Управление стоимостью инновационного проекта. Бюджет и смета проекта, методы контроля стоимости

  Классификация информационных  систем управления  проектами и характеристика  их рынка сбыта 

    Основу  программного обеспечения любой  автоматизированной системы управления проектами составляют специализированные пакеты (комплексы) программ. Эти пакеты образуют отдельную и довольно значительную часть рынка программного обеспечения. Объем ежегодных продаж превышает 100 миллионов долларов, о чем можно судить по результатам деятельности отдельных фирм, раскрывающих цифры своего годового оборота.

    Рынок этот довольно насыщен – по меньшей  мере 30 различных пакетов имеют  устойчивый сбыт. На этом рынке доминируют американские фирмы, хотя и английские пакеты тоже продаются довольно успешно, особенно в Европе.

    Пакеты являются относительно дорогими для рынка программного обеспечения персональных компьютеров, хотя и различаются в цене между собой очень значительно. Эти цены существенно выше на рынке Великобритании по сравнению с США (в 1,5 раза).

    По  методике журнала «PC WEEK» пакеты делятся по своей стоимости на две группы: к дешевым пакетам относятся те, которые стоят менее 1500 долларов, а к дорогим – те, что стоят дороже.

    Это деление привело к тому, что  фирмы – продавцы «дешевых» программных  пакетов, стараются, чтобы их стоимость не превзошла 1500 долларов, зато цены «дорогих» пакетов легко уходят от этой отметки и группируются вблизи 5000 долларов.

    Как дорогие, так и дешевые пакеты составляют одинаковые расписания для  одних и тех же проектов. Тем  самым, основное возможное различие между пакетами – по составленному расписанию – нивелируется, и пакеты различаются и оцениваются по другим параметрам: по возможности расчета больших проектов, по качеству документации, сервису, удобству работы и т.д.

    Еще недавно можно было отличить дорогие и дешевые пакеты по количеству операций и ресурсов, для которых пакет способен составить расписание. Но эволюция рынка такова, что дешевые пакеты по своим возможностям все более приближаются к дорогим, и уже появились версии недорогих пакетов, способные составлять расписания для очень больших проектов. Например, одним из важных отличий дорогих пакетов было количество используемых календарей (для проектов, операций, ресурсов), но и здесь возможности дешевых проектов непрерывно растут.

    В новых версиях практически всех пакетов помимо традиционных связей «финиш-старт» (следующая операция может начинаться лишь после завершения предыдущей) используются связи типа «старт-старт» и «финиш-финиш», что раньше характеризовало лишь дорогие пакеты.

    В результате оказывается, что основными отличиями дорогих пакетов являются удобство работы с данными, использование графического интерфейса, качество документации и поддержки, наличие большого количества различных форм отчетности и возможность создания пользователем собственных форм вывода информации, поддержка всевозможных устройств вывода информации и большие возможности обмена данными между различными пакетами программ.

    Отметим лидеров программного рынка в  своих категориях.

    Среди пакетов этого назначения наиболее популярными являются Time Line и Microsoft Project for Windows, которые используются обычно совместно с дорогими, такими как Primavera.

    Пакеты Time Line и Microsoft Project способны составить  планы для небольших проектов и передать информацию «наверх» для обобщения и дальнейшей обработки.

    Пакет СА – Superproject несколько уступает предыдущим в популярности, в основном, из-за того, что он несколько сложнее  в работе.

    Пакет Project Workbench существенно превосходит  перечисленные выше по своим возможностям, но и дороже их, примерно, в 2-3 раза. Он занимает как бы промежуточное положение между дорогими и дешевыми и является лидером в своем классе. На английском рынке с этим пакетом успешно конкурирует пакет Pert Master Advance.

    Еще недавно большой популярностью пользовались пакеты «Artemis», но в последнее время они не смогли выдержать конкуренции и отстали.

    Если  иметь ввиду простоту работы, пакет View Point – вне конкуренции. Кроме  того, у этого пакета наиболее быстрый  алгоритм расчета расписания.

    Элитным пакетом является самый дорогой и несколько старомодный английский пакет Cresta.

    Среди дорогих проектов наиболее популярным пакетом является Primavera, за которым  следуют View Point, Open Plan и Prestige.

    В настоящее время на судостроительных предприятиях широко применяются информационные системы управления проектами. При помощи этих программ разрабатываются сетевые графики, которые хранятся в базе данных в бюро технологических графиков. Эти системы имеют определенный круг пользователей для успешной разработки, корректировки и контроля проектов. На судостроительном предприятии целый штат сотрудников привязан к этим системам, что позволяет эффективно управлять проектами.

    Primavera – это мощный пакет программных  продуктов, разработанных для  управления проектами в организациях, которые ведут большое количество проектов одновременно. Этот проект программ используется для управлениями проектами по всем направлениям, на различных участках и на различных уровнях предприятия. Primavera предлагает комплексное решение по управлению проектами, состоящее из продуктов, направленных на удовлетворение потребностей каждого участника команды проекта. 
 

2. Управление  стоимостью инновационного проекта. Бюджет и  смета проекта, методы контроля стоимости.

    Управление  стоимостью проектами включает в себя:

• Планирование ресурсов – то есть, число и количество ресурсов, необходимых для завершения проекта.
• Оценку стоимости – оценку стоимости каждого ресурса (зарплата специалистов, стоимость материалов, оборудования), необходимого для выполнения работ проекта.
• Разработку бюджета – распределение предполагаемых затрат по отдельным частям проекта.
• Контроль затрат – управление изменений бюджета проекта.

    Установлено, что управление стоимостью проекта  связано с одним из трех основных ограничений в проектах – по стоимости, срокам и требованиям к предметной области. Соблюдение всех этих ограничений позволяет завершить проект в рамках запланированных сроков и бюджета при полном удовлетворении определенных ранее ожиданий заказчика (то есть при полном достижении всех заранее определенных результатов).

    Основная  цель управления стоимостью проекта  состоит в том, чтобы завершить  его в рамках утвержденного бюджета.

    Процессы, которые задействуются при планировании, составлении и разработке бюджета, контроле по различным затратам, и которые обеспечивают завершение проекта в рамках установленного бюджета, объединяются в управление стоимостью проекта. Эти процессы отображены на рис. 1. 

 
Рис. 1. Общая схема  управления стоимостью проекта 

• Оценка  стоимости – это определение  примерной стоимости ресурсов, необходимых  для выполнения операций проекта.
• Разработка бюджета расходов – суммирование стоимостных оценок, работ, связанных с расходом и формирование плана по управлению стоимости всего проекта.
• Управление стоимостью – влияние на события, которые способствуют отклонениям по стоимости, и управление изменениями стоимости проекта [1].

Основным  документом, с помощью которого осуществляется управление стоимостью проекта, является бюджет. Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения проекта, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит затратная его составляющая, которую принято называть сметой проекта. [2]

Смета представляет собой комплекс расчетов для определения размера затрат на проект. В то же время смета — это инструмент управления, который используется в процессе реализации проекта. Поэтому смета имеет двойное значение. Во-первых, это документ, определяющий стоимость проекта, во-вторых, это инструмент для контроля и анализа расхода денежных средств на проект.

На основании  сметы определяется объем капитальных  вложений, включающих затраты на:

• проектные работы;
• приобретение оборудования, необходимого для осуществления проекта;
• работы по монтажу этого оборудования;
• осуществление технического и авторского надзора;
• разработка проектной документации и др.

Правильное  определение сметной стоимости  проекта имеет высокую значимость для результатов проекта. От того, насколько точно смета отражает уровень необходимых затрат, зависит оценка экономичности проекта, планирование капитальных вложений и финансирование. Смета будет настолько точна, насколько точно определен комплекс работ и правильность выдвинутых предположений.

Сметная стоимость проектных работ используется для определения договорной цены и заключения контрактов (договоров) между заказчиками и подрядчиками, между генеральным подрядчиком и субподрядчиками, а также для расчетов между ними.

Показатели  сметной стоимости необходимы для  оценки вариантов проектных решений  по строительству и реконструкции производственных и непроизводственных объектов и выбора экономически целесообразного из них. Кроме того, сметная стоимость используется для сравнения вариантов организации проекта, производства работ, для выбора конструктивных и объемно-планировочных решений и др.

На основе сметы и календарного плана составляется бюджет проекта и осуществляется учет, отчетность и оценка деятельности заказчика и подрядчика. Поэтому  сметная стоимость должна не только покрывать расходы, но и обеспечивать получение определенной прибыли. Сопоставление сметной стоимости работ и фактических затрат является основой для выявления источников прибыли и причин убыточной работы. Но в любом случае смета дает только прогноз конечной стоимости проекта, так как его окончательная стоимость станет известна после завершения, когда финансирование проекта будет закончено.

Планирование  затрат должно осуществляться таким  образом, чтобы они могли удовлетворить  потребности в финансовых ресурсах в течение всего времени осуществления проекта. Для этого составляется бюджет проекта.

Бюджет  проекта — это план, выраженный в количественных показателях и  отражающий затраты, необходимые для  достижения поставленной цели. В бюджете  представлены оценочные результаты откорректированного календарного плана и стратегии осуществления проекта.

При планировании затрат недостаточно знать только общий  объем капитальных вложений (инвестиций) на проект. Необходимо также знать  ежегодную потребность в финансировании, а для первого года – поквартальную и помесячную разбивку. Поэтому процесс составления бюджета проекта представляет собой распределение сметной стоимости во времени на основании календарного плана.

Общий бюджет показывает расход средств на проект в течение всего периода  времени его осуществления. При этом бюджет первого года с поквартальной и помесячной разбивкой определяется достаточно точно, а бюджеты будущих лет могут изменяться с изменением цен. На общем бюджете основываются планы отдельных исполнителей.

Бюджет  проекта, как и смета, имеет двойное значение. Во-первых, это план действий, во-вторых, это инструмент для руководства и контроля.

Правильно составленный бюджет проекта направлен  на решение двух основных задач:

• обеспечение такой динамики инвестиций, которая позволила бы выполнить проект в соответствии с временными и финансовыми ограничениями;
• снижение объема затрат и риска проекта за счет соответствующей структуры инвестиций и максимальных налоговых льгот.

Исходной  информацией для планирования затрат на проект являются:

• сметная документация по проекту;
• календарный план проекта.

Планированию  затрат предшествует выполнение следующих  этапов работ:

• на первом этапе на основании календарного плана формируется список работ, которые должны быть выполнены в каждый временной период (год, квартал, месяц);
• на втором этапе на основании сметной документации (локальных смет и сметных расчетов) определяется стоимость этих работ;
• на третьем этапе рассчитывается себестоимость работ по статьям затрат.

Планирование  затрат при составлении бюджета проекта ведется от общего к частному, и распределение денежных средств на проект по календарным периодам осуществляется в трех уровнях.