Деловое совещание: речевые и композиционные модели

 

ВВЕДЕНИЕ 

Деловое совещание – это  общепринятая форма делового общения  по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного  осмысления и решения. Суть делового совещания заключается  в  том,  чтобы  обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых  разных мнений. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения  на  основе  равного  права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; если  решение   вопроса   затрагивает   интересы   одновременно   нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если  для  решения  важного  вопроса  необходимы  мнения   различных   групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят  большой вред, так как тратят дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы. Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее. Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Целью данного реферата является – изучение основных аспектов делового совещания, поиск решений выше изложенных проблем и выявление негативных факторов, возникающих при проведении делового совещания. Объект реферата –  исследование стилей и речевых моделей  при проведении совещания.

Данная тема является актуальной в современном обществе, так как  большинство компаний и фирм сталкиваются с такими проблемами, как: правильно  поставленная цель на совещании, ход  работы, количество участников, продолжительность  совещания, правильно-поставленная речь при изложении своего материала  и т.д. Эти и другие проблемы рассмотрим подробнее.

Работа имеет следующую  структуру: введение, две главы, заключение и список литературы.

В первой главе рассматривается  понятие и сущность делового совещания, а также классификация и виды совещаний, которые существуют на данный момент.

Во второй главе рассматриваются  основные правила проведения деловых  совещаний, какие задачи ставит перед  собой руководитель. Также затрагивается  аспект о стилях делового совещания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ КАК ОДНА ИЗ ФОРМ  ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

 

1.1 Понятие и сущность делового совещания

Деловое совещание является одной из форм делового общения, цель которого – коллективное  обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения.¹ Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям: сбор и переработка информации, координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников, и принятие решения.

Кроме того, что деловое  совещание является способом привлечения  коллективного разума к выработке  оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т. п.

Для некоторых предприятий  деловое совещание – это единственная возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание  – возможность показать свой талант руководителя.

Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию  режима  работы  всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы  для ускорения процесса принятия  решений  и  повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями  и  опытом, для более быстрого  доведения конкретных задач до исполнителя,  но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Учет специфики отдельных видов совещания, соблюдение алгоритма его проведения, знание определенных технологий способно превратить эту форму делового взаимодействия в наиболее эффективный инструмент решения управленческих задач.

 

 

 

1.2 Классификация  деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам. По назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

По принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

Кроме того, выделяют виды деловых совещаний. Каждый вид совещания определяется целью. Разные виды совещания требуют различной подготовки, условий и технологии проведения. Необходимо также сформировать адекватные ожидания у участников, чтобы обеспечить их подготовленность².

Одним из видов делового совещания является информационное (инструктивное). Его цель – информирование персонала о решениях, принятых руководством, передача информации по вертикали — сверху вниз, на нижние этажи организации. Оно предполагает, что планы уже составлены, решения приняты, и на совещании нужно только сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою задачу, ответить на вопросы, которые могут возникнуть. Также выделяют проблемное совещание, которое направлено на обсуждение проблем и поиск их решения. Стратегическое (совещание по развитию) рассматривает перспективные вопросы развития, на них обсуждается инновационные проекты, планирование дальнейших действий. На  итоговом совещании подводят итоги выполненной работы, достигнутых организацией в течение определенного времени, в продвижении к поставленным целям. Последнее выделяют оперативное совещание. Отличительной особенностью является их регулярный характер, непродолжительность и специально отведенное время — как правило, начало рабочего дня и недели. Несмотря на негативное отношение персонала, польза проведения регулярных совещаний несомненна.

 Во-первых, это своеобразная  остановка в пути для того, чтобы оценить степень достижения  поставленных задач, выявить проблемные  точки и направление дальнейшего  развития.

 Во-вторых, проведение  оперативных совещаний на регулярной  основе позволяет повысить управляемость  коллективом и авторитет руководителя  за счет интенсификации³ контактов и использования принципа обратной связи.

 В-третьих, проведение  совещаний улучшает дисциплину  в коллективе, стимулирует к работе, позволяя равномерно распределить  нагрузку, поскольку каждую неделю  исполнителям необходимо отчитаться  по данным поручениям. Это хороший  повод публично поощрить достижения  отдельных сотрудников, а также  указать на недочеты в работе.

 Наконец, оперативные совещания являются эффективным инструментом формирования здоровой корпоративной культуры, таким образом, предотвращаются и устраняются слухи, конфликты и разобщенность между подразделениями компании.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II КОМПОЗИЦИОННЫЕ И РЕЧЕВЫЕ МОДЕЛИ

 

2.1 Композиционные модели

Для успешного публичного выступления недостаточно изучить  литературу по выбранной теме, найти  интересные сведения, собрать убедительные факты, цифры, примеры. Каждому оратору  на деловом совещании нужно подумать, как расположить этот материал, в  какой последовательности его излагать. Перед оратором неизбежно возникает  целый ряд вопросов: какими словами начать выступление, как продолжить разговор, чем закончить речь, как завоевать внимание слушателей на совещании и удержать его до конца. Поэтому важно уделить серьезное внимание работе над композицией речи.

Слово композиция восходит к латинскому compositio, которое означает «составление, сочинение».

В теории ораторского искусства  под композицией речи понимается построение выступления, соотношение  его отдельных частей и отношение  каждой части ко всему выступлению  как единому целому. Для наименования этого понятия наряду со словом композиция употребляются также близкие  по смыслу слова построение, структура.

Организация материала в  речи, расположение всех частей выступления  определяются замыслом оратора, содержанием  выступления на деловом совещании. Если соотношение частей выступления  нарушается, то эффективность речи снижается, а иногда сводится к нулю.

Приступая к работе над  композицией речи, необходимо, прежде всего определить порядок, в котором будет излагаться материал, т.е. составить план.⁴ Речи, написанные без предварительного составленного плана, как показывает практика, обычно имеют существенные композиционные недостатки. Оратор, не продумавший плана выступления, нередко «уходит» от основной темы, не укладывается в отведенное для выступления время.

После написания плана  оратор приступает к оформлению отдельных  частей своей речи. Как отмечают теоретики ораторского искусства, наиболее распространенной структурой устного выступления с античных времен считается трехчастная, включающая в себя следующие элементы: вступление, главную часть, заключение. Каждая часть  речи имеет свои особенности, которые  обусловлены спецификой восприятия речевого сообщения.

Рассмотрим эти составные  элементы композиции:

1) От того, как оратор  начал говорить, насколько ему  удалось привлечь внимание аудитории,  во много зависит успех выступления.  Во вступлении подчеркивается  актуальность темы, значение ее  для данной аудитории, формулируется  цель выступления, кратко излагается  история вопроса, который хотят  поднять на совещании. Следует  иметь в виду, что каждая тема  требует своего, особого начала. При этом необходимо учитывать  и состав аудитории, и степень  ее подготовленности.

2) Наиболее ответственной является главная часть ораторского выступления на деловом совещании. В ней излагается основной материал, последовательно разъясняются выдвинутые положения, доказывается их правильность, слушатели подводятся к необходимым выводам. Также очень важно соблюдать основное правило композиции – логическую последовательность и стройность изложения материала. Продумывая структуру главной части речи, выступающий должен определить, каким методом он будет излагать материал, какие доводы возьмет для доказательства выдвинутого положения, какие ораторские приемы использует с целью привлечения внимания слушателей.

3) Важной композиционной  частью любого выступления является  заключение. В нем всегда подводятся итоги сказанного, делаются выводы, ставятся перед слушателями конкретные задачи, которые вытекают из содержания выступления. Последние слова оратора должны мобилизовать слушателей, воодушевлять их, призывать к активной деятельности.

 

2.2 Речевые модели

 

Речь считается содержательной, если она имеет внутренний смысл. Для этого важно, работая над  текстом, осмыслить:

-какие положения будут развиты;

-что нового вносится в решение  вопроса;

-что остается спорным и требует  дальнейших размышлений;

-насколько высказываемые мысли  аргументированы;

-какова авторская позиция.

Из этого следует, что докладчиком на совещании должен выступать работник, хорошо знающий данную проблему и обладающий культурой речи, которая содержит в себе точность, понятность, чистоту и разнообразие слов. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается, не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.