначально);

- неумение слушать.

II. Организационные:

- искажение сообщений (при движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться);

- информационные перегрузки (руководитель не может реагировать на всю информацию, поэтому он отсеивает менее важную);

- неудовлетворительная структура организации (чем больше в организации уровней управления, тем более вероятны информационные искажения, также мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами).

          Хотя общепризнано, что коммуникации  имеют огромное значение для  успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских  и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем [4].

          Мы считаем, что отсутствие  эффективных коммуникаций приводит  к тому, что организация становится  неуправляемой. Эффективные коммуникации  являются необходимым условием  достижения целей организации  и выполнения основных функций  управления, поэтому необходимо придерживаться следующих правил эффективной коммуникации [2]:

1. определение наиболее срочной информации;
2. определение информации, которая должна копироваться или переадресовываться и кому;
3. кому и какая информация должна поступать;
4. установление периодичности уничтожения электронных и других документов;
5. определение сроков ответа на каждый вид коммуникации;
6. установление лимита максимального объема сообщений;
7. выработка правил проведения совещания.

 Таким образом, рассмотрев  сущность коммуникационных процессов  в организации, элементы и виды  коммуникаций, барьеры, которые препятствуют  эффективному развитию коммуникаций, выделив правила эффективной  коммуникации, можно сделать вывод  о том, что  для усовершенствования  организационных коммуникаций необходимо:

- регулировать информационные  потоки на основе точной оценки  информационных потребностей (своих  и подчиненных);

- совершенствовать систему  обратной связи - в частности  для сбора, учета и использования  предложений персонала;

- использовать управленческую  деятельность для более эффективного  обмена информацией;

- использовать дополнительные  источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет) с разъяснениями  деятельности организации.

Литература:

1. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент РR. – СПб.: 2005.
2. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. – К.: Центр, 2004.
3. Мескон  М.Х.,  Альберт М.,  Хедоури   Ф.   Основы   менеджмента.   -

М.:Дело,2001.

4. Интернет-портал для  руководителей [Электронный ресурс]. – Режим доступа: <http://www.management.com.ua/>