История развития факсимильной связи

На сегодняшний день, применение систем ФПЗ является лучшим подходом к решению подобного рода проблем. Системы ФПЗ позволяют в цепочке  абонент-сотрудник-документ полностью  исключить звено "сотрудник". Это  достигается за счет широких возможностей взаимодействия с абонентами. Именно по этому признаку системы ФПЗ  можно разделить на три вида - простого ответа, вещательные и интерактивные.

Работа систем простого ответа выглядит следующим образом. Организация, имеющая в своем распоряжении систему ФПЗ, указывает в рекламе  рядом с каждым коммерческим предложением его индекс. Клиент, позвонив с телефакса  по номеру системы ФПЗ, вводит один из этих индексов, используя функцию  тонального набора, доступную на любом  современном телефаксе. В ответ  система автоматически высылает соответствующий индексу документ, в котором содержится подробная  информация о коммерческом предложении. Все документы хранятся в системе  в виде файлов специального формата. Их можно создать двумя путями: позвонить на номер системы с обычного телефакса и передать документ, после чего он будет автоматически преобразован в используемый формат; преобразовать документ текстового или графического редактора в используемый формат с помощью специального программного обеспечения.

Возможности систем простого ответа не выходят за рамки приведенного примера. Они просты в установке, их техническое обслуживание заключается  лишь в пополнении библиотеки документов. Все это обуславливает их минимальную, по сравнению с другими видами систем ФПЗ, стоимость, которая определяется используемой факсимильной платой и  программным обеспечением. Она может  варьироваться от 450 дол. (за систему, обслуживающую одну линию), до десятков тысяч долларов (за системы, обрабатывающие одновременно десятки запросов).

Вещательные системы ФПЗ, в отличие от систем простого ответа, позволяют абоненту выбирать документы, следуя кратким речевым инструкциям. Система "поднимает трубку", приветствует абонента и проигрывает речевое  меню. Разные пункты меню содержат информацию, соответствующую разным видам продукции  или услуг, предлагаемых организацией. В ответ абонент может сделать  следующее: как в предыдущем случае, ввести известный индекс предложения  и сразу получить необходимый  документ; нажать клавишу, соответствующую  одному из пунктов меню; переключиться  на оператора. При выборе абонентом  пункта меню система проигрывает  речевое сообщение, которое содержит информацию о конкретных товарах  или услугах и соответствующих  им индексах. Абонент вводит заинтересовавший его индекс (или несколько индексов) и получает соответственно один или  несколько документов.

Вещательные системы позволяют  организовывать древовидные речевые  меню с разным числом ветвей и уровней, информация в которых может быть представлена как в факсимильном, так и в речевом виде. Техническое  обслуживание вещательных систем заключается  не только в пополнении библиотеки документов, но и в строгом контроле за структурой меню. Организация таких меню требует аккуратного и продуманного подхода. Стоимость вещательных систем, по сравнению с системами простого ответа, выше минимум в полтора раза. Это объясняется применением дополнительного аппаратного обеспечения, для управления работой которого также требуются более сложные программы.

Интерактивные системы ФПЗ, так же как и вещательные, позволяют  абонентам получать доступ к информации с помощью индексов и древовидных  речевых меню. Разница между этими  системами состоит в том, что  интерактивные системы ФПЗ могут  предоставлять каждому абоненту не только однотипные документы, но и  индивидуальные. Они создаются системой в процессе общения, в зависимости  от набираемой абонентом на телефонном аппарате последовательности команд. Выглядит это следующим образом. Абонент звонит на номер системы  ФПЗ, вводит свой персональный номер, код  и, следуя речевым инструкциям, получает доступ к персональной информации. Другой вариант - абонент отвечает на вопросы системы, которая формирует  сообщение в зависимости от ответов, включая/не включая те или иные данные в документ. Таким образом, все сообщения, высылаемые интерактивной системой ФПЗ, индивидуальны для каждого абонента.

Интерактивные системы ФПЗ  предоставляют абонентам самый  высокий уровень сервиса. Они  сложнее в установке и эксплуатации, так как для создания высылаемых документов требуется оперативное  обращение к различным базам  данных, а следовательно, интеграция с ЛВС. Соответственно, цена таких систем является самой высокой среди систем ФПЗ и определяется как стоимостью аппаратного и программного обеспечения, так и стоимостью услуг специалистов по ее наладке и запуску.

Каждый из описанных видов  систем ФПЗ может обеспечивать один или два режима доставки документов. Первый - режим одного вызова. Абонент  звонит со своего телефакса, выбирает нужные документы и инициирует их немедленное принятие нажатием на клавишу "Старт". Все расходы по оплате телефонного вызова оплачивает абонент. Такой способ доставки документов применяется  на всех системах ФПЗ. Для систем простого ответа он является единственно возможным.

Другой режим - двух вызовов - предоставляет абонентам более высокий уровень сервиса. Абонент звонит на номер системы ФПЗ, выбирает необходимые документы и вводит номер телефакса, на который следует выслать затребованную информацию. Сразу после окончания разговора система установит соединение и вышлет затребованные документы. Соответственно время, затраченное на передачу документов, оплачивает владелец системы ФПЗ. Многие современные вещательные и интерактивные системы ФПЗ предоставляют такой способ доставки документов наряду с режимом одного вызова.

Применение систем ФПЗ  выручает сотрудников компаний в  тех случаях, когда им приходится обрабатывать большое число запросов абонентов. Экономится время сотрудников, не требуется постоянного технического обслуживания, неизбежного при частом использовании обычных телефаксов. Все отправляемые документы имеют  идеальное качество, так как большинство  систем позволяет создавать библиотеку документов с помощью специального программного обеспечения, которое  преобразует любой текстовый  или графический документ в формат, используемый системой для передачи документальной информации. Время, требуемое  на обработку запроса, сводится к  минимуму, что на руку и организации (уменьшаются счета за использование  телефонных линий) и абонентам (они  быстро получают необходимую информацию).

3.3 Факс-рассылка

Факс-рассылка является популярным приложением КТ в организациях, которым  по роду своей деятельности приходится рассылать большие объемы факсимильных сообщений большому числу адресатов. Системы факс-рассылки обычно строятся на базе ПК с помощью многоканальной факсимильной карты, что позволяет одновременно рассылать по разным линиям различные по содержанию документы разным группам адресатов.

Для рассылки документов, например, 1000 абонентам достаточно объединить их телефонные номера во временную  группу и соотнести ее с рассылаемыми документами. Системы факс-рассылки обычно без проблем взаимодействуют с любой широко распространенной базой данных, используя хранящуюся в ней информацию о номерах абонентов. После этого, если необходимо, указывается интервал времени, в течение которого следует производить рассылку. Все остальное система делает автоматически.

Системы факс-рассылки не имеют каких-либо общепринятых стандартов. Их функции и возможности целиком зависят от производителя. Тем не менее существует некий перечень требований, на наличие которых следует обращать особое внимание при выборе системы. Только система, удовлетворяющая этим требованиям, может гарантировать действительно качественную доставку документов.

"Интеллектуальная" досылка. Нередко при передаче факсимильных сообщений происходят сбои, в результате которых документ передается не полностью. Для минимизации временных затрат следует приобретать систему, которая осуществляет досылку только непереданных страниц, а не всего документа. Это важно при передаче документов большого размера.

Выбор маршрута наименьшей стоимости. Хорошие системы должны обладать возможностью выбора маршрута для передачи документа с наименьшими тарифными ставками. В данных целях могут использоваться разные префиксы - для выбора разных поставщиков телефонных услуг в зависимости от времени суток и телефонного номера вызываемой стороны. Сегодня это стало актуально и для России, где число поставщиков телефонных услуг постоянно растет.

Настройка "шапки". Система должна предоставлять возможность создания "шапки", данные в которую вносятся в процессе передачи. Это может быть имя, адрес, персональное сообщение и т.д.

Передача нескольких документов. Важной является возможность передачи нескольких документов в течение одного соединения - один длинный вызов дешевле, чем несколько коротких. Сегодня предлагается малое количество систем, реализующих данную возможность.

Задержанная рассылка. Система должна обладать возможностью рассылки несрочных сообщений в ночное время для экономии затрат по оплате междугородных (международных) разговоров, с приостановкой процесса до следующего вечера в случае невозможности рассылки за одну ночь.

Обновление оригиналов документов в процессе работы. Подразумевается внесение изменений в документ или алгоритм работы системы без ее отключения. Некоторые системы реализуют эту возможность, другие требуют освобождения всех линий - это может стать существенной проблемой для загруженной системы факс-рассылки.

3.4 Виды систем и их установка

Организовать работу любой  из приведенных здесь систем можно  разными способами. Современные  одноканальные факс-модемы с возможностью обработки речи и распознавания  тональных сигналов обычно поставляются в комплекте с программным  обеспечением, которое позволяет  реализовывать любое из описанных  приложений КТ. Они вполне подойдут для небольшого предприятия.

Подключить факс-модем  к компьютеру под силу любому пользователю, знакомому с архитектурой и принципами действия ПК, однако наладка взаимодействия с телефонной линией может потребовать  минимальных знаний из области телефонии  или консультаций специалиста.

Многоканальные системы  ФПЗ и факс-рассылки часто поставляются в виде автономного законченного устройства, требующего подключения к телефонным линиям, настройки речевого меню и создания библиотеки документов. В случае с системой ФПЗ - это обычно системы простого ответа или вещательные, значительно реже - интерактивные. Для организаций, сталкивающихся с проблемой обработки большого числа однотипных запросов или часто рассылающих большие объемы документов и не претендующих на создание мощной телекоммуникационной инфраструктуры, применение таких систем является лучшим решением проблемы автоматизации рутинной работы.

Автономные системы обычно устанавливаются квалифицированными специалистами фирмы-поставщика. Это  снимает все вопросы по поводу их нормального совместного функционирования с существующими офисными АТС  или прямыми городскими телефонными  линиями. Те же специалисты быстрее, чем любое описание, помогут техническому персоналу разобраться во всех нюансах  функционирования системы. Это сохранит много драгоценного времени.

Если организация заинтересована в расширении возможностей факсимильной системы КТ в будущем, то вариантом, который позволит без существенных проблем изменять конфигурацию системы  при минимальных материальных затратах, является применение готовых программных  пакетов. Они предоставляют широкие  возможности конфигурации различных  параметров, обеспечивают поддержку  многих протоколов ЛВС, позволяют легко  наращивать число обслуживаемых  телефонных линий. Именно с их помощью  обычно организовывается работа факс-серверов, интерактивных систем ФПЗ и мощных систем факс-рассылки.

При выборе готовых программных  пакетов может возникать множество  различных проблем, связанных, в  основном, с организацией нормального  совместного функционирования специализированного  аппаратного и программного обеспечения. В связи с этим не следует отказываться от услуг квалифицированных специалистов. Их знания и опыт позволят избежать подобных проблем, решить вопросы взаимодействия систем с телефонными линиями  и в кратчайшие сроки обучить  сотрудников правильно и с  максимальной эффективностью использовать их возможности.

Факсимильная связь на сегодняшний день является наиболее дешевой, быстрой и доступной  из всех современных видов электронной  передачи информации. Это обеспечивает ее устойчивое положение на мировом  телекоммуникационном рынке. Перенос  акцентов на мощные многофункциональные  факсимильные системы, базирующиеся на ПК, позволяет предложить пользователям  факсимильной связи новый, ранее  недоступный уровень сервиса. Появление  новых стандартов (Группа 4), определяющих требования к передаче полноцветных документов, активная поддержка со стороны производителей аппаратного  и программного обеспечения, развитие цифровых телефонных сетей - все это  гарантирует факсимильным системам устойчивый и растущий спрос как со стороны организаций, так и со стороны единичных пользователей.

В России, где наиболее развитой телекоммуникационной инфраструктурой  является телефонная, а доступ к ресурсам глобальных компьютерных сетей существенно ограничен, использование для передачи информации в документальном виде факсимильной связи является наиболее рациональным подходом. Проблема высоких тарифов на услуги российских поставщиков телефонной связи остро ставит вопрос о применении интеллектуальных факсимильных систем, способных не только освободить персонал от выполнения рутинной работы, но и повысить эффективность использования телефонных линий, а также сократить затраты, связанные с их эксплуатацией.