История приказа

« ..князю Ивану Алексеевичу  Воротынскому с товарищами ...».

Челобитные и отписки  начинались с обращения «Царю  государю и великому князю Михаилу  Федоровичу всея Руси бьет челом холоп  твой ...» или: «Царю государю и  великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...».

В заключительной части  указной грамоты проставлялись  дата и место составления:

«Писана в царствующем  граде Москве в наших царских  палатах. Лета 71 66 года, марта в 1 6 день».

Челобитная заканчивалась  заверительной надписью дьяка: «К сей  челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена  послухов (свидетелей), место и время  составления.

Кроме того, имелись некоторые  стабильные элементы текста для каждой разновидности документа. Например, начало и окончание изложения просьбы в челобитных начиналось традиционно - соответственно:

«... вели государь мне  дать...»

и заканчивалось:

«. .царь-государь смилуйся пожалуй ».⁴

 

 

4. Процедура подготовки приказов в Древней Руси

 

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление  документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

При поступлении документа  на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету «Выписать», что означало «навести справки». Фактически с этого  начиналось рассмотрение дела. Дела в  приказе рассматривались по инициативе царя или по жалобе, извегу, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными сведениями, решение («отпуск») готовилось сразу, если же их было недостаточно — начинался сбор необходимых материалов. В случае когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к  рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Если думные дьяки вносили коррективы в подготовленный проект, то после вынесения решения дьяк «чернил» документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью — «справой», подтверждая соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов — судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, — своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

 

Подпись дьяка была весьма своеобразной: если документ состоял  из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии  на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа - это было узаконено Судебником 1550 г. в целях предохранения документа от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые  произошло обособление оконченных дел от «текущих». Документы начали хранить не только в кулях, мешках и сундуках — в некоторых приказах (например, Поместном) появились шкафы для хранения документов и принимались меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

Уложение 1646 г. и ряд  указов, принятых позже, ввели нормы  письменного оформления различных договоров, благодаря чему установилось внешнее единообразие деятельности приказов.⁵

Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и  местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.

 

5. Эволюция приказа

 

Существенные изменения  претерпевает форма документов. Для  многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом дата документа, которая теперь пишется  под текстом с левой стороны  листа:

«Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии работы над документом: подписи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

В целом изменения  в организации делопроизводства коллегий привели к значительному  увеличению письменной работы. Даже расширенные  по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.⁶

 

6. Сравнительный анализ на оформление, состав приказов

 

Заметным явлением в  истории делопроизводства 70—80-х гг. было издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) - ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение этих документов в практику управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуры поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности.

В середине 70-х — начале 80-х гг. научной общественностью  страны обсуждалась проблема разработки и внедрения общегосударственной  автоматизированной системы сбора  и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепция ОГАС была в дальнейшем реализована в народном хозяйстве лишь частично, а большинство унифицированных систем документации и ОК ТЭИ, разработанных в рамках ОГАС, в настоящее время широко используется в автоматизированных информационных системах.⁷

Постановлением Госстандарта России от 03.03. 2003 г. N 65 утвержден и  введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с  изменением N 1 2001 года), отмененного  постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 N 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил.

Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической  службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом.

Следует добавить, что  на основе названного стандарта 1997 г. построен раздел "Оформление документов" в  Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, где основные правовые положения юридически закреплены и активно используются в практике документирования.

Кроме того, необходимо было внести в стандарт некоторые изменения  и уточнения, обусловленные развитием нормативно-правовой базы документирования и замечаниями и предложениями пользователей.

Основное и главное  изменение, внесенное в новый  стандарт, заключается в последней  фразе первого раздела "Область  применения" - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер государственного стандарта появился впервые в истории отечественной стандартизации документов. На первых таких стандартах конца 1920-х годов писали: "Стандарт - железный пролетарский закон". В 1970-е годы писали несколько иначе: "Несоблюдение стандарта преследуется по закону". Правда, закона такого не было, но акцентировалось внимание на обязательности стандартных требований.

Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.

Рекомендательный характер государственного стандарта обязывает  его авторов подготовить соответствующие  нормативно-методические материалы, которые  помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п.

Возможно внедрение  стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры. Возможны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, контроль за соблюдением и др.

 

Заключение

 

Основное назначение приказов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Приказы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В киевский период развития Древнерусского государства появились  разные виды документов, фиксирующие  конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные  кабалы; житийные записи и т. д.

В Древнерусском государстве постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами — дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства.

В делопроизводстве приказов использовалась столбцовая форма документа — свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты были больших размеров, например грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 м.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление  документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Заметным явлением в  истории делопроизводства 70—80-х  гг. было издание государственных  стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) - ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение этих документов в практику управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуры поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности.

 

Список литературы

 

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

2. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ 6.38-90
3. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 1996.
4. Государственные учреждения России XVI — XVIII вв. — М.: Изд-во МГУ, 1991.
5. Документационное обеспечение управления. Документоведение: Аннотированный библиографический указатель литературы за 1976-1985 гг. - М.: Главархив, ВНИИДАД, 1990.
6. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Третий Рим, 1997.
7. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. - М., 1974.
8. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.
9. Литература по вопросам документоведения. 1924-1975 п.: Аннотированный указатель. - М.: Главархив, ВНИИДАД, 1979.
10. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учебное пособие/ Под ред. А.В.Чернова. — М., 1959.