Организации пресс-конференций и их специфика

Организации пресс-конференций  и их специфика

Пресс-конференция представляет собой встречи официальных лиц  с представителями СМИ для  информирования общества по актуальным вопросам. Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов

Организация пресс-конференции  – требует много времени и  сил. От того, насколько удачно расположен арендованный конференц-зал, насколько  он оснащен, как организована работа персонала, обслуживающего пресс-конференцию, как спланировано проведение кофе-брейков или фуршета, зависит в значительной степени то количество представителей прессы, которое прибудет к Вам на пресс-конференцию и, конечно их реакция. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения информации с помощью вопросов.

Пресс-конференция устраивается не для того, чтобы провести шоу, а для того, чтобы донести до общества и журналистов некоторую  сумму идей.

Подготовка к пресс-конференции  включает в себя также и составление  списка возможных вопросов и ответов. Нет ничего страшного, если какое-то время будет потрачено и на репетицию устного диалога. И  репетиция всего события в  целом тоже является важным элементом, способствующим его эффективному проведению.

Важно отметить, что проведение пресс-конференции в неформальной обстановке может дать больше приятных впечатлений, внести разнообразие в  отношения коллег и деловых партнеров.

Основной плюс здесь  – это живое общение участников между собой. Нередко оно продолжается и после завершения мероприятия – например, на последующем банкете. Теплая, непринужденная атмосфера способствует успешному проведению переговоров и укреплению корпоративного духа. Обычно такая атмосфера создается вокруг уважаемых и весьма известных людей, руководителей, способных расположить к себе не только клиента, но и внимание СМИ.

Оповещение  СМИ и план проведения

Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

Информационный повод  — это то, что делает событие  интересным, неординарным, значимым и  привлекательным прежде всего для  читателя, зрителя, слушателя.

Грамотно составленный информационный повод — основа успешного  мероприятия. Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

• владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;
• иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
• правильно определить целевую группу СМИ;
• определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
• определить возможные риски и критические моменты;
• исходя из всего выше изложенного определить тему мероприятия.

Существуют несколько  факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди  других:

• повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
• его формулировка должна быть краткой и емкой;
• повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
• он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
• чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

Для привлечения журналистов  используют несколько приемов и  стратегий. Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие  отношения с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция  не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

1. Выбор даты и времени проведения конференции.

Возможны некоторые  варианты:

• пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;
• если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Специалисты рекомендуют  проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.

2. Выбор подходящего помещения.

Оно не должно быть слишком  большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции  могут быть организованы в бизнесцентрах  отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях, расположенных в неудаленных от представителей СМИ районах.

Подготовка пресс-конференции  предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Стоит заметить, что организация  пресс-конференций, конечно, не ограничивается арендой конференц-залов и требуемого технологического оборудования. Вот  что необходимо учитывать при  проведении пресс-конференции:

1) место — можно приглашать тех, для кого не составляет трудности добраться;

2) содержание — следует приглашать тех, кому профессионально близко содержание события;

3) визуальная сторона — что, кроме «говорящих голов», смогут увидеть журналисты, особенно телевизионщики;

4) время — время не должно совпадать с другими событиями того дня, а также учитывать будущий выход газеты.

Поэтому в целом приглашение  на пресс-конференцию должно содержать следующие элементы, которые, с одной стороны, должны привлечь, с другой, отсеять тех, для которых ее предмет не представляет профессионального интереса: цель события; где оно состоится; когда; почему нужно прийти, а не получить эту информацию просто по телефону; будут ли подаваться еда и напитки; с кем поддерживать контакт для получения дополнительной информации.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменной форме, чтобы облегчить ему процесс  написания будущих материалов. Такой  набор может включать в себя:

- пресс-релиз, описывающий  происходящее;

- биографии официальных  лиц, которые будут выступать;

- копии речей, произнесенных  на пресс-конференции;

- брошюра о компании  или о спонсоре события;

- фотографии.

Когда и как  оповещать СМИ?

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально.

Если в приглашении  будет обозначена просьба сразу  подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько  журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты  отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также  необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции. Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Руководители СМИ ежедневно  получают большое количество приглашений для своих сотрудников на ту или иную пресс-конференцию. Некоторые приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому организаторам пресс-конференций необходимо учитывать, что количество разосланных приглашений далеко не всегда будет совпадать с количеством посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно продумать и организовать группу по приему и регистрации гостей и участников, пребывающих для участия в работе пресс-конференции. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа.

Функции группы:

- поприветствовать пришедшего;

- попросить его представиться  и сделать отметку о явке  в заранее подготовленном списке  приглашенных;

- выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;

- представить (при  необходимости) директору предприятия  или ответственному за проведение  пресс-конференции;

- указать дорогу или  даже проводить в конференц-зал.

Это тем более полезно  для оценки действенности пресс-конференции  по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих репортажей в других СМИ.

Последние приготовления  пресс-конференции. Завершающий этап

 

Все приготовления должны быть закончены по меньшей мере за 30 минут. У входа установлены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, получают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.

Докладчики рассаживаются  на определенном возвышении; перед  ними поставлены таблички с именами  и должностями (надписи сделаны  крупным шрифтом и видны с задних рядов).

Сотрудники, задействованные  в пресс-конференции, должны иметь беджи - нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.

Ведет пресс-конференцию  назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ. По просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.[1].

На стол, за которым  будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Написанные полностью фамилия, имя, отчество и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участники пресс-конференции без проблем могли найти свое место за столом), - наиболее приемлемый вариант. На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-конференции. Логотип как бы закрепляет ваши авторские права на данную пресс-конференцию.

Каждому участнику пресс-конференции  желательно предоставить минеральную  воду, стакан, бумагу и ручку для  записей. Ньюсмейкеры появляются после, того как основная часть представителей СМИ займет свои места.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания  будущих материалов. Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков – визитная карточка. Основной элемент такого комплекта – буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Положите также, если есть, копии предыдущих статей о вас. Это поможет сделать журналистам расширенный материал.

Необходимо продумать  продолжительность вступительной  речи модератора (ведущего), последовательность выступлений участников, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Постарайтесь, чтобы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались.