Информационно-правовые системы серии «Кодекс»

Раздел «Все формы отчетности» содержит более 1000 типовых форм, разбитых на тематические блоки (первичные бухгалтерские формы, бухгалтерская и налоговая отчетность, статистическая отчетность, документы, связанные с исчислением и уплатой налогов). В раздел включены все формы, утвержденные официальными органами (Государственным комитетом РФ по статистике, Министерством финансов РФ, Министерством РФ по налогам и сборам) и обязательные для использования всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Формы приведены в  редакции последних изменений, вступивших в силу на дату обновления БД. Выяснить, в какой именно редакции форма  содержится в БД, можно, перейдя по связи в документ, которым она  утверждена. Связь выделена цветом в верхнем правом углу формы. Последние внесенные изменения обозначены в документе непосредственно под текстом "Приложения ..." и полным списком под заголовком документа.

Раздел «Классификаторы России» – специализированная справочная система содержит общероссийские классификаторы, принятые Госстандартом России. Объектами классификации и кодирования являются технико-экономические и социальные объекты, используемые в таких областях хозяйственной деятельности, как статистика, финансы, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции и предоставление услуг, таможенное дело и торговля. Классификаторы технико-экономической и социальной информации способствуют решению проблемы унификации межведомственных потоков информации, номенклатур и классификаторов, используемых различными органами и международными организациями.

1.3. Основные  свойства ИПС «Кодекс»

Удобство в  работе, дружественный интерфейс. Простота и легкость при использовании систем сочетаются с богатыми сервисными возможностями по работе с документами. При использовании версий «Кодекс-сервер» и «Кодекс для Word» пользователь освобождается от необходимости изучения нового интерфейса и может работать с правовой информацией при помощи хорошо знакомых программ.

Единое информационное пространство. Независимо от количества подключенных информационных разделов работа осуществляется в едином информационном пространстве. Поиск осуществляется одновременно по всем разделам, и формируется единый список документов.

Гипертекстовые  ссылки. Обеспечивают возможность мгновенного перехода между документами как в пределах одного раздела (документа), так и между разделами. В системах отслеживаются логические связи между документами (редакции документа, бланкетные и отсылочные нормы). Для каждого документа формируются списки корреспондентов и респондентов.

Поисковые возможности. Поиск документов возможен по его атрибутам (названию, виду документа, дате принятия и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). При использовании поиска по ситуации и интеллектуального поиска запрос формируется на естественном языке. Отдельные тематические разделы дополнены специальными видами поиска: по комплексу, по делам, по виду суда и т.д. В настоящее время для аналитической работы наибольшее значения имеют развитые возможности различных видов контекстного поиска.

Работа с  документами. Дополнительные возможности по работе с результатом поиска: фильтрация и сортировка списков документов, выполнение над ними логических операций дополнения, объединения и пересечения, создание неограниченного количества папок для хранения документов или списков, установка закладок в документах, сохранение запросов на поиск и многое другое.

Работа с  офисными приложениями. Списки или тексты документов можно одним нажатием мыши преобразовать в формат MS Word и работать с ними, пользуясь всеми возможностями текстового редактора. При этом сохраняются все параметры форматирования документов.

Развитая система  встроенной помощи. Всплывающие подсказки, контекстно-зависимое меню, подробная электронная документация, рекомендации по выполнению функций существенно облегчают работу с системами. В разделы с законодательством включена юридическая справка, в которой даны разъяснения юристов по вопросам вступления в силу, изменения и прекращения действия правовых актов, разрешения противоречий нормативных актов, вопросам регистрации актов в Министерстве юстиции России. Информация, содержащаяся в справке, представляет особую ценность для пользователей, не имеющих специального юридического образования.

2. Пользование  ИПС «Кодекс»

Искать и находить необходимую информацию в составе  портала быстро и эффективно пользователю поможет развитая система поиска. Система позволяет в считанные  секунды выбрать из огромного  массива документов нужную информацию по запросу на естественном языке (интеллектуальный поиск) либо по атрибутам документа (названию, номеру, виду и т.д.).

2.1. Поиск новых документов

Чтобы посмотреть новые  документы, включенные в состав того или иного раздела онлайновой библиотеки «Кодекс», достаточно нажать на кнопку на навигационной панели. В результате откроется список проводившихся ранее обновлений ресурса с указанием дат обновлений. Обращение к любому пункту списка позволит построить выборки документов, включенные в раздел после данного обновления.

Обновление - это операция, позволяющая поддерживать базу данных, установленную на Вашем компьютере, в актуальном состоянии. Обновление обеспечивает передачу в Вашу базу данных всех изменений, произведенных в эталонной базе данных со времени последнего обновления.

Обновление базы данных «Кодекс» производится с помощью специальных файлов, именуемых «пакетами обновления». Вы можете выбрать наиболее удобный способ получения пакетов обновления: обычной почтой или с курьером (например, на компакт-диске); по электронной почте; по сети Internet, с FTP или WWW-серверов «Кодекс».

Пакеты обновления могут  быть оперативными и стандартными. При обновлении оперативными пакетами обновления создаются тома оперативных обновлений, из которых зачитывается информация, переданная Вам посредством оперативных пакетов обновления. При обновлении стандартными пакетами обновления происходит обновление непосредственно тома Вашей базы данных.

2.2. Работа пользователя  с различными видами поиска 

 В зависимости от поисковой задачи действия пользователя могут быть различными. Существует две основные ситуации, когда пользователю необходим конкретный документ или информация по конкретному вопросу. В первом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа. При этом наличие точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда. 
            Во втором случае надо начинать с максимально широкого запроса. При этом часто приходится формировать несколько вариантов запросов и использовать различные поисковые механизмы. Желательно сохранять найденные списки документов в так называемых «папках» (об этом будет рассказано ниже), чтобы иметь затем возможность легко уточнить сделанные запросы.  
  Таким образом, в различных ситуациях следует использовать различные виды поиска, например: 
    1. Точно известно, какие документы и материалы нужны и где они находятся, - атрибутный или простой поиск для получения необходимой выборки.  
     2. Если пользователя интересует проблема, но он недостаточно четко знает ее границы и что к ней относится, тогда система предлагает три варианта действий:  
  - совершить экскурс в область тематических комментариев (тематический поиск); 
  - провести в базе данных интеллектуальный поиск; 
  -использовать поиск по ситуации. 
     3. Если ранее уже был создан ряд выборок документов (материалов) и сохранен в соответствующих папках пользователя и (или) сделаны закладки в текстах найденных документов (тематических комментариях), тогда достаточно вывести на экран информационное окно «Главная папка» с помощью команды «Папки пользователя» меню «Поиск» или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов и выбрать в списке данного информационного окна папку с необходимой выборкой документов или списком закладок. 
  Каждый из видов поиска имеет преимущества и недостатки. Остановимся на них более подробно: 
    - поиск по обязательным атрибутам наиболее объективен, но в реальных ситуациях точные реквизиты документа зачастую неизвестны или известны только примерно. Даже один неверно указанный реквизит не позволит найти нужный документ; 
    - полнотекстовый поиск также достаточно объективен (выбранное слово либо есть в тексте, и тогда документ будет найден, либо его нет), но требует дополнительной информации об используемых законодателем терминах, синонимах, порядке расположения слов в словосочетаниях и т.д. Таким образом, при использовании данного вида поиска, как правило, можно либо не найти документов вообще, либо найти очень много «лишних» документов; 
     - поиск по классификаторам более субъективен и зависим от качества юридической обработки документов; 
     - поиск по тематике наиболее субъективен, так как в наибольшей степени зависит от мнения юриста, принимающего решение о классификации данного документа. 
 При формировании запроса на поиск наиболее разумно сочетать все указанные возможности поиска.

 

 

 

Заключение

Все фирмы — распространители СПС готовы бесплатно предоставлять  потенциальным пользователям демонстрационные версии систем. От полных версий они отличаются, как правило, ограниченным набором документов, но все возможности работы в них присутствуют. Кроме того, некоторые разработчики время от времени проводят специальные акции, предоставляя доступ к полной версии своих систем на непродолжительное время. У потенциальных пользователей есть возможность проверить работу СПС в режиме опытной эксплуатации, а при необходимости — задать конкретные вопросы представителям фирмы-разработчика.

Ведущие производители  СПС предлагают различные пакеты систем, ориентированные на потребности  самых разных организаций. Существуют системы, предназначенные для отдельных  специалистов: руководителей, юристов, финансистов, бухгалтеров и др. для  облегчения выбора всегда можно пригласить в свою организацию представителей фирмы – производителя СПС, чтобы ознакомиться с составом конкретного пакета и соотнести его информационные возможности с потребностями своей организации.

В настоящее время  в России уже создан ряд компьютерных центров и сетей правовой информации. Вступившие в строй сети охватывают большую часть территории России и предоставляют свои услуги сотням тысяч пользователей. В задачи этих центров входят сбор, аккумулирование, систематизация, хранение и предоставление потребителям различных сведений правового характера. На сегодняшний день не возможно себе представить какую – либо сферу деятельности без применения справочно–правовых систем.

 

Литература:

www.kodeks.ru.